Как найти нужное слово в таблице Excel

Обновлено: 21.11.2024

При работе с данными в Excel часто возникает необходимость скопировать некоторые таблицы из Excel в документ MS Word.

Хотя в Excel нет встроенной функции преобразования всего файла Excel в Word, вы можете легко копировать и вставлять данные из документа Excel в Word.

В этом руководстве я покажу вам несколько способов копирования данных из листа Excel в документ Word.

Это руководство охватывает:

Копировать и вставить таблицу Excel как обычный текст в MS Word

Если все, что вам нужно, это скопировать и вставить таблицу из Excel в Word, вы можете сделать это с помощью простого копирования и вставки.

Это позволяет вам получить статическую таблицу в Word, где вы можете отформатировать ее (и изменить, если хотите).

Недостаток этого метода в том, что если в данных есть формулы, он не сработает. А поскольку это статическая таблица, любые изменения, внесенные вами в Excel, не отразятся в таблице, которую вы скопировали в Word.

Но в большинстве случаев это именно то, что вам нужно.

Давайте посмотрим, как это сделать.

Предположим, у вас есть набор данных, как показано ниже, и вы хотите скопировать эти данные из Excel и вставить их в Word.

Ниже приведены шаги для этого:

  1. Выберите данные в Excel, которые вы хотите скопировать в Word.
  2. Щелкните правой кнопкой мыши и выберите "Копировать" (или используйте сочетание клавиш Control + C в Windows или Command + C в Mac).

  1. Откройте документ Word, куда вы хотите вставить эти данные.
  2. Поместите курсор в то место в документе Word, где вы хотите получить эти данные.
  3. Перейдите на вкладку "Главная" в Word и нажмите "Вставить" (или используйте сочетание клавиш Control + V).

Вышеуказанные шаги скопируют данные из Excel и вставят их как статическую таблицу в документ Word.

Получив таблицу в Word, вы можете форматировать ее и работать с ней так же, как с любой другой таблицей, которую вы вставляете в Word.

При использовании этого метода следует отметить пару моментов:

  • Если в таблице Excel есть формулы, они не будут скопированы. В моем примере у меня есть формулы в строке Total, но при копировании в Word это статические значения. Если вы внесете какие-либо изменения в какие-либо данные, вам также придется вручную корректировать значения формулы.
  • Если вы не хотите копировать форматирование из Excel и предпочитаете использовать форматирование документа Word, вы можете использовать параметр «Использовать стиль назначения». Он появляется, когда вы нажимаете значок «Параметры вставки» после вставки таблицы в Word.

Встроить таблицу Excel в Word (как связанный объект)

В приведенном выше методе мы скопировали данные из Excel и вставили их в виде статической таблицы в Word.

Еще один вариант, который вы можете использовать, — скопировать и вставить таблицу в документ Word, сохранив при этом связь между двумя таблицами.

Таким образом, если вы внесете какие-либо изменения в скопированную таблицу Excel, вы увидите, что они отражаются в режиме реального времени и в таблице Word.

Это весьма полезно, когда есть вероятность, что вам, возможно, придется обновить данные в Excel, а также их нужно будет обновить в Word. Имея связанную таблицу, вам нужно только внести изменения в данные Excel, и они автоматически отразятся в таблице, которую вы скопировали в Word.

Позвольте мне показать вам, как это работает.

Предположим, у вас есть таблица, как показано ниже, и вы хотите скопировать ее из Excel в MS Word и сохранить ссылку.

Ниже приведены шаги для этого:

  1. Выберите данные в Excel, которые вы хотите скопировать в Word.
  2. Щелкните правой кнопкой мыши и выберите "Копировать" (или используйте сочетание клавиш Control + C).
  3. Откройте документ Word, куда вы хотите вставить эти данные.
  4. Поместите курсор в то место в документе Word, где вы хотите получить эти данные.
  5. Перейдите на вкладку "Главная" в Word и нажмите раскрывающийся список "Вставить" (нажмите маленькую перевернутую стрелку под значком "Специальная вставка").

  1. В появившихся параметрах нажмите "Специальная вставка".

  1. В диалоговом окне "Специальная вставка" выберите параметр "Вставить ссылку".

