Как долго будет действовать электронная подпись, которую инспекция выдаст в 2021 году

Обновлено: 21.11.2024

  • Намерение подписать. Электронные подписи, как и традиционные подписи, сделанные влажными чернилами, действительны только в том случае, если каждая из сторон намерена подписать.
  • Согласие на ведение бизнеса в электронном виде. Стороны сделки должны дать согласие на ведение бизнеса в электронном виде. Установить, что бизнес дал согласие, можно путем анализа обстоятельств взаимодействия, но потребители требуют особых соображений. Электронные записи могут использоваться в сделках с потребителями только при наличии у потребителя:
    • Получено раскрытие информации о согласии потребителей UETA
    • Согласен на использование электронных записей для транзакции
    • Не отозвал свое согласие

    Решения DocuSign превосходят эти требования, и на них распространяется гарантия соответствия Закону ESIGN.

    Правила США в области медико-биологических наук (21 CFR, часть II)

    В зависимости от вашего варианта использования или отрасли федеральные нормы и правила штата могут налагать дополнительные требования, помимо общих законов США, в отношении электронных подписей и цифровых транзакций. Например, в 21 CFR, часть 11 («Часть 11») изложены требования к электронным записям и электронным подписям, которые должны быть приняты FDA. Среди прочего, Часть 11 требует, чтобы электронные записи:

    • Пройти проверку, чтобы обеспечить точность, надежность, постоянную предполагаемую производительность и способность различать действительные или измененные записи.
    • Создавать точные и полные копии записей как в удобочитаемой, так и в электронной форме, подходящей для проверки, просмотра и копирования Управлением по санитарному надзору за качеством пищевых продуктов и медикаментов.
    • Убедитесь, что записи защищены
    • Разрешить доступ только авторизованным лицам
    • Используйте безопасные, созданные компьютером журналы аудита с отметками времени, чтобы независимо записывать дату и время записей и действий оператора, которые создают, изменяют или удаляют электронные записи.

    Продукт DocuSign, который лучше всего подходит для вас, поможет вам соответствовать отраслевым нормам. Узнайте больше о DocuSign и 21 CFR Part 11.

    История закона об электронной подписи в США

    Закон ESIGN – это федеральный закон, принятый в 2000 году. Он обеспечивает юридическое признание электронных подписей и фиксирует, если все стороны договора решат использовать электронные документы и подписывать их электронным способом.

    UETA, предшественник закона ESIGN, был принят в 1999 году и принят в 47 штатах США, а также в округе Колумбия и на Виргинских островах США. Среди прочего, UETA предусматривает, что, когда закон требует либо письменной формы, либо подписи, электронная запись или электронная подпись могут удовлетворить это требование, если стороны сделки согласились действовать в электронном виде.

    UETA и Закон ESIGN укрепили правовую среду для использования электронных записей и электронных подписей в торговле, подтвердив, что электронные записи и подписи имеют такой же вес и такую ​​же юридическую силу, как и традиционные бумажные документы и подписи, сделанные мокрыми чернилами*. законы предусматривают следующее:

    • Никакой договор, подпись или запись не могут быть лишены юридической силы только потому, что они представлены в электронной форме.
    • Договору, относящемуся к сделке, нельзя отказать в юридической силе только потому, что при его заключении использовалась электронная подпись или запись.

    *Закон об электронных подписях в большинстве стран определяет определенные типы документов или категории документов, для которых электронные подписи не подходят. Каждый клиент должен работать с юрисконсультом, чтобы определить категории исключений в соответствующей стране, но распространенными категориями исключений являются завещания и трасты, доверенности и заявления, данные под присягой.

    Использование электронных подписей упрощает проверку вашего оборудования, управление активами и операции по аренде.

    С его помощью вы можете получать подписи сторон, участвующих в ваших процессах и транзакциях, без необходимости встречаться с ними физически.

    Предложение своим клиентам вариантов электронной подписи может значительно улучшить и упростить ваши процессы, а также сделать деловые отношения с вашей компанией более эффективными и гибкими.

    В этой статье рассказывается, что такое электронная подпись, как она влияет на вашу компанию по аренде оборудования и почему она так важна для современных проверок.

    Определение электронной подписи

    Электронная подпись (или электронная подпись) – это законный метод получения одобрения или согласия в отношении цифровых форм и документов. Юридические электронные подписи могут заменить рукописные в любом виртуальном процессе.

    Электронный звук, символ или процесс, который присоединен к записи или логически связан с ней и исполняется или принимается лицом с намерением подписать запись.

    Являются ли электронные подписи обязательными по закону?

    В США электронные подписи признаны и узаконены в равной степени обязательными, как подписи на бумаге и на бумаге, после того как в 1999 и 2000 годах был принят Единый закон об электронных транзакциях (UETA) и Закон об электронных подписях.

    Эти два законодательных акта позволяют электронным подписям заменять рукописные подписи, если они соответствуют трем юридическим критериям:

    • Подписавший должен быть тем, за кого себя выдает. Личность подписывающей стороны может быть аутентифицирована или проверена с помощью цифровых маркеров, таких как IP-адрес (при необходимости).
    • Намерение подписавшего поставить свою подпись на документе или форме фиксируется . Электронная подпись имеет юридическую силу, если параметры транзакции были сообщены, и подписывающее лицо безоговорочно проходит процесс подписания.
    • Подпись, связанная с формой или документом, поддается проверке. Электронная подпись считается законно принятой, если шаги в процессе подписания могут быть проверены. Это включает в себя то, как был подписан документ, какое действие выполнила подписывающая сторона и какая документация была представлена ​​для поддержки цифровой транзакции. Компания или составитель также должны вести учет всех документов с электронной подписью.

    Тем не менее, электронные подписи имеют юридическую силу, как и подписи, полученные обычным путем, если они удовлетворяют требованиям законодательства.

    Как вставлять электронные подписи

    Как компании внедряют и настраивают электронные подписи, зависит от типа бизнеса и транзакции, связанной с процессом подписания.

    Методы развертывания электронной подписи и интерфейс, ориентированный на клиента, также могут быть уникальными для компании в зависимости от программного обеспечения или приложений.

    Большинство инструментов электронной подписи позволяют загрузить документ и ввести адрес электронной почты подписавшего. Затем подписывающая сторона может щелкнуть ссылку в электронном письме и поставить цифровую подпись с мобильного устройства, браузера или компьютера, ничего не регистрируясь и не загружая.

    Программное обеспечение для проверки оборудования Record360 оснащено полезной функцией электронной подписи, которая позволяет инспекторам ставить электронную подпись после заполнения новой формы проверки оборудования.

    Если у вас есть предыдущая запись о проверке, которую необходимо подписать, вы можете открыть ее из приложения и отправить отчет на адрес электронной почты вашего клиента или другого заинтересованного лица.

    Благодаря функции программного обеспечения для проверки оборудования e-Sign в приложении вы можете легко заменить бумажные формы и процессы.

    Вы можете легко и быстро получать цифровые подписи, сводя к минимуму время ожидания, связанное с традиционными методами защиты подписей.

    Record360 также позволяет настраивать автоматические электронные письма для эффективной отправки отчетов о проверках вашим клиентам, а затем сохранять их на защищенной панели управления приложения для удобного отслеживания документов и доступа к ним.

    Важность электронных подписей при проверке оборудования

    Вручную собирать подписи людей на ваших инспекционных записях может быть долгим и болезненным процессом. Это может привести к задержкам при проверке оборудования, нарушить бесперебойную работу ваших операций и, в свою очередь, привести к потере денег.

    Электронные подписи могут решить эти проблемы, предоставляя при этом следующие преимущества.

    1. Эффективные проверки

    Бумажная работа, связанная с обеспечением подписей для ваших отчетов об инспекциях, может занять много времени и сил.

    Это отнимает драгоценное время, которое вы могли бы потратить на основные задачи, которые помогут вам достичь ваших бизнес-целей.

    Электронные подписи могут помочь оптимизировать процесс проверки вашего оборудования, устраняя ручные и повторяющиеся аспекты с помощью бесшовных цифровых методов.

    Благодаря электронным подписям вы и ваши сотрудники не будете тратить время на:

    • Ждем, пока старшие менеджеры вернутся в офис, чтобы получить свою подпись.
    • Подписание (или получение подписей), печать, сканирование и размещение вручную протоколов проверки и других связанных документов
    • Архивирование авторизованных записей вручную
    • Ручная проверка того, были ли документы подписаны нужными или уполномоченными лицами

    Вы можете ускорить процессы аренды, управления запасами оборудования, проверки имущества и бизнес-операций в целом, поскольку электронные подписи позволяют:

    • Экономьте время на создании инспекций и их подписании
    • Защищайте подписи от всех (клиентов и менеджеров) в любое время и в любом месте на любом устройстве
    • Сделайте весь процесс утверждения менее подверженным ошибкам и упростите его.
    • Обеспечьте тот же уровень доверия и безопасности, что и документы, подписанные влажными чернилами.
    • Более эффективное управление рабочими процессами, что приведет к бесперебойной работе и увеличению доходов.

    2. Повышение качества обслуживания клиентов

    Электронные подписи улучшают взаимодействие ваших клиентов с компанией, поскольку они предоставляют им удобный способ подписывать отчеты об инспекции вашего оборудования.

    Это также означает, что привлечение сторон к ответственности за любой ущерб оборудованию становится более упорядоченным, и у вас будут четкие неопровержимые доказательства, подтверждающие вашу претензию.

    Ваши сотрудники могут снимать видео и фотографии оборудования с высоким разрешением с помощью приложения Record 360, чтобы фиксировать повреждения оборудования, прикреплять их к осмотру и отправлять клиентам для подписания и подтверждения.

    Автоматическая отправка отчетов о проверке по электронной почте и получение подписей в цифровом виде эффективно улучшают процесс и снижают потенциальный ущерб, споры и разногласия с клиентами. Это может улучшить ваше взаимодействие и отношения с клиентами, поощряя повторные сделки и лояльность клиентов.

    3. Безопасное получение подписей

    Электронные подписи включают шифрование, чтобы гарантировать, что документ не может быть изменен после проставления подписи, что предотвращает риск подделки.

    Цифровые подписи также могут уменьшить количество ошибок в отчетах об инспекции вашего оборудования, поскольку теперь вы можете делать все в электронном виде и легко исправлять или обновлять информацию, не начиная заново.

    Надежное программное обеспечение для проверки оборудования помогает обеспечить точные и безопасные записи, а также эффективную проверку активов, управление запасами и процесс аренды.

    Начать использовать электронные подписи для проверки оборудования

    Электронные подписи избавляют от громоздких, утомительных документов и методов, упрощая процесс проверки вашего оборудования.

    Благодаря электронным подписям ваши сотрудники могут выполнять свою работу более эффективно и продуктивно, что позволяет им сосредоточить свое время и энергию на важных задачах, приносящих доход.

    Готовы ли вы использовать возможности программного обеспечения для проверки оборудования с надежными функциями электронной подписи?

    Запланируйте демонстрацию сегодня, чтобы узнать, как Record360 может оптимизировать процессы аренды вашего оборудования.

    Читайте также: