К какой амортизационной группе относится компьютер

Обновлено: 21.11.2024

Сьюзан Уорд писала о малом бизнесе для The Balance Small Business в течение 18 лет. Она руководила консалтинговой фирмой в области ИТ, а также разработала и провела курсы по продвижению малого бизнеса.

Викки Веласкес – редактор, исследователь и писатель. Викки получила степень бакалавра искусств с отличием в области гендерных, сексуальных и женских исследований, а также получила дополнительное образование в области религиоведения в Университете Содружества Вирджинии.

При подаче налоговой декларации для бизнеса в Канаде вам необходимо указать новые компьютеры, приобретенные в соответствующих классах капитальных затрат (CCA). Это должно включать любое компьютерное оборудование/программное обеспечение, мобильные устройства, факсимильные аппараты, принтеры или сопутствующее оборудование и программное обеспечение, приобретенное компанией в течение рассматриваемого налогового года.

Для целей налогообложения разные типы офисного оборудования и программного обеспечения амортизируются по разным ставкам, отсюда и разные классы CCA. Например, прикладное программное обеспечение (такое как Microsoft Office) амортизируется со скоростью 100 % в год, тогда как системное программное обеспечение (такое как Microsoft Windows) амортизируется со скоростью 55 % в год.

Почему программное обеспечение обесценивается с разной скоростью

Канадское агентство по доходам (CRA) считает, что некоторые типы программного обеспечения имеют "устойчивый" характер, то есть они могут продолжать использоваться в течение нескольких лет и, следовательно, обесцениваться медленнее. Например, программное обеспечение для больших копировальных аппаратов и факсов имеет норму амортизации в размере 20%. Специальное программное обеспечение, за разработку или настройку которого вы заплатили для своей деятельности, также может обесцениваться медленнее.

Прикладное программное обеспечение, с другой стороны, амортизируется со скоростью 100 % по следующим причинам:

Многие приложения теперь полностью или частично основаны на облаке и требуют годовой подписки.
Настольные приложения, используемые для подготовки налоговой отчетности или бухгалтерского учета, как правило, из года в год требуют значительных изменений и нуждаются в замене или обновлении.

Поскольку они полностью амортизируются, такие объекты часто вычитаются как расходы, а не как активы CCA. В дополнение к прикладному программному обеспечению многие бизнес-пользователи заменяют недорогие мобильные телефоны, ноутбуки или планшеты каждые два года или около того и учитывают всю сумму как коммерческие расходы. Для этого нет жестких и быстрых правил, но для небольших сумм (менее 500 долларов США) CRA не придирается к практике. Если у вас есть сомнения, обратитесь к своему бухгалтеру.

Дополнительные правила

Компания может претендовать только на половину CCA, разрешенной для некоторых активов в год покупки. Это обычно называют правилом полугодия. Например, если в текущем налоговом году вы приобрели какое-то прикладное программное обеспечение для своего бизнеса, вы сможете претендовать на CCA только на половину его стоимости, а не на все.

Кроме того, CCA являются кумулятивными, и их необязательно запрашивать в конкретном году. Вы можете претендовать на часть CCA, на все или ни на что. Если у вашего бизнеса год с низким доходом, вы можете сохранить свои отчисления CCA на следующий год, когда ваш доход будет выше, и отчисления будут более целесообразными.

Классы и ставки

Оборудование инфраструктуры сети передачи данных, поддерживающее передовые телекоммуникационные приложения. Он включает в себя такие активы, как коммутаторы, мультиплексоры, маршрутизаторы, концентраторы, модемы и серверы доменных имен, которые используются для управления, передачи, модуляции и направления данных. Применяется правило полугодия. Не включает офисное оборудование, такое как настольные телефоны, сотовые телефоны, факсимильные аппараты, копировальные аппараты, или имущество, такое как провода, кабели или конструкции.

Чизоба Мора — владелец бизнеса, бухгалтер и рекрутер с более чем 10-летним опытом работы в области бухгалтерского учета и налоговой подготовки.

Доктор. ДжеФреда Р. Браун — финансовый консультант, сертифицированный инструктор по финансовому образованию и исследователь, которая помогла тысячам клиентов за свою более чем двадцатилетнюю карьеру. Она является генеральным директором Xaris Financial Enterprises и руководителем курса в Корнельском университете.

Кирстен Рорс Шмитт – опытный профессиональный редактор, писатель, корректор и специалист по проверке фактов. У нее есть опыт в области финансов, инвестиций, недвижимости и всемирной истории. На протяжении всей своей карьеры она писала и редактировала контент для многочисленных потребительских журналов и веб-сайтов, составляла резюме и контент для социальных сетей для владельцев бизнеса, а также создавала материалы для академических кругов и некоммерческих организаций. Кирстен также является основателем и директором Your Best Edit; найдите ее в LinkedIn и Facebook.

Компьютерное программное обеспечение можно рассматривать как долгосрочный актив, относящийся к основным средствам, таким как здания и земля. Однако бывают случаи, когда программное обеспечение не следует рассматривать как долгосрочный актив. В этой статье мы рассмотрим стандарты бухгалтерского учета, используемые для классификации компьютерного программного обеспечения.

Ключевые выводы

Хотя программное обеспечение не является физическим или материальным в традиционном смысле, правила бухгалтерского учета позволяют компаниям капитализировать программное обеспечение, как если бы оно было материальным активом.
Программное обеспечение, приобретаемое фирмой, отвечающей определенным критериям, может рассматриваться как имущество, заводы и оборудование (основные средства).
Капитализируя программное обеспечение как актив, фирмы могут отсрочить полное признание расходов в своем балансе.

Программное обеспечение как активы

Нематериальные активы, как правило, представляют собой нефизические активы, используемые в течение длительного времени. Нематериальные активы часто являются интеллектуальными активами, поэтому их стоимость трудно определить из-за неопределенности будущих выгод.

С другой стороны, материальные активы — это физические и измеримые активы, которые используются в деятельности компании. Такие активы, как основные средства и оборудование (основные средства), являются материальными активами.

Основные средства относятся к долгосрочным активам, таким как оборудование, жизненно важное для деятельности компании и имеющее определенный физический компонент. В большинстве случаев компьютерное программное обеспечение классифицируется как нематериальный актив из-за его нефизической природы. Однако правила бухгалтерского учета гласят, что существуют определенные исключения, позволяющие классифицировать компьютерное программное обеспечение, например основные средства (основные средства).

Ниже приведены стандарты бухгалтерского учета, которые описывают, как и когда компьютерное программное обеспечение следует классифицировать как основные средства:

Консультативный совет по федеральным стандартам финансовой отчетности (FASAB). Положение о федеральных стандартах финансовой отчетности (SFFAS) № 10, Учет программного обеспечения для внутреннего использования.
Совет по государственным стандартам бухгалтерского учета (GASB), заявление № 51, Учет и финансовая отчетность в отношении нематериальных активов.

Что такое средства индивидуальной защиты?

Важно, чтобы мы сначала определили стандарт бухгалтерского учета для основных средств, более известный по его аббревиатуре: PP&E. Согласно SFFAS № 6 материальные активы классифицируются как основные средства, если:

Они (активы) рассчитаны на срок полезного использования 2 года или более.
Они не предназначены для продажи в ходе обычной деятельности.
Они были приобретены или построены с намерением использования или доступности для использования организацией.

Критерии капитализации в качестве основных средств

Существуют правила, которые применяются для определения того, должно ли программное обеспечение капитализироваться как основные средства или списываться на расходы. Если программное обеспечение соответствует указанным выше критериям основных средств, оно может быть классифицировано как основные средства. Согласно SFFAS № 10:

"Компании должны капитализировать стоимость программного обеспечения, если такое программное обеспечение соответствует критериям основных средств, установок и оборудования (основных средств). Общие основные средства – это любые используемые основные средства, установки и оборудование. в предоставлении товаров и услуг."

У руководства есть определенная свобода действий, поскольку не существует пороговых сумм в долларах для стоимости компьютерного программного обеспечения, будь то внутреннее или новое программное обеспечение.
Пороги капитализации должны быть установлены руководством в соответствии с рекомендациями по основным средствам. Например, при оптовых закупках программного обеспечения в расчет следует включать как оптовую стоимость, так и срок полезного использования программного обеспечения. Если это программное обеспечение, разработанное подрядчиком, сумма, уплаченная поставщику за разработку и внедрение, должна быть засекречена.
Капитализация программного обеспечения не включает программное обеспечение, являющееся неотъемлемой частью основных средств. Согласно SFFAS № 10 раздел 38 и 39; в нем говорится:

"Например, если программное обеспечение является частью системы вооружения, оно не будет капитализироваться, а будет включено в стоимость инвестиций в эту систему вооружения. С другой стороны, программное обеспечение, используемое для накопления стоимости приобретение этой системы вооружения или управление и учет этого предмета будет соответствовать критериям общих основных средств и должно быть капитализировано».

Порог капитализации определяется не суммой, а завершением этапа тестирования программного обеспечения. Согласно SFFAS 10, параграф 20:

«Затраты, понесенные после успешного завершения окончательного приемочного тестирования, должны быть отнесены на расходы. Если программное обеспечение должно быть установлено на нескольких сайтах, капитализация должна прекращаться на каждом сайте после завершения тестирования на этом сайте».

Итог

Важно ознакомиться со стандартами финансовой отчетности, прежде чем принимать какие-либо решения о том, следует ли учитывать программное обеспечение в качестве расходов или капитализировать его в качестве основных средств. В этой статье затронуты лишь некоторые ключевые темы. Во многих других случаях могут применяться другие стандарты бухгалтерского учета, например облачные вычисления, многоцелевое программное обеспечение, программное обеспечение для разработки и совместно используемое программное обеспечение между подразделениями.

То, как вы амортизируете ПК, повлияет на итоговую прибыль вашей компании.В этом выпуске журнала «Спросите бухгалтеров» вы узнаете, почему понимание нескольких бухгалтерских терминов может иметь значение.

Каждую неделю наша финансовая команда TechRepublic отвечает на ваши вопросы о тайнах сбалансированности этих бюджетных ведомостей. На этой неделе участник TechRepublic задал вопрос о покупке компьютеров.

Член TechRepublic: Похоже, что большая часть компьютерного оборудования, в частности ПК, должна обесцениваться в течение пяти лет. Фактически, их семилетний срок службы был сокращен до 5 лет в соответствии с Модифицированной системой ускоренного возмещения затрат (MACRS). В наши дни это кажется исключительно долгим сроком службы. Через пять лет ПК действительно сильно устарел. Считаете ли вы, что в наши дни все больше людей приспосабливаются к более низкой «фактической продолжительности жизни» или просто тратят их при покупке?

Бухгалтеры: Это действительно хороший вопрос, и мы в TechRepublic время от времени сталкиваемся с ним. Поскольку у нас 300 сотрудников, и у каждого из них есть компьютер, то, как обрабатываются закупки и продажи, может оказать существенное влияние на компанию в финансовом и ином плане.

Вот базовый сценарий, который мы будем использовать для нашего обсуждения. Ваша компания собирается купить несколько компьютеров на общую сумму 24 000 долларов. Эти компьютеры будут использоваться в течение трех лет. (Я знаю, в наши дни даже это слишком сложно.)

Аргумент об активах
Считаем ли мы эти активы или расходы? Это различие очень важно. Не вдаваясь в подробности, актив — это то, что принесет нам пользу в будущем. Поскольку эти компьютеры будут использоваться в течение трех лет, это определенно так.

Амортизация используется для распределения расходов на актив в течение срока его полезного использования. В этом случае мы будем отражать амортизационные отчисления в размере 8000 долларов в год (при условии, что компьютеры не будут иметь ликвидационной стоимости). Для нашего финансового учета в TechRepublic мы используем трехлетний срок амортизации компьютерного оборудования.

Расходный подход
Почему бы не записать всю покупку как непосредственные расходы? У этого метода есть две основные проблемы:

В этом году ваши расходы составят 24 000 долларов США. Такая стоимость в этом году будет слишком высока. Когда вы приобрели компьютеры, вы купили три года использования, и стоимость должна быть распределена на эти три года.
В течение следующих двух лет вы не будете показывать расходы на эти компьютеры. Опять же, это не точно. Активы вашей компании будут занижены. Эти компьютеры имеют определенную ценность для вашей компании, и, не регистрируя их как таковые, вы недооцениваете свои активы.

Один из способов повысить точность подхода к расходам — использовать метод ускоренной амортизации. Вместо равномерного распределения стоимости компьютеров в течение срока их службы метод ускоренной амортизации будет фиксировать более высокие расходы на амортизацию в начале срока службы актива и меньшую амортизацию в последующие годы. В нашем случае этот метод может более точно отражать то, как компьютер теряет ценность с течением времени.
Спросите у специалистов по бюджетному анализу TechRepublic советы о том, как найти финансовый смысл во всех этих расходах на ИТ. Из-за большого количества отправленных материалов мы, возможно, не сможем ответить на каждый вопрос, который мы получим, но мы проверим все электронные письма, которые вы отправляете, и напишем о наиболее часто задаваемых вопросах.
Учет активов
Существует несколько способов приобретения и учета активов, но большинство из них можно разделить на три основные категории:

Купить
Оперативный лизинг/аренда
Капитальная аренда/кредит

Каждый из них имеет свои преимущества и недостатки.

Покупка
Вы заказываете компьютер у поставщика, поставщик доставляет его и выставляет вам счет на полную стоимость, а вы оплачиваете счет. Теперь у вас есть компьютер, и ваши денежные затраты завершены.

В этом случае компьютер будет учитываться как актив и амортизироваться в течение срока его полезного использования. Преимущество такой схемы в том, что она относительно проста. Никаких дополнительных платежей и попыток найти оборудование, чтобы вернуть его через три года.

Однако не всегда целесообразно платить полную стоимость вперед. В зависимости от финансового положения вашей компании вы можете предпочесть соглашение, которое позволит вам распределять платежи по частям.

Операционная аренда/аренда
Вы подписываете соглашение об аренде компьютера на x месяцев по цене $y в месяц. Поставщик предоставляет компьютер для использования в течение срока аренды при условии, что вы продолжаете вносить ежемесячные платежи. По истечении срока аренды вы можете либо продлить его, либо вернуть оборудование.

Это единственный случай, когда вы не записываете компьютер в качестве актива, потому что вы никогда не станете его владельцем. Организация, сдавшая оборудование в аренду, является законным владельцем, а вы просто платите за использование оборудования — примерно так же, как платите за аренду квартиры.

Это также относительно просто. Каждый ежемесячный платеж считается расходом, и вам не нужно расставаться с крупной суммой наличными авансом. Одним практическим недостатком является то, что в конечном итоге вам нужно вернуть то, что было арендовано, и вернуть его компании, которая сдала вам компьютеры в аренду. Процессор и монитор может быть легко отследить, но удивительно, как быстро некоторые аксессуары смешиваются и сочетаются с аксессуарами других сотрудников.

Капитальная аренда/ссуда
Вы подписываете договор аренды, который дает вам право собственности на оборудование в конце срока аренды — или вы будете владеть им после уплаты выгодной цены в конце срока аренды.

В любом случае ваши платежи распределяются, и в конечном итоге вы становитесь владельцем. Здесь вы записываете компьютер как актив, а также записываете свою задолженность по аренде или кредиту как обязательство. Часть вашего ежемесячного платежа идет на уменьшение этого обязательства, а часть расходуется на выплату процентов. Амортизация также записывается каждый период.

Преимущество права собственности заключается в том, что оно дает вам больше возможностей для распоряжения активом. Вы можете попытаться продать его, отдать на благотворительность или вообще выбросить.

Одно предостережение относительно капитальной аренды/кредитов: вместо выгодной покупки многие договоры аренды предоставляют возможность приобрести оборудование по справедливой рыночной стоимости. Эти договоры аренды должны быть тщательно изучены, чтобы определить, следует ли их считать операционной или капитальной арендой. Критерии выходят за рамки этого обсуждения.

Метод MACRS
Это система, по которой амортизация рассчитывается для целей налогообложения. И да, прямо сейчас компьютеры считаются пятилетними активами по MACRS. Конечно, это намного дольше, чем срок службы среднего компьютера, но мы не можем писать налоговые правила. Кроме того, это метод ускоренной амортизации, означающий, что основная часть ваших расходов будет приходиться на первые годы жизни актива. Одним из преимуществ этого является то, что чем больше у вас расходов, тем меньше ваш доход, поэтому в первые годы вы будете платить меньше дохода.

Как видите, принятие решения о том, как учитывать покупку оборудования, связано с рядом компромиссов. Как всегда, в вопросах, связанных с налогами и бухгалтерским учетом, вам следует проконсультироваться со своим бухгалтером или финансовым отделом и выбрать систему, которая лучше всего подходит для вашей компании.
Вы используете пятилетний или трехлетний срок службы ПК? Оставьте комментарий или отправьте нам письмо.

Опубликовано: 21 февраля 2001 г., 00:00 по тихоокеанскому времени. Изменено: 8 июня 2007 г., 9:06 по тихоокеанскому стандартному времени. Подробнее о корпоративном программном обеспечении

Инвестиции в капитальные объекты, такие как компьютеры, мебель, оборудование и автомобили, могут вызвать затруднения у владельцев малого бизнеса. Поскольку эти покупки влияют на денежный поток предприятия, представляется, что их следует учитывать как расходы, аналогичные канцелярским принадлежностям или аренде. Однако существуют специальные правила для любых приобретений, которые квалифицируются как «основные средства». Проще говоря, основные средства — это приобретение, которое обеспечивает долгосрочную экономическую выгоду для бизнеса. Другими словами, любые деловые покупки, срок полезного использования которых превышает один год, обычно квалифицируются как основные средства. Ниже я расскажу об учете и налогообложении основных средств.

Управление налогами в Канаде для владельцев малого бизнеса или индивидуальных предпринимателей может оказаться сложной задачей

Факты о налогах на малый бизнес: простое для понимания руководство для владельцев малого бизнеса в Канаде содержит основные сведения и факты о доходах и налогах.

Понять налоги для малого бизнеса проще, чем вы думаете. Узнайте, как ориентироваться в налогах и платить только то, что вы должны. Избегайте простых ошибок, недосмотров и просчетов и экономьте свои с трудом заработанные деньги, требуя налоговых вычетов, на которые вы имеете право.

В этом подробном и полезном руководстве для владельцев компаний, не являющихся юридическими лицами, вы найдете следующее:

полная разбивка коммерческих расходов и отчислений с примерами

подоходный налог для малого бизнеса или частного предпринимателя

информация о налоговых категориях и ставках

различия между наемным работником и малым бизнесом/работающим не по найму

как и зачем регистрировать онлайн-аккаунт CRA

в чем разница между налоговыми вычетами и налоговыми кредитами и как их максимизировать

основы ведения бухгалтерского учета в малом бизнесе/самостоятельно занятых

как подготовить и подать налоговую декларацию о доходах бизнеса

как подготовить налоговую декларацию (GST/HST)

Отчисления CPP и способы их расчета

и многое другое!

Откройте для себя инсайдерские секреты, инструменты, методы и необходимую информацию от автора Роники Кханна CPA, CA и CFA и научитесь с легкостью ориентироваться в канадских налогах на малый бизнес

Как учитывать амортизацию:

С точки зрения бухгалтерского учета основные средства, как следует из их категории, отражаются в балансе как активы. Это означает, что когда они первоначально вводятся в вашу систему учета, они не окажут немедленного влияния на вашу прибыль. Только с течением времени часть этих затрат становится расходом, что требует оценки срока полезного использования актива. Например, вы можете приобрести какое-то компьютерное оборудование, которое вы планируете использовать в течение примерно 3 лет, после чего вам нужно будет его заменить. Однако по истечении 3 лет он все еще может иметь некоторую стоимость (вы можете продать его), которая называется ликвидационной стоимостью. Это тоже нужно оценивать. Как только эти факторы определены (поскольку вы не экстрасенс, они не должны быть точными — достаточно разумными), у вас будет достаточно информации для расчета амортизационных отчислений. Амортизационные отчисления — это сумма, на которую вы ежегодно уменьшаете стоимость основных средств.

В приведенном выше примере предположим, что стоимость компьютерного оборудования, которое может включать мобильные телефоны, настольные компьютеры, ноутбуки, жесткие диски, принтеры и т. д., составляет 2000 долларов США, а ликвидационная стоимость по истечении трех лет ожидается на уровне 500 долларов. Распространенным способом расчета амортизации является использование «линейного метода», который, по сути, приводит к тому, что сумма амортизации начисляется каждый год в течение трех лет. Расчет выглядит следующим образом:

Спасательная стоимость: 500 долларов США

Прямолинейная амортизация: 1500 долларов США за 3 года = 500 долларов США в год.

Используя этот расчет, вы получите амортизационные отчисления в размере 500 долларов США в год.

Запись в журнале для основных средств выглядит следующим образом:

При покупке актива:

Компьютерное оборудование (основные средства) 2000 долл. США

Денежные средства или кредиторская задолженность Cr. 2000 долларов США

Амортизационные отчисления (расходы) Др. $500

Накопленная амортизация (основные средства) Cr. 500 долларов США

Обратите внимание, что накопленная амортизация – это счет, созданный для отслеживания общей суммы амортизационных отчислений с течением времени, который компенсируется компьютерным оборудованием (известный как контрсчет, поскольку это актив с отрицательным сальдо ). Чистая сумма двух сумм называется чистой балансовой стоимостью.

Вместо того, чтобы показывать полную сумму в качестве расходов в том году, когда вы приобрели компьютерное оборудование, вы распределяете ее по трем годам, в течение которых вы предполагаете использовать ее. Это более точно отражает суть транзакции.

Как облагаются налогом основные средства:

Канадское агентство по доходам имеет специальные рекомендации относительно амортизации, которая используется для различных типов основных средств. Это называется надбавкой на капитальные затраты или CCA. По сути, это та же концепция, что и амортизация, однако вместо использования прямолинейного метода, упомянутого выше, CRA в большинстве случаев требует использования метода уменьшаемого остатка. Каждой категории присваивается годовая норма амортизации. Ставка применяется к чистой балансовой стоимости, оставшейся на конец предыдущего года. Например, вы покупаете письменный стол для своего офиса за 750 долларов. Это будет классифицироваться как мебель и оборудование, т. е. класс 8, который является своего рода универсальной категорией, когда нет другой подходящей классификации, и имеет коэффициент CCA 20%.

Расчет за первый год.

Стоимость стола (мебель и сантехника) 750 долларов США

Ставка CCA (правило полугодия — см. ниже) 20 %/2

Расчет за второй год

Чистая балансовая стоимость (750–75 долл. США) – 675 долл. США

Если компания решит использовать прямолинейный метод, будет разница в суммах амортизации и CCA. В этом случае важно отслеживать суммы налога, так как их нужно будет использовать в налоговых декларациях.

Если и когда актив продается или выбывает, это должно быть отражено в вашей налоговой декларации. Если актив продается с убытком или выбывает за 0 долларов, вам разрешается взять остаток чистой балансовой стоимости и списать его как окончательный убыток. В случае продажи с прибылью бизнес должен определить, превышает ли сумма, по которой он продается, амортизированную стоимость UCC актива. Если это так, то превышение продажной цены над амортизированной (UCC) стоимостью будет «возвращением» и должно быть показано как доход от бизнеса. Прирост капитала будет отражаться в той мере, в какой цена продажи превышает первоначальную цену покупки.

Обратите внимание, что налоговый режим, применимый к основным средствам и CCA, одинаков как для некорпоративных, так и для зарегистрированных малых предприятий. Если для заполнения налоговой декларации индивидуального предпринимателя (некорпоративного) используется программное обеспечение для налогообложения физических лиц, вы увидите раздел для CCA.Хорошей новостью является то, что программное обеспечение рассчитает точную сумму амортизации.

Класс 1: Здания: ставка CCA = 4%

Класс 8. Мебель, приспособления, приборы, инструменты стоимостью более 500 долл. США (все): ставка CCA = 20 %. Например, офисные столы, стулья, бытовая техника.

Класс 10.1: Легковые автомобили стоимостью более 30 000 долларов США: ставка CCA = 30 %

Класс 12: Компьютерное программное обеспечение, инструменты и т. д.: показатель CCA = 100 %

Важно отметить, что в большинстве классов используется «правило полугодия», что означает, что независимо от того, когда вы приобрели актив, допустимая амортизация в первый год покупки составляет только половину допустимого процента.

Малый бизнес должен помнить, что при совершении крупной покупки (обычно на сумму более 250 долларов США) необходимо учитывать, является ли она расходом или ее правильнее классифицировать как актив. Если выбран последний вариант, то бизнес должен иметь политику амортизации (для простоты многие малые предприятия просто используют ставку и сумму CCA) и осознавать, что даже если денежный поток предприятия был уменьшен на полную сумму, фактическое влияние на прибыль/убыток бизнеса – это только расходы на амортизацию за год.

Роника Кханна — специалист по бухгалтерскому учету и финансам, помогающий малым предприятиям достигать финансовых целей. Она автор нескольких книг для малого бизнеса а также предоставляет услуги финансового консалтинга. < /p>

Компьютерное программное обеспечение правит миром. Компании используют программное обеспечение для учета транзакций, общения с коллегами и клиентами, а также для разработки и производства новых продуктов. Ясно одно: без программного обеспечения мы бы пропали.

Однако учет затрат, связанных с приобретением программного обеспечения, может оказаться непростым делом.

В этой статье мы расскажем о некоторых моментах, которые компаниям необходимо учитывать при приобретении или внедрении нового программного обеспечения для собственного использования, а также о том, как учитывать эти транзакции.

Основы

Начнем с основ.

FASB (Совет по стандартам финансовой отчетности) определяет актив как нечто, имеющее будущие экономические выгоды, которые конкретная организация получает или контролирует в результате прошлых операций или событий.

Расходы – это выбытие или иное «израсходование» активов или возникновение обязательств (или их комбинация) в результате поставки или производства товаров, оказания услуг или выполнения других видов деятельности, которые составляют текущую основную или основную деятельность предприятия.< /p>

Хорошее эмпирическое правило заключается в том, что активы приносят пользу будущим периодам, а расходы приносят пользу текущему периоду.

Предприятие, как правило, должно капитализировать затраты, если они будут приносить пользу предприятию в течение периода более одного года, и должна иметь политику в отношении того, когда оно будет капитализировать затраты на продукт; как правило, это будет включать минимальную стоимость приобретения. Организация также может капитализировать затраты на ввод актива в эксплуатацию для бизнеса, такие как стоимость транспортировки актива в организацию, налоги и установку.

После того как организация решает, что ей следует капитализировать затраты, руководству необходимо определить, как она будет амортизировать или амортизировать эти затраты. Предприятию потребуется уменьшить чистую балансовую стоимость актива в своей финансовой отчетности путем амортизации этой стоимости в течение расчетного срока полезного использования актива, поскольку предприятие использует актив в своей деятельности.

Износ и амортизация — похожие понятия. Амортизация обычно связана со снижением стоимости основных средств, а амортизация обычно связана со снижением стоимости нематериальных активов, таких как список клиентов или деловая репутация.

Лицензия на программное обеспечение

Существует множество типов программного обеспечения, на которое распространяется бессрочная лицензия. Приобретение программного обеспечения с бессрочной лицензией позволяет пользователю/покупателю программного обеспечения использовать программное обеспечение в течение неопределенного периода времени, заплатив единовременную плату. Это традиционная модель покупки программного обеспечения.

Преимущества модели бессрочной лицензии включают окончательные фиксированные расходы и возможность использовать программное обеспечение в течение неопределенного периода времени.

Контракт на обслуживание

В последние годы многие компании-разработчики программного обеспечения изменили свои модели получения дохода с бессрочной лицензии на модель на основе подписки. Программное обеспечение на основе подписки позволяет пользователям (обычно) платить меньшую плату, чем бессрочная лицензия, но дает пользователю право использовать программное обеспечение в течение ограниченного периода времени, обычно одного года. Если компания желает продолжить использование программного обеспечения, она должна продлить лицензию у поставщика на дополнительный период времени после истечения первоначального срока действия соглашения.

Комиссионные, которые компания платит поставщику программного обеспечения, также могут включать услуги, не включенные в лицензию, например обновления или поддержку программного обеспечения.Преимущества модели контракта на обслуживание включают потенциально более низкие первоначальные затраты и всегда наличие самой последней версии используемого программного обеспечения.

Другие названия этой модели включают «облачные вычисления» или «программное обеспечение как услуга (SaaS)».

Когда списывать расходы?

Таким образом, в общих чертах компания будет капитализировать покупку программного обеспечения с бессрочной лицензией и отнести на расходы расходы, связанные с моделью на основе подписки со сроком действия один год или менее.

В договоре должно быть четко указано, что клиент платит за лицензию на использование программного обеспечения, чтобы оно считалось лицензией на программное обеспечение. В противном случае транзакция считается контрактом на оказание услуг и, как правило, требует от компании списания затрат в период, когда компания подписывает контракт.

Однако во многих случаях приобретение нового программного обеспечения связано с дополнительными расходами. Как работает программное обеспечение и нужно ли вендору обучать сотрудников его функциональности? Будет ли перенос данных из старого ПО в обновленную версию?

За последние годы FASB выпустил два руководства:

Важнейшим шагом является определение того, является ли контракт лицензией или сервисным контрактом. Если контракт является контрактом на оказание услуг, компания понесет большую часть затрат. Если контракт является лицензией, компания может капитализировать и впоследствии амортизировать стоимость лицензии, установки и тестирования, при этом такие расходы, как обучение и обслуживание, относятся на расходы по мере их возникновения.

Компания должна учитывать внутренние и внешние затраты, понесенные на этапе предварительного проекта. Примеры действий на этом этапе включают определение критериев производительности и требований к новому программному обеспечению, собеседование и выбор поставщиков, которые могут предоставить или помочь в предоставлении нового программного обеспечения, а также выбор консультантов для оказания помощи в разработке или установка программного обеспечения. Затраты на обучение и преобразование данных, за исключением некоторых случаев, также должны быть включены в состав расходов.

Хотите, чтобы подобные статьи доставлялись на ваш почтовый ящик? Подпишитесь на наш блог здесь.

Компания должна капитализировать затраты на компьютерное программное обеспечение, разработанное или приобретенное для внутреннего использования, на этапе разработки приложения. Компания переходит к этапу разработки приложения, когда 1) этап предварительного проекта завершен и 2) руководство взяло на себя обязательство финансировать проект программного обеспечения и существует вероятность того, что проект будет завершен и установлен.

Комиссионные, выплачиваемые третьим сторонам за услуги, предоставленные для разработки программного обеспечения на этапе подачи заявки.
Затраты на приобретение программного обеспечения
Заработная плата и сопутствующие расходы для сотрудников, непосредственно связанных с программным проектом.
Командировочные расходы, понесенные сотрудниками в связи с разработкой программного обеспечения.

Компания должна учитывать общие, административные и накладные расходы.

Руководству необходимо тщательно оценить сроки и характер понесенных затрат, когда оно начнет оценивать изменения в программном обеспечении, используемом внутри компании. Существуют возможности для благоприятного отношения к этим расходам, и политика и процедуры компании по учету этих расходов должны быть надлежащим образом задокументированы в руководстве по бухгалтерскому учету.

Часто задаваемые вопросы

<р>1. Как вы принимаете решение о капитализации затрат на разработку программного обеспечения?

При принятии решения о капитализации затрат на разработку программного обеспечения необходимо учитывать ряд факторов, в том числе:

Если программное обеспечение будет использоваться для внутренних целей или компания намерена продавать программное обеспечение клиентам
Если стоимость указана за лицензию или услугу
Типы понесенных расходов
Стадия развития, на которой находится компания, когда она несет расходы.

<р>2. Как следует обращаться с поддержкой и обслуживанием, если поддержка включена в стоимость программного обеспечения?

В объединенной транзакции, когда есть несколько идентифицируемых результатов (например, программное обеспечение, поддержка, обновления и т. д.), вы должны учитывать эти отдельные элементы по отдельности и распределять покупную цену на основе их относительной справедливой стоимости. Возьмем следующий пример:

Поставщик берет 10 000 долларов США за комплексный пакет программного обеспечения и три года поддержки и обслуживания.
Поставщик обычно берет 9 000 долларов США за программное обеспечение без какой-либо поддержки или обслуживания.
Поставщик обычно берет 2000 долларов США за аналогичный трехлетний пакет поддержки и обслуживания.

В этом примере плата в размере 10 000 долларов США должна быть выделена на 8 182 доллара США (10 000 долларов США x (9 000 долларов США / 11 000 долларов США)) на программное обеспечение и 1 818 долларов США на пакет поддержки и обслуживания.Вы должны капитализировать программное обеспечение и амортизировать 8 182 доллара США в течение предполагаемого срока службы программного обеспечения, а также капитализировать 1 818 долларов США за поддержку и техническое обслуживание и амортизировать его в течение срока полезного использования, в данном случае трехлетнего периода.

<р>3. Будете ли вы обрабатывать капитализированные затраты на программное обеспечение так же, как бухгалтерские и налоговые? Это похоже на то, что вы сделали бы с программным обеспечением и программным обеспечением, разработанным внутри компании?

Налоговые правила и правила GAAP требуют разделения и классификации затрат в зависимости от этапа внедрения программного обеспечения, на котором компания несет расходы. IRS выпустила Rev. Proc. 2000–50 и Письменное постановление 200236028, которое требует от налогоплательщика разделять такие расходы, как стоимость покупки программного обеспечения, и другие сопутствующие расходы (обучение, поддержка поставщиков, перенос данных и т. д.).

Это похоже на подход к GAAP, где некоторые расходы должны капитализироваться и амортизироваться в течение срока их полезного использования, а другие должны быть текущими расходами. Обратите внимание, что это подлежит обсуждению, и мы советуем вам поговорить с нами, чтобы убедиться, что вы не противоречите рекомендациям GAAP или IRS при применении правил в вашей ситуации.

<р>4. Может ли организация приобрести трехлетнее лицензионное соглашение SaaS и амортизировать эту стоимость в течение трех лет?

Да, поставщики часто предлагают "скидки" при покупке на несколько лет и предоплате. Амортизация затрат в течение трехлетнего периода позволит организациям нормализовать эти расходы за тот же период, а не увеличивать расходы для покрытия соглашения.

<р>5. Как вы оплачиваете стоимость лицензии в течение срока действия соглашения?

Стоимость лицензии необходимо будет капитализировать и амортизировать в течение срока действия лицензионного соглашения. Годовые амортизационные отчисления представляют собой ту часть вашей лицензии, которая покрывается за 12-месячный период. Например, если вы приобрели двухлетнюю лицензию 1 января 2020 г., ваши расходы на амортизацию в 2020 г. составят 50 % от капитализированной стоимости (период амортизации за 12 месяцев, разделенный на период действия лицензии на 24 месяца, = 50 % амортизационных отчислений).

<р>6. Как вы рассчитываете стоимость лицензии и плату за внедрение? Должны ли лицензия и соглашение об обслуживании капитализироваться и амортизироваться в течение одного и того же периода времени?

В большинстве случаев стоимость лицензионного сбора должна капитализироваться и амортизироваться в течение предполагаемого срока полезного использования. Амортизационный период должен включать любой период, охватываемый опционом, который клиент с достаточной вероятностью продлит. Затраты на внедрение на этапе разработки приложения также должны быть капитализированы.

<р>7. Если лицензионное соглашение находится в ежегодном графике продления, можете ли вы капитализировать лицензионный сбор в течение всего года и ежемесячно амортизировать стоимость?

Нужна помощь?

Свяжитесь с нами через Интернет или позвоните по номеру 800.899.4623, чтобы получить помощь.

Примечание редактора. Эта статья была первоначально опубликована в январе 2019 г. и обновлена с учетом новой информации.

Читайте также: