Как архивировать файлы для отправки по почте

Чтобы переименовать файл, щелкните ZIP-файл правой кнопкой мыши и выберите "Переименовать".

Прикрепите и отправьте файл в своем почтовом клиенте так же, как и любой другой файл.

Вы также можете использовать сторонние программы, такие как 7-Zip, PeaZip и Keka, для создания и отправки ZIP-файлов.

Если ZIP-файл слишком велик для отправки по электронной почте, сначала загрузите его в OneDrive, а затем отправьте получателю ссылку для его загрузки.

О ZIP-файлах

ZIP-файлы очень похожи на папки, за исключением того, что они ведут себя как файлы. Вы можете поместить все файлы, которые хотите отправить, в этот специальный файл, и ваш почтовый клиент будет обрабатывать его как любой другой файл. Таким образом отправляется только один файл (ZIP-файл). Когда получатель получит ваше электронное письмо, он сможет открыть ZIP-файл, чтобы просмотреть все отправленные вами файлы и папки.

Все популярные почтовые клиенты имеют ограничения на размер файлов, которые вы можете отправлять по электронной почте получателям. Однако существуют способы отправки больших файлов в качестве вложений электронной почты, несмотря на эти ограничения.

Хитрость заключается в том, чтобы либо уменьшить размер файла с помощью различных утилит, либо обойти электронную почту как основной способ отправки файлов.

Сжатие файлов

Если файл, который вы пытаетесь отправить, немного превышает ограничение (например, файл размером 30 МБ в Gmail), возможно, вы сможете сжать файл чуть меньше ограничения.

Щелкните файл правой кнопкой мыши, выберите "Отправить", а затем выберите "Сжатая (заархивированная) папка".

Большинство файлов, сжатых в ZIP-файл, уменьшаются в размере от 10 до 75 % в зависимости от того, сколько свободного места есть в данных файла, чтобы алгоритм сжатия мог творить чудеса. Прочтите наш другой пост, в котором подробно рассказывается о том, какая программа сжатия лучше.

Если процедура сжатия смогла уменьшить размер файла до размера, не превышающего ограничения вашей почтовой службы, вы можете прикрепить файл к своему письму. Кроме того, обязательно прочитайте о различных типах форматов сжатия.

Кроме того, посмотрите наше видео на YouTube, где мы расскажем, как архивировать файл и уменьшить его размер:

Разделение архивов

Если вы пытаетесь отправить один большой архивный файл, содержащий множество файлов и папок, вы всегда можете разбить этот файл на более мелкие архивы, размер каждого из которых не превышает ограничения почтовой службы.

Например, возьмите ZIP-файл размером чуть менее 60 МБ. Вы не сможете отправить этот файл с помощью Gmail или любой другой облачной службы электронной почты.

Щелкните файл правой кнопкой мыши и извлеките все файлы внутри него в отдельные файлы и папки, выбрав «Извлечь все».

Затем создайте новый файл архива, щелкнув правой кнопкой мыши внутри папки и выбрав «Новая и сжатая (заархивированная) папка».

Затем скопируйте все отдельные файлы и папки, которые вы только что извлекли из большого архивного файла. Затем щелкните правой кнопкой мыши новый пустой файл архива и выберите Вставить.

Повторяйте этот процесс для максимально возможного количества файлов и отдельных папок, пока размер созданного вами нового архивного файла не станет чуть меньше установленного ограничения.

Повторите описанный выше процесс, чтобы создать еще один пустой архив, и продолжайте копировать другие файлы и папки, пока каждый из этих файлов не окажется чуть ниже лимита. Создайте столько архивных файлов, сколько вам нужно, чтобы повторно сжать все файлы и папки из исходного архивного файла большого размера.

Наконец, вы можете отправлять каждый из этих файлов в виде отдельных сообщений электронной почты, пока не закончите отправку их всех.

Отправить файлы через Google Диск

Другой подход заключается в загрузке файла большого размера в учетную запись облачного хранилища, например Google Диска, предоставлении прав на его просмотр всем, у кого есть ссылка (по умолчанию), и отправке получателю ссылки на файл на Google Диске.

Для этого загрузите файл увеличенного размера в папку в своей учетной записи Google Диска.

Нажмите правой кнопкой мыши файл на Google Диске и выберите "Поделиться".

В окне "Поделиться с другими" рядом с параметром "Все, у кого есть ссылка, могут просматривать" выберите "Копировать ссылку".

При этом URL-адрес файла Google Диска будет скопирован в буфер обмена.

Вернитесь к сообщению электронной почты Gmail и выберите значок вставки ссылки. Вставьте ссылку на файл Google Диска в поле веб-адреса.

Нажмите OK для завершения. Ссылка будет вставлена ​​в ваше сообщение электронной почты.

Нажмите "Отправить" для завершения. Все, что нужно сделать получателю, — это щелкнуть ссылку, чтобы загрузить файл с вашего общего файла на Google Диске.

При таком подходе размер файла не имеет значения. Таким способом вы можете отправить любой файл любого размера.

Использовать интеграцию Gmail с Google Диском

Вы можете еще быстрее загрузить большой файл и отправить ссылку, используя интеграцию между Gmail и Google Диском.

Если вы используете эти две службы и отправляете электронную почту с помощью Gmail, все, что вам нужно сделать, это попытаться прикрепить файл размером более 25 МБ.

Gmail автоматически загрузит файл в вашу учетную запись Google Диска с видимостью для получателя электронной почты. Вы увидите сообщение, уведомляющее вас об этом.

Когда загрузка будет завершена, вы увидите ссылку на Google Диск, вставленную в ваше электронное письмо.

На этом все. Это самый быстрый способ отправить файл большого размера по электронной почте, но, опять же, для его работы вам потребуется учетная запись Gmail и Google Диска.

Отправить напрямую из облака

Еще один быстрый способ отправить электронное письмо большого размера — отправить его из учетной записи облачного хранилища, а не из самой службы электронной почты.

Например, в своей учетной записи OneDrive вы можете щелкнуть правой кнопкой мыши любой файл и выбрать «Поделиться».

Откроется окно «Отправить ссылку», в котором вы можете ввести адрес электронной почты получателя и сообщение электронной почты, которое хотите включить.

Выберите «Отправить», чтобы отправить электронное письмо с автоматической вставкой ссылки на общий файл.

Это гораздо более быстрый способ отправки файлов большого размера, и вам не нужно беспокоиться о том, чтобы разделить их на файлы меньшего размера или каким-либо образом сжать их до предела.

Используйте анонимный FTP-сервер

Если у вас есть собственная учетная запись веб-хостинга, вы можете использовать функцию анонимного FTP, которая обычно включена в эти учетные записи.

Если вы не уверены, включена ли у вас эта функция, обратитесь к своему провайдеру веб-хостинга.

Если он включен, когда вы вошли в cPanel, просто зайдите в раздел FTP и найдите имя пользователя анонимной учетной записи. Выберите «Настроить FTP-клиент», чтобы увидеть имя сервера, которое получатель электронной почты может использовать для FTP-подключения.

Все, что вам нужно сделать, это использовать собственный FTP-клиент для загрузки файлов большого размера в анонимную папку FTP в вашей учетной записи веб-хостинга.

Папка для этого обычно называется что-то вроде public_ftp.

После того как вы отправите данные FTP получателю, он сможет использовать собственный FTP-клиент для подключения к анонимной папке и загрузки файла из папки public_ftp.

Этот подход может понадобиться для очень больших файлов, например очень больших видеофайлов размером в несколько гигабайт.

Передача файла может занять некоторое время, но именно для такой передачи файлов и предназначена технология FTP.

Передача больших файлов по электронной почте

Как видите, существует множество способов передачи очень больших файлов по электронной почте. Выбор метода зависит от того, какие службы у вас есть, а также от размера самого файла.

Подход с архивированием отлично подходит, если ваши файлы чуть больше лимита. Но если вы имеете дело с очень большими файлами, которые не можете разбить на более мелкие архивы, то лучшим вариантом может быть метод общего доступа к облаку или FTP.

Райан пишет инструкции и другие статьи о технологиях в Интернете с 2007 года. Он имеет степень бакалавра наук в области электротехники, 13 лет работал в области автоматизации, 5 лет — в ИТ, а сейчас работает инженером по приложениям. Прочитать полную биографию Райана

Понравился ли вам этот совет? Если это так, загляните на наш собственный канал на YouTube, где мы рассказываем о Windows, Mac, программном обеспечении и приложениях, а также предлагаем множество советов по устранению неполадок и видео с практическими рекомендациями. Нажмите кнопку ниже, чтобы подписаться!

Вот удобный способ отправки нескольких файлов по электронной почте

Джонатан Фишер – сертифицированный технолог CompTIA. Он имеет более чем 6-летний опыт написания статей для таких изданий, как TechNorms и Help Desk Geek.

Что нужно знать

• В Windows щелкните правой кнопкой мыши пустое место на рабочем столе. Выберите «Создать» > «Сжатая (заархивированная) папка».
• Затем назовите папку и перетащите в нее файлы, чтобы сжать их.
• На Mac: щелкните правой кнопкой мыши файл или папку, которую нужно сжать. Выберите «Сжать» во всплывающем меню.

В этой статье объясняется, как сжимать файлы и папки в ZIP-файлы в системах Windows и macOS. Он включает информацию об отправке ZIP-файлов по почте.

Как создать ZIP-файл в Windows

Существует несколько способов создания ZIP-файла. Вот один из простых способов создания ZIP-файла в Windows.

На рабочем столе щелкните правой кнопкой мыши пустое место и выберите "Создать" > "Сжатая (заархивированная) папка".

Назовите ZIP-файл. Получатель увидит это имя файла при получении ZIP-файла в качестве вложения.

Перетащите файлы и папки, которые вы хотите включить в ZIP-файл, в пустую область. Элементы могут включать текстовые документы, изображения, видео, музыкальные файлы или что-либо еще, что вы хотите отправить.

Теперь ZIP-файл готов к отправке.

Еще один способ создания ZIP-файлов — использование программы архивации файлов, такой как 7-Zip или PeaZip.

Как создать ZIP-файл на Mac

В компьютерах Mac предусмотрена встроенная возможность сжатия и распаковки файлов.

Щелкните правой кнопкой мыши (или нажмите клавишу Control, удерживая нажатой кнопку мыши) файл или папку, которую нужно сжать.

Выберите «Сжать» во всплывающем меню.

Новый ZIP-файл появляется в том же месте, что и исходный файл или папка с расширением .zip.

Как отправить ZIP-файл по электронной почте

Подобно тому, как каждая операционная система имеет свой собственный метод создания ZIP-файлов, каждый почтовый клиент имеет свой собственный метод их отправки. Однако отправка ZIP-файла по электронной почте включает те же действия, что и отправка любого файла по электронной почте. Итак, если вы знаете, как отправить, например, документ Word в виде вложения, вы выполните те же действия, что и для отправки ZIP-файла.

В качестве примера, вот как это делается в Gmail.

Составьте сообщение электронной почты как обычно. В нижней части окна композиции выберите Прикрепить файлы (значок скрепки).

На жестком диске выберите ZIP-файл.

В нижней части окна создания вы увидите имя ZIP-файла. Выберите Отправить.

Ваш получатель увидит ZIP-файл как обычное вложение.

Что такое ZIP-файл?

ZIP-файлы — это папки с файлами, которые были уменьшены в размере, то есть сжаты. Это позволяет эффективно и без проблем отправлять несколько файлов по электронной почте, а также хранить большие файлы на диске, занимая меньше места.

Почему сжатие имеет смысл

Большинство почтовых приложений ограничивают размер отдельного сообщения, включая тело и заголовок, а также любые вложения. Если вы попытаетесь отправить несколько больших вложений, размер которых превышает лимит, сообщение не будет отправлено.

Однако, если вы сжимаете файлы в ZIP-файл, вы можете без проблем отправить ZIP-файл в одном сообщении. Многие документы могут быть сжаты всего до 10 процентов от исходного размера. В качестве бонуса объединение нескольких файлов в ZIP-файл аккуратно упаковывает их в одно вложение.

Если вы часто отправляете большие вложения и создаете ZIP-файлы для их сжатия, рассмотрите возможность использования облачного хранилища. Эти службы обычно могут обрабатывать файлы гораздо большего размера, чем поддерживает обычный поставщик услуг электронной почты.

Gmail, платформа электронной почты Google, упрощает работу с электронной почтой во многих аспектах, включая вложения.

Как и в большинстве почтовых служб, в Gmail существует жесткое ограничение на размер файла, который вы можете отправить по электронной почте: общий размер файлов, которые вы отправляете, не может превышать 25 МБ. В большинстве почтовых служб, если вы попытаетесь отправить что-то большее, чем их максимальный размер, это просто не позволит вам отправить это.

Однако в Gmail Google просто берет их и загружает на Google Диск, а затем отправляет в виде общих ссылок на Диск.

Как бы это ни было удобно, с этим могут быть проблемы. Иногда разрешения общего доступа на вашем Диске не установлены таким образом, чтобы люди могли их просматривать. Иногда человек, которому вы отправляете файлы, не знает, как пользоваться Google Диском.

Если вы обнаружите, что по какой-то причине не хотите делиться большими файлами через Google Диск, вы всегда можете сделать это старомодным способом, отправив их в виде ZIP-файла.

Вот как создать и отправить ZIP-файл в Gmail.

Ознакомьтесь с продуктами, упомянутыми в этой статье:

Apple Macbook Pro (от 1299 долларов США в Apple)

Lenovo IdeaPad 130 (от $469,99 в Walmart)

Как отправить ZIP-файл в Gmail

Читайте также:

  
• Оракул Псу, что это такое
  
• Из чего сделана прокладка
  
• Xbox one лучше
  
• Зависимый DLL-файл не найден
  
• От чего из следующего может защитить брандмауэр?