  1. Выберите объект рабочего листа Microsoft Excel из перечисленных вариантов.

Вышеописанные действия вставят скопированную таблицу в Word, где она по-прежнему будет связана с исходной таблицей в Excel.

Теперь, если вы внесете какие-либо изменения в таблицу Excel, вы увидите, что то же самое отражается в таблице Word (в режиме реального времени).

Если по какой-то причине ваши данные не обновляются в режиме реального времени, щелкните правой кнопкой мыши таблицу и выберите параметр «Обновить ссылку».

Вот что вам нужно знать об этом методе:

  • Поскольку эти два файла связаны друг с другом, вам придется хранить их вместе. Если вы отправляете кому-то файл Word, вам также придется отправить ему файл Excel, иначе ссылка будет неработающей и данные в Word не будут обновляться.
  • Каждый раз, когда открывается файл Word, он проверяет наличие обновлений в таблице Excel. Это работает, даже если файл Excel закрыт.

Этот метод лучше всего подходит для ситуаций, когда у вас есть большой файл Excel с большим количеством вычислений/данных/панелей мониторинга. Используя этот метод, вы можете скопировать только небольшую часть файла Excel, но при этом иметь возможность обновлять таблицу при изменении значений в Excel.

Встроить таблицу Excel в Word

Это действительно полезная функция, которую предлагает MS Word. Он позволяет встраивать документ Excel как часть документа Word.

В приведенном выше методе я показал вам, как хранить файлы Excel и Word вместе и сохранять их связанными.

В этом разделе я покажу вам, как встроить файл Excel в документ Word, чтобы вам не нужно было сохранять оба файла (и только файл Word).

С точки зрения непрофессионала, вы можете открыть лист Excel и работать с ним из документа Word.

Позвольте мне показать вам, что я имею в виду.

Предположим, у вас есть таблица в Excel, как показано ниже, которую вы хотите скопировать в Word.

Ниже приведены шаги, чтобы вставить это как встроенный объект Excel в Word:

  1. Выберите данные в Excel, которые вы хотите скопировать в Word.
  2. Щелкните правой кнопкой мыши и выберите "Копировать" (или используйте сочетание клавиш Control + C).
  3. Откройте документ Word, куда вы хотите вставить эти данные.
  4. Поместите курсор в то место в документе Word, где вы хотите получить эти данные.
  5. Перейдите на вкладку "Главная" в Word и нажмите раскрывающийся список "Вставить" (нажмите маленькую перевернутую стрелку под значком "Специальная вставка").

  1. В появившихся параметрах нажмите "Специальная вставка".

  1. Убедитесь, что в диалоговом окне "Специальная вставка" выбран параметр "Вставить".

  1. Выберите объект рабочего листа Microsoft Excel из перечисленных вариантов.

Вышеуказанные шаги вставят скопированные данные из Excel в MS Word.

Но что на самом деле происходит в бэкенде MS Word, так это то, что он создает новый файл Excel (который является частью самого документа Word) и показывает вам таблицу из этого файла.

Если дважды щелкнуть таблицу, вы заметите, что она открывает файл Excel (из документа Word). Вы можете увидеть знакомый интерфейс Excel, не выходя из документа Word.

Вы можете вносить любые изменения, а также использовать такие функции, как условное форматирование, и это будет отражено в таблице. Кроме того, любые формулы, которые у вас есть, будут продолжать работать.

Самое большое преимущество использования этого метода заключается в том, что вам не нужно беспокоиться о двух отдельных файлах. В отличие от предыдущего метода, в этом методе файл Excel является частью документа Word.

Таким образом, если вы сохраните файл Word или поделитесь им с кем-то еще, файл Excel останется с ним, а данные останутся нетронутыми.

С другой стороны, если вы используете несколько таких таблиц или если данные большие, это приведет к тому, что документ Word будет тяжелым (поскольку он также должен выдерживать вес встроенного файла Excel).

Копировать таблицу Excel как статическое изображение

Если вы готовите отчет и все, что вам нужно, это действительно простой способ показать какую-либо таблицу (без необходимости изменения данных), вы можете вставить эти данные в виде изображения.

Это очень легко сделать, а изображениями также проще управлять в Word (например, размещать и изменять размер).

При копировании изображений у вас также есть возможность связать изображение с таблицей в Excel. Таким образом, если вы сделаете какие-либо изменения в таблице Excel, они будут отражены в изображении таблицы в Word.

Вставка скопированной таблицы как статического изображения в Word

Предположим, у вас есть таблица в Excel, показанная ниже:

Ниже приведены действия по копированию этой таблицы и вставке ее в виде изображения в MS Word:

  1. Выберите данные в Excel, которые вы хотите скопировать в Word.
  2. Щелкните правой кнопкой мыши и выберите "Копировать" (или используйте сочетание клавиш Control + C).
  3. Откройте документ Word, куда вы хотите вставить эти данные.
  4. Поместите курсор в то место в документе Word, где вы хотите получить эти данные.
  5. Перейдите на вкладку "Главная" в Word и нажмите раскрывающийся список "Вставить" (нажмите маленькую перевернутую стрелку под значком "Специальная вставка").
  6. В появившихся параметрах нажмите "Специальная вставка".

  1. Убедитесь, что в диалоговом окне "Специальная вставка" выбран параметр "Вставить".

Вышеуказанные действия вставят изображение таблицы в документ Word.

Это такое же изображение, как и любое другое, и вы можете изменять его размер и форматировать.

Вставка скопированной таблицы в виде связанного изображения в Word

Если вам нравится гибкость управления изображениями в Word, но при этом вы хотите, чтобы таблица была связана с исходным файлом Excel, вы также можете это сделать.

Предположим, у вас есть таблица в Excel, показанная ниже:

Ниже приведены шаги, чтобы скопировать эту таблицу и вставить ее как связанное изображение в MS Word:

  1. Выберите таблицу в Excel.
  2. Щелкните правой кнопкой мыши и выберите "Копировать" (или используйте сочетание клавиш Control + C).
  3. Откройте документ Word, куда вы хотите вставить эти данные.
  4. Поместите курсор в то место в документе Word, где вы хотите получить эти данные.
  5. Перейдите на вкладку "Главная" в Word и нажмите "Специальная вставка".

  1. В диалоговом окне "Специальная вставка" выберите параметр "Вставить ссылку".

Вышеуказанные шаги снова дадут вам изображение, размер и формат которого можно легко изменить.

Но поскольку это связано с исходной таблицей в Excel, любые изменения в исходной таблице также отразятся на изображении.

Кроме того, помните, что, поскольку это изображение связано с исходными данными, если вы планируете поделиться этим документом Word с кем-то еще, вам также следует предоставить общий доступ к файлу Excel (на случай, если вы хотите, чтобы ссылка осталась прежней)

Если файл Excel недоступен или имя изменено, изображение будет таким же, как и любое другое обычное изображение.

Итак, вот некоторые из способов, которыми вы можете воспользоваться, чтобы скопировать таблицу для Excel и вставить ее в Word. В большинстве случаев я предпочитаю копировать и вставлять таблицы Excel в виде изображений, так как ими легче управлять. В некоторых случаях я также предпочитаю метод встраивания, который позволяет мне открывать файл Excel из самого Word.

Совет. Попробуйте использовать новые функции XLOOKUP и XMATCH, улучшенные версии функций, описанных в этой статье. Эти новые функции работают в любом направлении и по умолчанию возвращают точные совпадения, что делает их более простыми и удобными в использовании, чем их предшественники.

Предположим, что у вас есть список номеров офисов, и вам нужно знать, какие сотрудники работают в каждом офисе. Электронная таблица огромна, поэтому вы можете подумать, что это сложная задача. На самом деле это довольно легко сделать с помощью функции поиска.

Функции ВПР и ГПР вместе с ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ — одни из самых полезных функций в Excel.

Примечание. Мастер поиска больше не доступен в Excel.

Вот пример использования функции ВПР.

=ВПР(B2,C2:E7,3,ИСТИНА)

В этом примере B2 — это первый аргумент — элемент данных, необходимый для работы функции. Для ВПР этот первый аргумент — это значение, которое вы хотите найти. Этот аргумент может быть ссылкой на ячейку или фиксированным значением, например «кузнец» или 21 000. Второй аргумент — это диапазон ячеек C2-:E7, в котором нужно искать значение, которое вы хотите найти. Третий аргумент — это столбец в этом диапазоне ячеек, который содержит искомое значение.

Четвертый аргумент является необязательным. Введите ИСТИНА или ЛОЖЬ. Если вы введете TRUE или оставите аргумент пустым, функция вернет приблизительное соответствие значению, указанному вами в первом аргументе. Если вы введете FALSE, функция будет соответствовать значению, предоставленному первым аргументом. Другими словами, оставляя четвертый аргумент пустым или вводя значение TRUE, вы получаете больше гибкости.

В этом примере показано, как работает функция. Когда вы вводите значение в ячейку B2 (первый аргумент), функция ВПР ищет ячейки в диапазоне C2:E7 (2-й аргумент) и возвращает наиболее близкое приближенное совпадение из третьего столбца диапазона, столбца E (3-й аргумент).< /p>

Четвертый аргумент пуст, поэтому функция возвращает приблизительное совпадение.В противном случае вам пришлось бы вводить одно из значений в столбцах C или D, чтобы вообще получить результат.

Когда вы хорошо разбираетесь в функции ВПР, функция ГПР так же проста в использовании. Вы вводите те же аргументы, но поиск выполняется в строках, а не в столбцах.

Использование ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ вместо ВПР

Существуют определенные ограничения при использовании функции ВПР: функция ВПР может искать значение только слева направо. Это означает, что столбец, содержащий искомое значение, всегда должен располагаться слева от столбца, содержащего возвращаемое значение. Теперь, если ваша электронная таблица не построена таким образом, не используйте функцию ВПР. Вместо этого используйте комбинацию функций ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ.

В этом примере показан небольшой список, в котором значение, которое мы хотим найти, Чикаго, отсутствует в крайнем левом столбце. Итак, мы не можем использовать функцию ВПР. Вместо этого мы будем использовать функцию ПОИСКПОЗ, чтобы найти Чикаго в диапазоне B1:B11. Оно находится в строке 4. Затем ИНДЕКС использует это значение в качестве аргумента поиска и находит население Чикаго в 4-м столбце (столбец D). Используемая формула показана в ячейке A14.

Попробуйте

Если вы хотите поэкспериментировать с функциями поиска, прежде чем применять их к своим собственным данным, вот несколько примеров данных.

Пример VLOOKUP в работе

Скопируйте следующие данные в пустую электронную таблицу.

Совет. Прежде чем вставлять данные в Excel, задайте для столбцов с A по C ширину 250 пикселей и нажмите "Обтекание текстом" (вкладка "Главная", группа "Выравнивание").

Если вы хотите переместить данные из таблицы Word в Excel, вы можете избежать повторного ввода этих данных, скопировав их напрямую из Word. Когда вы копируете данные из таблицы Word на лист Excel, данные в каждой ячейке таблицы Word вставляются в отдельную ячейку на листе.

Важно! После вставки данных вам, возможно, придется очистить их, чтобы вы могли воспользоваться функциями расчета в Excel. Например, в ячейках могут быть нежелательные дополнительные интервалы, числа могут быть вставлены как текст, а не как числовые значения, которые можно вычислить, или даты отображаются неправильно. Справку по форматированию чисел в виде дат, валюты, процентов и т. д. см. в разделе Форматирование чисел. Справку по форматированию стиля таблицы см. в разделе Форматирование таблицы Excel.

В документе Word выберите строки и столбцы таблицы, которые вы хотите скопировать на лист Excel. Убедитесь, что в ячейках таблицы нет лишних символов возврата каретки, иначе это может привести к появлению лишних строк в Excel.

Чтобы скопировать выделение, нажмите CTRL+C.

На листе Excel выберите левый верхний угол области листа, куда вы хотите вставить таблицу Word.

Примечание. Прежде чем вставлять данные, убедитесь, что область вставки пуста. Данные в ячейках таблицы Word заменят любые существующие данные в ячейках рабочего листа в области вставки. При необходимости сначала просмотрите таблицу в Word, чтобы проверить ее размеры.

Чтобы настроить форматирование, нажмите «Параметры вставки» рядом с вставленными данными, а затем выполните следующие действия:

Чтобы использовать форматирование, применяемое к ячейкам листа, нажмите «Сопоставить форматирование места назначения».

Чтобы использовать форматирование таблицы Word, нажмите "Сохранить исходное форматирование".

Примечание. Excel вставляет содержимое каждой ячейки таблицы Word в одну ячейку. После вставки данных вы можете распределить данные по дополнительным ячейкам в столбце (например, чтобы разделить имена и фамилии, чтобы они отображались в отдельных ячейках) с помощью команды «Текст в столбцы». Дополнительные сведения см. в разделе Распределение содержимого ячейки по соседним столбцам.

Word для Microsoft 365 Outlook для Microsoft 365 Word 2021 Outlook 2021 Word 2019 Outlook 2019 Word 2016 Outlook 2016 Word 2013 Outlook 2013 Word 2010 Outlook 2010 Word 2007 Word Starter 2010 Еще. Меньше

Вы можете выполнять вычисления и логические сравнения в таблице с помощью формул. Команда «Формула» находится на вкладке «Работа с таблицами», вкладка «Макет» в группе «Данные».

Формула в Word автоматически обновляется при открытии документа, содержащего формулу. Вы также можете обновить результат формулы вручную. Дополнительные сведения см. в разделе Обновление результатов формулы.

Примечание. Формулы в таблицах Word или Outlook представляют собой тип кода поля. Дополнительные сведения о кодах полей см. в разделе «См. также».

В этой статье

Вставить формулу в ячейку таблицы

Выберите ячейку таблицы, в которой вы хотите получить результат. Если ячейка не пуста, удалите ее содержимое.

На вкладке "Работа с таблицами" вкладка "Макет" в группе "Данные" нажмите "Формула".

Используйте диалоговое окно "Формула" для создания формулы. Вы можете ввести текст в поле "Формула", выбрать числовой формат из списка "Числовой формат" и вставить функции и закладки, используя списки "Вставить функцию" и "Вставить закладку".

Обновить результаты формулы

В Word результат формулы вычисляется при ее вставке и при открытии документа, содержащего формулу. В Outlook результат формулы вычисляется только при вставке и недоступен для редактирования получателем сообщения электронной почты.

Вы также можете обновить вручную:

Результат одной или нескольких определенных формул

Результаты всех формул в определенной таблице

Все коды полей в документе, включая формулы

Обновить результат определенных формул

Выберите формулы, которые вы хотите обновить. Вы можете выбрать несколько формул, удерживая клавишу CTRL во время выбора.

Выполните одно из следующих действий:

Щелкните правой кнопкой мыши формулу и выберите Обновить поле.

Обновить все результаты формул в таблице

Выберите таблицу, содержащую результаты формул, которые вы хотите обновить, и нажмите F9.

Обновить все формулы в документе

Важно! Эта процедура обновляет все коды полей в документе, а не только формулы.

Примеры: суммирование чисел в таблице с использованием позиционных аргументов

Вы можете использовать позиционные аргументы (ВЛЕВО, ВПРАВО, ВЫШЕ, НИЖЕ) со следующими функциями:

В качестве примера рассмотрим следующую процедуру сложения чисел с помощью функции СУММ и позиционных аргументов.

Важно! Чтобы избежать ошибки при суммировании в таблице с использованием позиционных аргументов, введите ноль (0) в любую пустую ячейку, которая будет включена в расчет.

Выберите ячейку таблицы, в которой вы хотите получить результат. Если ячейка не пуста, удалите ее содержимое.

На вкладке "Работа с таблицами" вкладка "Макет" в группе "Данные" нажмите "Формула".

В диалоговом окне "Формула" выполните одно из следующих действий:

Чтобы добавить числа…

Введите это в поле Формула

Выше и ниже ячейки

Слева от ячейки

Справа от ячейки

Слева и справа от ячейки

Слева и над ячейкой

Справа и над ячейкой

Слева и ниже ячейки

Справа от ячейки и под ней

Доступные функции

Примечание. Формулы, в которых используются позиционные аргументы (например, LEFT), не включают значения в строки заголовков.

Следующие функции доступны для использования в формулах таблиц Word и Outlook:

Вычисляет абсолютное значение значения в круглых скобках

Определяет, являются ли все аргументы в скобках ИСТИННЫМИ.

1, если сумма значений слева от формулы (в той же строке) меньше 10, а сумма значений над формулой (в том же столбце, исключая любую ячейку заголовка) больше или равно 5; 0 иначе.

Рассчитывает среднее значение элементов, указанных в скобках.

Среднее значение всех значений справа от ячейки формулы в той же строке.

Вычисляет количество элементов, указанных в скобках.

Количество значений слева от ячейки формулы в той же строке.

Определяет, определен ли аргумент в скобках. Возвращает 1, если аргумент был определен и оценивается без ошибок, 0, если аргумент не был определен или возвращает ошибку.

1, если валовой_доход определен и оценивается без ошибок; 0 иначе.

Не принимает аргументов. Всегда возвращает 0.

Вычисляет первый аргумент. Возвращает второй аргумент, если первый аргумент верен; возвращает третий аргумент, если первый аргумент неверен.

Примечание. Требуется ровно три аргумента.

10, если сумма значений слева от формулы не меньше 10; 0 иначе.

Округляет значение в скобках в меньшую сторону до ближайшего целого числа.

Возвращает максимальное значение элементов, указанных в скобках.

Максимальное значение, найденное в ячейках над формулой (исключая все строки заголовков).

Возвращает минимальное значение элементов, указанных в скобках.

Минимальное значение, найденное в ячейках над формулой (исключая все строки заголовков).

Принимает два аргумента (должны быть числами или оцениваться как числа). Возвращает остаток после деления второго аргумента на первый. Если остаток равен 0 (нулю), возвращает 0,0

Принимает один аргумент. Оценивает, является ли аргумент истинным. Возвращает 0, если аргумент истинен, 1, если аргумент ложен. В основном используется внутри формулы ЕСЛИ.

Принимает два аргумента. Если одно из них истинно, возвращает 1. Если оба ложны, возвращает 0. В основном используется в формуле ЕСЛИ.

Вычисляет произведение элементов, указанных в скобках.

Произведение произведения всех значений, найденных в ячейках слева от формулы.

Принимает два аргумента (первый аргумент должен быть числом или иметь числовое значение; второй аргумент должен быть целым числом или иметь целое число). Округляет первый аргумент до количества цифр, указанного вторым аргументом. Если второй аргумент больше нуля (0), первый аргумент округляется до указанного количества цифр. Если второй аргумент равен нулю (0), первый аргумент округляется в меньшую сторону до ближайшего целого числа. Если второй аргумент отрицательный, первый аргумент округляется в меньшую сторону слева от десятичной дроби.

Принимает один аргумент, который должен быть либо числом, либо оцениваться как число. Оценивает, является ли элемент, указанный в скобках, больше, равен или меньше нуля (0). Возвращает 1, если больше нуля, 0, если ноль, -1, если меньше нуля.

Вычисляет сумму элементов, указанных в скобках.

Сумма значений ячеек справа от формулы.

Принимает один аргумент. Оценивает, является ли аргумент истинным. Возвращает 1, если аргумент истинен, 0, если аргумент ложен. В основном используется внутри формулы ЕСЛИ.

Использование названий закладок или ссылок на ячейки в формуле

Вы можете ссылаться на ячейку с закладкой, используя ее имя закладки в формуле. Например, если вы добавили в закладки ячейку, которая содержит или оценивается как число с именем закладки валовой_доход, формула =ОКРУГЛ(валовой_доход,0) округляет значение этой ячейки в меньшую сторону до ближайшего целого числа.

В формуле также можно использовать ссылки на столбцы и строки. Существует два эталонных стиля: RnCn и A1.

Примечание. Ячейка, содержащая формулу, не включается в расчет, использующий ссылку. Если ячейка является частью ссылки, она игнорируется.

Ссылки RnCn

Вы можете ссылаться на строку таблицы, столбец или ячейку в формуле, используя соглашение о ссылках RnCn. В этом соглашении Rn относится к n-й строке, а Cn относится к n-му столбцу. Например, R1C2 относится к ячейке, которая находится в первой строке и втором столбце. В следующей таблице приведены примеры этого эталонного стиля.

Читайте также: