Из системы консультанта можно сохранить в файл

Обновлено: 30.06.2024

Глобальная общая файловая система TACC, Stockyard, монтируется почти на всех ресурсах TACC HPC как каталог /work ( $WORK ). Эта файловая система доступна для всех пользователей TACC, поэтому при выполнении пользователями своих заданий происходит огромное количество операций ввода-вывода (чтение и запись на диск). В этом документе представлены передовые методы сокращения и смягчения такой активности, чтобы все системы работали с максимальной эффективностью для всех пользователей TACC.

Ввод/вывод означает ввод/вывод и относится к идее о том, что для каждого ввода в компьютер (ввод с клавиатуры, щелчок мышью, доступ к внешнему диску) есть выход (на экран, в игре, запись на диск). В среде высокопроизводительных вычислений ввод-вывод относится почти исключительно к доступу к диску: открытию и закрытию файлов, чтению, записи и поиску в файлах. Каждая из этих операций ввода-вывода (iops), «открыть», «записать» и «закрыть», обращается к серверу метаданных (MDS) каждой файловой системы. MDS координирует доступ к файловой системе /work для всех пользователей. Если MDS файловой системы перегружен действиями рабочего процесса ввода-вывода пользователя, то эта файловая система может выйти из строя на неопределенное время, и все текущие задания на этом ресурсе могут завершиться с ошибкой.

Примеры интенсивных операций ввода-вывода, которые могут повлиять на систему, включают, помимо прочего:

чтение/запись более 100 ГБ в контрольные точки или выходные файлы
работает с более чем 4096 задачами MPI, все из которых читают/записывают отдельные файлы
Сотни одновременных заданий Python, особенно тех, которые используют несколько модулей, таких как pandas , numpy , matplotlib , mpi4py и т. д.

Поскольку пользовательская база TACC продолжает расширяться, нагрузка на общие файловые системы ресурсов увеличивается с каждым днем. Персонал TACC теперь рекомендует новую файловую систему и рекомендации по отправке заданий для поддержания стабильности файловой системы. Если задания или действия пользователя нагружают файловую систему, это влияет на задания и действия всех остальных пользователей, и системные администраторы могут прибегнуть к отмене заданий пользователя и приостановке доступа к очередям.

Если вы знаете, что ваши задания будут генерировать значительный объем операций ввода-вывода, отправьте заявку в службу поддержки, и с вами будет работать консультант по высокопроизводительным вычислениям.

Учтите, что ваши каталоги /home ( $HOME ) и /work ( $WORK ) предназначены для хранения и отслеживания важных элементов. Файловая система $WORK предназначена для создания вашего кода, хранения входных и выходных данных и любых промежуточных результатов. Файловая система $WORK не предназначена для обработки заданий с большим количеством операций ввода-вывода или операций ввода-вывода.

Фактическая работа по чтению и записи на диск должна быть выгружена в файловую систему вашего ресурса $SCRATCH. Вы можете запустить задание из любого места, но фактическая работа задания должна происходить только в разделе $SCRATCH. Вы можете сохранять исходные элементы в $HOME или $WORK, чтобы затем копировать их в $SCRATCH, если вам нужно повторно сгенерировать результаты.

В таблице 1 представлены новые рекомендации TACC по использованию файловой системы. Обратите внимание, что две системы TACC, Longhorn и Maverick2, различаются по конфигурации файловой системы. Longhorn не монтирует файловую систему Stockyard и поэтому не имеет доступа $WORK. В Maverick2 нет файловой системы /scratch.

< tr>

Файловая система	Рекомендуемое использование	Примечания
$HOME	задания cron, сценарии и шаблоны, настройки среды, компиляции	каждый пользовательский каталог $HOME резервируется
$WORK 1	установки программного обеспечения, оригинальные наборы данных, которые невозможно воспроизвести.	Файловая система Stockyard НЕ резервируется. Убедитесь, что ваши важные данные сохранены в долгосрочном хранилище Ranch.
$SCRATCH 2	Воспроизводимые наборы данных , файлы ввода-вывода: временные файлы, файлы контрольных точек/перезапуска, выходные файлы задания	Не резервируется. Все файловые системы $SCRATCH подлежат очистке, если время доступа 3 старше 10 дней.

1 Longhorn не подключен к Stockyard, поэтому у него нет ездового животного /work. Дополнительную информацию см. в разделе «Файловые системы» руководства пользователя Longhorn.

2 Maverick2 не имеет собственной файловой системы $SCRATCH. Дополнительную информацию см. в разделе «Файловые системы» руководства пользователя Maverick2.

3 Операционная система обновляет время доступа к файлу, когда этот файл изменяется на входе в систему или на вычислительном узле. Чтение или выполнение файла/скрипта на узле входа не обновляет время доступа, но чтение или выполнение на вычислительном узле обновляет время доступа. Этот подход помогает нам различать рутинные задачи управления (например, tar, scp) и производственное использование. Используйте команду " ls -ul " для просмотра времени доступа.

Здесь мы представляем рекомендации, направленные на минимизацию влияния операций ввода-вывода на все ресурсы TACC.В первую очередь это означает перенаправление операций ввода-вывода из Stockyard (файловая система $WORK) в собственное локальное хранилище каждого ресурса: обычно это соответствующие файловые системы /tmp или $SCRATCH.

Использовать дисковое пространство /tmp каждого вычислительного узла

Ваши задания выполняются на вычислительных узлах каждого ресурса, и на каждом вычислительном узле есть локальный каталог /tmp. Вы можете использовать раздел /tmp для чтения/записи временных файлов, доступ к которым другим задачам не требуется. Если эти выходные данные необходимы в конце задания, файлы могут быть скопированы из /tmp в ваш каталог $SCRATCH в конце вашего пакетного сценария. Это значительно снизит нагрузку на файловую систему и может повысить производительность.

Данные, хранящиеся в каталоге /tmp, являются временными, как следует из их названия, и сохраняются только на время выполнения вашей работы. Каждая задача MPI записывает выходные данные в каталог /tmp на узле, на котором она выполняется. Задачи MPI не могут получить доступ к данным из /tmp на разных узлах. На вычислительных узлах каждого ресурса TACC размещается разное количество пространства /tmp, как показано в таблице 2 ниже. Отправьте запрос в службу поддержки, чтобы получить дополнительную помощь по использованию этого каталога/хранилища.

Вычислительный ресурс	Память на вычислительный узел
Frontera	144 ГБ
Stampede2 SKX	144 ГБ
Stampede2 KNL	107 ГБ обычный/большой 32 ГБ для разработки
Longhorn	900 ГБ
Maverick2	32 ГБ p100/v100 60 ГБ gtx

Выполнять задания из временной файловой системы каждого ресурса

Каждый ресурс TACC (кроме Maverick2) имеет собственную файловую систему Scratch, /scratch , доступную с помощью переменной среды $SCRATCH и псевдонима cds.

Файловые системы Scratch не являются общими для всех производственных систем TACC, а относятся только к одному ресурсу. Файловые системы Scratch не имеют квот ни на количество файлов, ни на размер файлов, но подлежат периодической и незапланированной очистке файлов, если общее использование диска превышает порог безопасности.

Сотрудники TACC рекомендуют запускать задания из файловой системы $SCRATCH вашего ресурса, а не из глобальной файловой системы $WORK. Чтобы запускать свои задания из $SCRATCH , скопируйте (подготовьте) весь исполняемый файл/пакет вместе со всеми необходимыми входными файлами задания и/или необходимыми библиотеками в каталог вашего ресурса $SCRATCH.

Вычислительные узлы не должны ссылаться на файловую систему $WORK, за исключением случаев, когда это требуется для промежуточного ввода или вывода данных, а также только до или после заданий.

Ваш сценарий задания также должен направлять выходные данные задания в локальный рабочий каталог:

Избегайте записи одного файла на процесс

Если ваша программа регулярно записывает данные на диск от каждого процесса, например, для создания контрольных точек, избегайте записи вывода в отдельный файл для каждого процесса, так как это быстро приведет к перегрузке сервера метаданных. Вместо этого используйте библиотеку, такую как hdf5 или netcdf, для записи одного параллельного файла для контрольной точки. Однократное создание одного файла для каждого процесса (например, в конце вашего запуска) менее опасно, но даже в этом случае вам следует рассмотреть возможность создания параллельных файлов.

В качестве альтернативы вы можете записать эти файлы для каждого процесса в каталог /tmp каждого вычислительного узла, см. ниже.

Избегайте повторного чтения/записи в один и тот же файл

Задания, которые имеют несколько задач для чтения и/или записи в один и тот же файл, часто приостанавливают рассматриваемый файл в открытом состоянии, чтобы приспособиться к происходящим с ним изменениям. Пожалуйста, убедитесь, что ваши операции ввода-вывода не направляются на один и тот же файл повторно. Вы можете использовать /tmp на узле для хранения этого файла, если этого условия нельзя избежать. Если вам требуются операции с общими файлами, убедитесь, что ваш ввод-вывод оптимизирован.

Если вы предполагаете, что нескольким узлам или процессам потребуется параллельная запись в один файл (то есть в один файл с несколькими авторами/коллективными авторами), отправьте запрос в службу поддержки для получения помощи.

Контролируйте квоты файловой системы

Если ваша файловая квота в файловой системе $WORK или $HOME почти исчерпана, ваше задание может завершиться ошибкой из-за невозможности записи вывода, и это вызовет нагрузку на файловую систему при попытке записи сверх квоты. Важно следить за использованием дисков и файлов на всех ресурсах TACC, для которых у вас есть выделение.

Отслеживайте квоты и использование файловой системы с помощью команды taccinfo. Этот вывод отображается всякий раз, когда вы входите в ресурс TACC.

Главные исследователи могут отслеживать использование выделенных ресурсов через пользовательский портал TACC в разделе «Распределения->Проекты и распределения». Имейте в виду, что цифры, отображаемые на портале, могут отставать от последних данных об использовании. Балансы проектов и распределения также отображаются при входе в командную строку.

Чтобы в любое время отобразить сводку балансов вашего проекта TACC и дисковых квот, выполните:

Управление данными в памяти, а не на диске

При необходимости манипулируйте данными в памяти, а не с файлами на диске. Это означает:

Для неважных данных, которые не нуждаются в резервном копировании, обрабатывайте эти данные непосредственно в памяти.
Все команды на промежуточных этапах обрабатывайте непосредственно в памяти, а не создавайте для них дополнительные файлы сценариев.

Разметка больших файлов по $SCRATCH и $WORK

При передаче или создании больших файлов важно чередовать принимающий каталог. См. соответствующие разделы «Разметка больших файлов» в руководствах пользователя Stampede2 и Frontera.

Сотрудники TACC разработали ОООПС, систему оптимальной защиты ввода-вывода от перегрузки, простой в использовании инструмент, помогающий пользователям высокопроизводительных вычислений оптимизировать объемные запросы ввода-вывода и уменьшить влияние заданий с большим объемом операций ввода-вывода. Если ваши задания связаны с особенно большим количеством операций ввода-вывода, вы должны использовать инструмент ОООПС для управления этими операциями ввода-вывода.

Использование ОООПС может значительно замедлить вашу работу, если ваша работа связана с большим количеством операций ввода-вывода.

Модуль OOOPS в настоящее время установлен на ресурсах TACC Frontera и Stampede2.

Функции

Модуль ОООПС предоставляет две функции "set_io_param" и "set_io_param_batch" для заданий с одним узлом и заданий с несколькими узлами соответственно. Эти команды регулируют максимально допустимую частоту вызовов функций «open» и «stat» на всех вычислительных узлах, участвующих в выполняющемся задании. Выполните эти две команды в сценарии задания Slurm или в сеансе idev.

Эти функции предписывают системе модулировать операции ввода-вывода вашего задания, тем самым снижая влияние на указанную файловую систему. Для обеих функций используйте «0», чтобы указать файловую систему $SCRATCH, и «1», чтобы указать файловую систему $WORK. Примечание: эти индексы могут быть изменены. См. параметр справки каждой команды, чтобы убедиться в правильности параметров:

Укажите частоту вызовов функций "open" и "stat", от наименьшего к наибольшему, с "низкой", "средней" или "высокой".

Как использовать ОООПС

Сначала загрузите модуль " ooops " в свой сценарий задания или сеанс idev, чтобы развернуть ОООПС. Затем установите частоту операций ввода-вывода с помощью команды set_io_param или set_io_param_batch.

Пример: одноузловое задание на $SCRATCH

Чтобы отключить регулирование файловой системы $SCRATCH для отправленного задания, выполните следующую команду на узле входа или в сеансе idev во время выполнения задания:

Пример: многоузловое задание на $SCRATCH

Чтобы отключить регулирование файловой системы $SCRATCH для отправленного задания, вы можете запустить следующую команду (на узле входа) после отправки задания:

Предупреждение ввода-вывода

Если ОООПС обнаружит в вашем задании интенсивную работу ввода-вывода, оно распечатает предупреждающие сообщения и создаст отчет об открытии/статистическом вызове после завершения задания. Чтобы включить создание отчетов, загрузите модуль OOOPS на узле входа, а затем отправьте пакетное задание. Функция создания отчетов не будет активирована, если модуль загружен в пакетном сценарии.

Разработчики

С любыми вопросами, связанными с OOOPS, обращайтесь к разработчикам ОООПС, Лей Хуан и Си Лю.

Для заданий, в которых используется большое количество модулей Python или используются локальные установки Python/Anaconda/MiniConda, персонал TACC предоставляет дополнительные инструменты, помогающие управлять операциями ввода-вывода, вызванными вызовами библиотек и модулей.

В Stampede2 и Frontera: загрузите модуль " python_cacher " в свой скрипт задания:

Эта библиотека будет кэшировать модули Python на локальный диск, поэтому программы Python не будут постоянно извлекать модули из файловых систем "/scratch" или "/work".

В случае, если python_cacher не работает, вы можете скопировать каталог Python/Anaconda/MiniConda в локальный каталог /tmp каждого вовлеченного вычислительного узла для конкретного задания.

Stampede2 и Frontera: чтобы отслеживать все ваши операции ввода-вывода в ходе вашей работы, вы можете использовать другой инструмент TACC, «iomonitor», который будет сообщать о «open()» и «stat()». звонки во время выполнения вашей работы. Поместите следующие строки в сценарий отправки задания после команд Slurm, чтобы обернуть исполняемый файл:

Файлы журнала будут созданы во время выполнения задания в рабочем каталоге с префиксом " log_io_*. "

Примечание. Поскольку инструмент iomonitor сам по себе может генерировать множество файлов, мы настоятельно рекомендуем вам профилировать свою работу, начиная с тривиальных случаев, а затем увеличивая количество узлов/задач до желаемого.

Пожалуйста, не стесняйтесь отправить заявку в службу поддержки, если вам нужна дополнительная помощь.

Сьюзан Уорд писала о малом бизнесе для The Balance Small Business в течение 18 лет.Она руководила консалтинговой фирмой в области ИТ, а также разработала и провела курсы по продвижению малого бизнеса.

Джулиан Биндер — специалист по проверке фактов, исследователь и историк. Они были лауреатами Книжной премии по североамериканским исследованиям (2016, 2017) и имеют предыдущий опыт работы научным сотрудником. Они также работали писателями и редакторами в различных компаниях и публиковали работы по культурологическим исследованиям в академическом журнале.

Управление документами — это процесс обработки документов таким образом, чтобы информация могла создаваться, совместно использоваться, систематизироваться и храниться эффективно и надлежащим образом. Таким образом, изучение того, как создать систему управления документами, имеет решающее значение для бизнеса.

Многие компании имеют дело с важной информацией, которую необходимо обеспечить безопасностью и конфиденциальностью или быстро получить к ней доступ. В таких случаях необходима бесперебойно работающая система управления документами. Но даже если ваш бизнес носит более случайный характер, все равно важно вести надлежащий учет для учета и эффективности.

Узнайте больше о том, как создать систему управления документами, которая наилучшим образом соответствует потребностям вашего бизнеса.

Параметры системы управления документами

В наши дни большинство компаний удобно работают с цифровыми документами и используют программы с функциями хранения и управления. Нет недостатка в общем и отраслевом программном обеспечении или приложениях для управления документами, специально разработанных для улучшения работы вашего бизнеса с электронными файлами. Например, отели могут по-прежнему иметь реестр в книжном стиле при регистрации и могут по-прежнему запрашивать подпись на счете бумажной кредитной карты, но за кулисами отели используют OPERA для управления номерами, ведения заметок и выставления счетов. Варианты оплаты, такие как Square и Venmo, все чаще используются в розничной торговле и сфере услуг, что также устраняет необходимость в бумажном учете.

Однако многим малым предприятиям приходится иметь дело со старомодными данными в бумажных и электронных файлах, а в некоторых случаях доля бумажных данных намного больше.

Преобразование бумажных документов в цифровые форматы

Одним из решений проблемы смешанной среды данных может быть использование системы обработки изображений для преобразования всех документов вашей компании в электронные файлы. В зависимости от типа данных и документов, с которыми вы работаете, это может быть относительно простым процессом или требовать некоторого творчества и специальных подходов.

Например, небольшой розничный магазин, который управляет чеками и товарными запасами, может преобразовать бумажные документы в электронные таблицы с дополнительными трудозатратами по вводу данных. С другой стороны, кабинету дантиста, который ведет записи о состоянии здоровья пациентов, счетах, рентгеновских снимках и т. д., вероятно, потребуется более надежный метод для преобразования их многочисленных бумажных файлов в цифровые форматы, например, найм подходящего для бизнеса услугу сканирования документов или приобретение программного обеспечения для сканирования, способного передавать изображения с высоким разрешением.

Шаги к системе управления документами

Независимо от того, работаете ли вы в цифровой среде или в гибридной среде с цифровыми и бумажными документами, настройка системы управления документами состоит из трех шагов:

Создайте план управления документами.
Реализовать план управления документами.
Выполнить.

Первый шаг является наиболее подробным, поэтому давайте рассмотрим его подробнее.

Создание плана управления документами

На первом этапе необходимо ответить на следующие четыре вопроса:

Каковы правила создания документов?

Счета-фактуры, письма-напоминания об оплате, рекламные брошюры, электронная почта, балансовые отчеты, электронные таблицы, отчеты — все компании создают различные документы в ходе ведения и отслеживания бизнеса. А чтобы все было организовано, всем предприятиям необходимо установить правила создания документов.

Есть ли собственные шаблоны для некоторых ваших стандартных деловых документов, таких как письма и счета, и где они находятся?
Существует ли внутреннее руководство по стилю, которому нужно следовать?
Должны ли новые документы ставиться с датой или отметкой времени?
Какие процедуры необходимо соблюдать для совместного использования или просмотра документов?

Для некоторых малых предприятий важны только то, где находятся шаблоны различных деловых документов и как их использовать. Но если создание документов в рамках вашего бизнеса предполагает совместную работу, просмотр или обновление документов разными людьми, вам потребуется некоторое время, чтобы решить, как это сделать, чтобы обеспечить эффективность и согласованность.

Документы Google – это отраслевой стандарт для совместных проектов, поскольку он предлагает различные варианты управления разрешениями, просмотра правок и иного обмена одним документом между несколькими людьми с установленными проверками безопасности.

Как будут храниться документы?

Есть расходы, связанные с хранением, и самой крупной из них для большинства малых предприятий, вероятно, является стоимость времени, потраченного впустую, когда люди ищут документы. Итак, вопрос: как будут поданы документы? Ключом к подаче документов является соблюдение передовой практики управления файлами. Очень важна четкая и простая в использовании система.

Вам также необходимо знать, как вы будете архивировать документы. Как вы будете обрабатывать файлы, которые устарели или готовы к перемещению на второй план в вашей системе управления документами?

Например, в начале каждого года вы должны просматривать различные файлы, связанные с работой, на своем компьютере, отсеивая те, которые больше не актуальны, и создавая новые папки, маркированные по годам и темам, перемещая файлы по мере необходимости. Вы можете сделать то же самое с бумажными файлами; несложно удалить старые документы из файловой папки и создать новый со словом «Старый» в названии. Некоторое программное обеспечение предлагает параметры автоматического архивирования.

«Хранилище» в цифровой среде может быть облачным или на локальных серверах, но для хранения бумажных документов вам потребуется физическое место на объекте или, как во многих юридических конторах, которым предписано хранить невыполненные клиентские файлы, вам может понадобиться арендовать складское помещение.

Как можно упростить поиск документов?

Этот вопрос лежит в основе вашей системы управления документами. По некоторым оценкам, поиск недостающего документа обходится компании в среднем в 120 долларов США, а его замена — в 220 долларов США.

Еще раз повторим, что правильная практика подачи документов может значительно помочь в решении проблемы. Если вы настроите надежные процедуры и протокол, например последовательное соблюдение строгих соглашений об именах, документы будет намного проще найти.

И независимо от того, являетесь ли вы индивидуальным предпринимателем или владельцем компании с сотрудниками, вам следует создать список местоположений файлов, который будет напоминать пользователям, где находятся определенные типы файлов, и помогать людям знать, где их найти. Не забудьте указать, будет ли файл находиться в вашей компьютерной системе, на внутреннем сервере, в облаке или храниться в физическом месте, например в картотеке. Например, предположим, что вы используете изображения, видео или даже бумажные фотографии в своем бизнесе. Запись в вашем списке местоположений файлов может быть:

Цифровые изображения/видео: компьютер (или сервер) — диск E:/photos — файл в соответствующей папке темы.
Бумажные фотографии: картотечный шкаф 3 — фотографии — альфа по темам

Общие сетевые или облачные диски должны быть помечены в соответствии с содержимым, как и ящики картотеки.

Как сделать и защитить документы?

Первой линией защиты документов является физическая защита самих офисных помещений. На всех предприятиях, даже на дому, должны быть установлены системы безопасности.

Компаниям также могут понадобиться другие устройства безопасности, например решетки на окнах, камеры видеонаблюдения или службы патрулирования. Вы можете тратить сколько угодно времени на создание паролей и шифрование файлов, пытаясь защитить свои электронные файлы, но не имеет большого значения, если кто-то может просто зайти и украсть ваш компьютер.

Дополнительные меры безопасности документов включают:

Запирание всех картотечных шкафов в нерабочее время (и во время обеда, если нет надежного человека)
Регулярное резервное копирование электронных документов, желательно вне офиса, во избежание уничтожения ваших бизнес-данных в результате стихийных бедствий.
Ограничение доступа пользователей к определенным документам, приложениям и папкам на любых компьютерах с общим доступом
Предотвращение воровства сотрудников путем проверки биографических данных и рекомендаций в рамках процесса найма.

Внедрение и выполнение

После того как вы создали свой план управления документами, ответив на приведенные выше вопросы, вы готовы его реализовать. Убедитесь, что весь ваш персонал знает детали системы управления документами вашей компании и что все соблюдают соответствующие процедуры при создании, хранении и извлечении документов.

Вы также должны быть уверены, что все, кто получает доступ к документам и использует их в вашей организации, последовательно именуют и хранят документы надлежащим образом. Регулярно проводите выборочные проверки, чтобы проверить, можно ли легко найти определенные файлы, и защититься от неправильного заполнения. Даже случайная небрежность может вывести из строя всю систему.

Вы можете настроить систему управления документами за один день, но ключом к ее успеху будет последовательное внедрение в течение долгого времени. Награды огромны — вы сэкономите кучу времени и обретете душевное спокойствие.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Какая система управления документами самая лучшая?

Не существует единой системы, которая подходила бы для всех предприятий. Ключ в том, чтобы понять потребности вашего бизнеса, а затем применить наиболее подходящие методы. Некоторые факторы, которые следует учитывать, включают:

Масштаб ваших операций (сколько документации будет храниться)
Диапазон типов данных и информации, которыми вам необходимо управлять.
Как используются ваши документы и как часто к ним нужно обращаться.
Требуемый уровень безопасности
Ваш бюджет — можете ли вы нанять специализированную службу или приобрести высококачественное программное обеспечение или будете управлять своими силами?

Считается ли SharePoint системой управления документами?

Короче говоря, да, но с оговоркой: продукт Microsoft Office не предназначен для работы в качестве системы управления документами для малого бизнеса и должен быть реализован тщательно и правильно для интеграции с вашими операциями. SharePoint имеет возможность хранить, защищать и управлять документами, а также включает функции совместной работы и архивирования.

Вы тратите слишком много времени на поиск компьютерных файлов? Цифровая революция привела к тому, что наши компьютеры и серверы раздулись от старой, бесполезной и избыточной информации. Поскольку хранение стало дешевым, многие компании решают эту проблему, покупая дополнительное место на жестком диске.

Но… цена плохого управления компьютерными файлами — это не только большие затраты на приобретение и обслуживание дополнительного места для цифрового хранения. Вы также должны учитывать:

Потеря производительности при поиске нужного файла
Риск использования устаревшей информации.
Риск того, что файлы не будут включены в обычные процедуры резервного копирования
Проблемы, связанные с общим доступом к файлам и разрешениями безопасности

Без ИТ-политик и процедур управления компьютерными файлами сотрудники будут хранить файлы по-своему, используя систему, которая им подходит. Но это может быть не лучшим способом для всех в компании, и по мере роста вашей компании проблема, скорее всего, будет только усугубляться.

Вопросы управления компьютерными файлами

1. Место хранения файлов

Ответ может быть где угодно, КРОМЕ компьютера или ноутбука сотрудника, потому что эти устройства обычно не резервируются. У вас может быть несколько вариантов хранения файлов, но выбор одного основного места поможет людям выработать хорошие привычки сохранения компьютерных файлов. Популярные варианты включают:

Google Диск, входящий в состав Google Workspace.
Dropbox, Box, AWS, Adobe Cloud, ICloud Drive или другие облачные решения для хранения документов
Если вы не понимаете различий между SharePoint и OneDrive, вы не одиноки!

Где бы ни хранились файлы, убедитесь, что у вас есть надежные процедуры резервного копирования и восстановления. Да, облако автоматически создает резервные копии ваших электронных файлов, но только на короткое время. Если вы вовремя не заметите, файлы будут удалены.

Вместо того, чтобы отправлять документы по электронной почте в виде вложений, вы также можете рассмотреть возможность использования общих почтовых ящиков и списков рассылки.

2. Доступ к файлам и роли безопасности

Как компания, предоставляющая ИТ-услуги в Мичигане, мы всегда думаем о безопасности данных. Как правило, большинству рабочих ролей назначаются аналогичные роли безопасности. Поэтому, когда дело доходит до создания папок с файлами, обычно имеет смысл организовывать папки с файлами по функциям работы:

Бухгалтерский учет
Консалтинг
Инженерия
Отдел кадров
Маркетинг
Производство
Продажи

Конечно, вам понадобятся вложенные папки в каждой области. Рекомендуется проработать структуру на доске.

3. Иерархия папок и жизненный цикл документа

При создании файловой иерархии с вложенными подпапками полезно заранее подумать о том, как долго вам потребуется активный доступ к этой информации. Например:

В бухгалтерии вы можете сначала создать вложенные папки по годам, потому что после закрытия финансового года эти файлы можно переместить в архивный файл, а затем в цифровое холодное хранилище.
В маркетинге вы можете создавать подпапки по кампаниям и/или типам файлов. Определенные программные файлы могут требовать своего собственного местоположения. Например, у вас может быть папка с изображениями или папка для определенных типов файлов.
В продажах или консалтинге может иметь смысл создавать подпапки по имени клиента, а затем помещать проекты в эту подпапку.

Возможно, вы также захотите создать иерархию папок, в которой будут использоваться числа, чтобы обеспечить согласованность папок.

4. Соглашения об именах файлов

У каждой компании есть свои уникальные требования в этом отношении. Мы обнаружили, что лучше всего для нас работает создание имен файлов, которые переходят от общего к конкретному.В документе о политиках и процедурах ИТ рекомендуется создать легенду документа, чтобы люди могли интерпретировать имена файлов.

Например, для компании, занимающейся разработкой веб-сайтов, имя файла может быть примерно таким:

КЛИЕНТ-ПРОЕКТ-ФАЙЛ-ВЕРСИЯ-ПРОВЕРКА

Поэтому имя файла может выглядеть так:
ABC-WEB-Services-V3-RJS.docx

Когда файл окончательно одобрен, легко узнать, какой файл является самым последним, и удалить остальные.

5. Шаблоны документов

В предыдущем посте мы рассказали, как легко использовать шаблоны Microsoft Word для создания документов профессионального и согласованного вида. Но поскольку шаблоны и темы Microsoft хранятся на жестких дисках сотрудников, необходимо предпринять дополнительные шаги, чтобы несколько человек могли совместно использовать и обновлять шаблон основного файла.

Чтобы поделиться шаблоном документа со всей компанией, мы рекомендуем хранить нередактируемый «основной» шаблон в общем месте, чтобы сотрудники могли его загрузить. Затем сохраните еще одну версию на сайте Team или SharePoint, чтобы участники группы могли постоянно улучшать шаблон в своей рабочей группе. Ваш поставщик ИТ/администратор Microsoft 365 также может отправлять шаблоны отдельным пользователям.

6. Рассмотрение конфиденциальных файлов

Многие компании хранят электронную информацию, содержащую конфиденциальную информацию: медицинскую информацию, личные контактные данные, номера социального страхования, пароли и т. д. Независимо от того, требуется ли это по закону или нет, крайне важно принимать дополнительные меры для защиты этой информации. Невыполнение этого требования ставит вас в юридическую и финансовую опасность. Проконсультируйтесь с ИТ-специалистом о шагах, которые вы можете и должны предпринять для защиты этой информации.

7. Архивирование, хранение и очистка файлов

Хранение «всего» увеличивает объем вашей ИТ-среды, однако существуют бизнес-записи, которые необходимо хранить в течение длительного времени. Shred-It предлагает полезное руководство по сохранению бизнес-записей (нажмите, чтобы открыть). Вам следует связаться с юристом и/или бухгалтером, чтобы получить индивидуальную консультацию о требованиях к хранению деловой документации.

Дополнительные ресурсы

Управление компьютерными файлами — БОЛЬШАЯ тема. Вот несколько дополнительных ресурсов, которые могут помочь вам найти лучший способ организации файлов и папок на компьютере.

PC Magazine – энциклопедия файлов и папок
GCF Global — работа с файлами
Применить — передача файлов между телефоном и компьютером

Как Eclipse Consulting может помочь

Как ваш поставщик ИТ-услуг, мы можем помочь справиться с цифровым хаосом несколькими способами:

Решение о том, где хранить файлы (на сервере в офисе или в облаке)
Помощь в выборе платформы облачного хостинга
Определение потребностей в производительности при выборе локального компьютерного сервера
Создание расписания архивации файлов
Создание процедур резервного копирования и восстановления
Выявление и удаление повторяющихся записей

Уже более 20 лет мы предоставляем технологические решения, поддержку и услуги растущим компаниям в Детройтском метро. Позвольте нам показать вам разницу, которую мы можем сделать для вас.

Узнайте, как партнер Office 365 может повысить эффективность вашего бизнеса, или запросите БЕСПЛАТНУЮ сессию по стратегии в области ИТ.

Часто задаваемые вопросы

Что такое хорошая система управления компьютерными файлами?

Создайте файловую иерархию и жизненный цикл документа. Вам также следует учитывать соглашения об именах файлов.

Где я могу управлять своими файлами?

Вы можете управлять своими файлами в:
-OneDrive для бизнеса, входящем в вашу подписку на Office 365
- Google Диске, который входит в состав G-Suite
- локальных компьютерных серверах
>-Dropbox, Box, AWS, Adobe Cloud, ICloud Drive или другие облачные решения для хранения документов

Нужно ли моим сотрудникам использовать такое же управление файлами?

Меньше бумаги — выше эффективность. Правильное решение для управления документооборотом позволит вам уменьшить зависимость от бумаги и в то же время кардинально изменить методы работы. В Affinity мы страстно выступаем за позитивные организационные изменения. Наша команда опытных юристов, тренеров и консультантов на собственном опыте убедилась в преобразующей силе открытия правильного способа управления электронными документами, электронной почтой и файлами.

ОРГАНИЗАЦИЯ

Всегда получайте необходимую информацию — когда и где она вам нужна.Посмотрим правде в глаза: вам нужны цифровые файлы, которые так же функциональны и полны, как бумажные файлы, и вам нужна возможность находить и получать доступ к этим файлам из любого места, где вы хотите вести бизнес. В Affinity мы работаем с вами, чтобы кардинально изменить способы сохранения и доступа к документам и электронной почте, значительно сократив при этом объем бумаги.

ПРОИЗВОДИТЕЛЬНОСТЬ

Наш целостный подход к управлению документами, не зависящий от поставщиков, учитывает как процессы, так и продукты. Мы начинаем с отображения ваших процессов, а затем помогаем вам выбрать, внедрить и настроить программное обеспечение, которое подходит именно вам. Наш глубокий отраслевой опыт гарантирует, что вы получите лучший совет, самое экономичное решение, лучшее обучение и плавное развертывание. Ваша команда сделает больше с меньшим стрессом. У вас будет возможность безопасного доступа к полным файлам дел из любой точки мира, где есть подключение к Интернету, а не только из офиса. Многие решения для управления документами даже предлагают возможность совместного использования избранных файлов и папок через безопасный клиентский портал.

ЭФФЕКТИВНОСТЬ

Экономьте время, сокращайте расходы и сокращайте количество отходов. Благодаря хорошо продуманной системе управления документами ваша команда больше никогда не будет тратить часы на поиск неуловимого бумажного или электронного файла. Больше не нужно будет сохранять файлы и электронные письма на жесткие диски или карты памяти. Вместо этого у вас будет возможность быстро и легко находить документы и получать к ним доступ, и вам никогда не придется помнить о сохранении последней версии в «главном» расположении файла.

НАЧАТЬ ПРЯМО СЕЙЧАС

Запросить консультацию

Службы хранения и обмена файлами могут стать сердцем гибридной стратегии совместной работы. Мы тестируем и оцениваем лучших претендентов, чтобы помочь вам сделать правильный выбор для вашего бизнеса.

Связанные облачные хранилища файлов для бизнеса:

Наши 10 лучших вариантов

Лучше всего для расширенных потребностей в хранении

Запустить бизнес

Egnyte Business – это продуманная и комплексная платформа для безопасного облачного хранения и обмена данными. Функциональность централизованного хранения файлов и непревзойденная надежность позволили этому решению получить награду «Выбор редакции».

Лучшее для клиентов Microsoft 365

Microsoft OneDrive для бизнеса

Простой выбор для компаний, ориентированных на Microsoft, Microsoft OneDrive для бизнеса увеличивает количество типов файлов, которые он может просматривать. Искусственный интеллект делает доступ к недавно отредактированным и наиболее важным файлам, папкам и проектам более быстрым и интуитивно понятным.

Подходит для небольших групп или удаленных сотрудников

Команда IDrive

IDrive Team — хороший выбор для резервного копирования в облако для малого бизнеса. Он обладает надежным набором функций, сквозным шифрованием данных и подходит как для небольших офисов, так и для распределенных сотрудников или удаленных команд.

Лучше всего для совместной работы

Совместная работа с контентом Citrix

Citrix Content Collaboration – это проверенное временем облачное решение для хранения данных, ориентированное на бизнес, которое было тщательно преобразовано в развивающуюся платформу для совместной работы с упором на безопасность.

Лучшее для интеграции и безопасности

Дропбокс для бизнеса

Dropbox Business представляет собой улучшенное облачное хранилище файлов для малого и среднего бизнеса. Он предлагает функции Smart Sync и Remote Wipe, а также уделяет особое внимание совместной работе.

Базовое резервное копирование конечных точек малого бизнеса

Резервное копирование Backblaze для бизнеса

Backblaze предлагает привлекательный и доступный сервис резервного копирования в облаке для бизнеса. С точки зрения настройки здесь не так уж много излишеств, но набор основных функций должен подойти большинству малых предприятий.

Лучшее для клиентов Google Workspace

Google Диск для предприятий

Google Drive Enterprise теперь обеспечивает эффективную совместную работу и совместимость с набором продуктов Microsoft Office. Гибкая схема ценообразования, при которой подписчики платят только за учетные записи и хранилище, которые они используют, понравится стартапам и малым и средним предприятиям. Интеллектуальный поиск и организационная функция на основе искусственного интеллекта.

Лучше всего для безопасных рабочих процессов

Коробка (для бизнеса)

Box (для бизнеса) прошел долгий путь в сфере бизнеса. Услуга включает в себя безопасное хранилище файлов и множество вариантов рабочего процесса, контроля данных и соответствия требованиям. Компаниям, которые хотят наложить автоматизацию процессов на файловое хранилище, стоит внимательно присмотреться к Box (для бизнеса).

Лучшая дешевая альтернатива Amazon S3

Горячее облачное хранилище Wasabi

Wasabi Hot Cloud Storage стремится соответствовать функциональности и производительности хранилища Amazon S3, но при гораздо более низкой цене, без платы за вход и выход и с более быстрой загрузкой и загрузкой. Вот корпоративное решение, которое может подойти пользователям малого бизнеса.

Лучше всего для компаний из ЕС и Великобритании

Livedrive для бизнеса

Livedrive для бизнеса удовлетворяет базовые потребности в облачном хранилище и резервном копировании и предназначен для небольших команд в Великобритании и ЕС. Хотя его цена немного высока, он дополняет службу хранения интуитивно понятным клиентом, хорошей поддержкой мобильных устройств и двухфакторной аутентификацией.

С 1982 года компания PCMag протестировала и оценила тысячи продуктов, чтобы помочь вам принимать более обоснованные решения о покупке. (Прочитайте нашу редакционную миссию.)

Облачное хранилище — это гораздо больше, чем просто место для хранения данных вашей компании. Конечно, это еще одна буква диска, с помощью которой пользователи могут обмениваться файлами, но благодаря управляемой облачной службе эти платформы предлагают несколько других возможностей, недоступных локальному хранилищу. Мы говорим о таких вещах, как эластичная емкость, встроенное редактирование с многопользовательским управлением версиями и усиленная безопасность. Большинство из них также предлагают интеграцию приложений с остальной частью вашего портфеля облачных услуг, особенно с другими поставщиками хранилищ и резервного копирования для бизнеса.

Если ваши сотрудники все еще работают из дома из-за пандемии, и особенно если это может стать постоянным, ресурс облачного хранилища — это основной компонент при создании гибридного рабочего онлайн-пространства для совместной работы. Это также полезно, если вы переходите на полноценную среду «рабочий стол как услуга» (DaaS). Вам понадобится один из них не только для хранения и организации ваших данных, но и для обеспечения базовой совместной работы, особенно защиты данных и детальных разрешений. Интеграция означает, что даже если основная работа выполняется в другом приложении, таком как Salesforce или Slack, все эти преимущества остаются в силе.

К сожалению, такая же широта возможностей также может представлять трудности. Огромное количество функций, которые предлагают поставщики, чтобы конкурировать и дифференцироваться, может затруднить выбор того, что вам нужно. Тем не менее, есть несколько ключевых соображений, которые нужны всем. Например, любое облачное хранилище для бизнеса должно быть доступным, отслеживаемым и безопасным. Это означает доступ из любого места через облако, журнал того, кто и когда получал доступ, а также службу, которая защищает данные с помощью контроля доступа, резервного копирования и шифрования.

Лучшие предложения облачных хранилищ на этой неделе*

*Предложения выбираются нашим партнером TechBargains

iDrive Small Business: облачное резервное копирование объемом 5 ТБ — 24,88 долларов США(цена по прейскуранту – 99,50 долларов США)
DropBox Business: бесплатная 30-дневная пробная версия — от 12,50 долларов США в месяц

На уровне ИТ администраторы должны знать, в каком облаке хранятся их данные и где расположены эти центры обработки данных. Это может быть пугающим не только потому, что некоторые поставщики неохотно делятся этой информацией, но и потому, что многие решения полагаются на реселлеров с добавленной стоимостью (VAR) для производства своих ресурсов облачного хранилища. Это создает внутреннюю трясину, в которой может быть трудно определить, где хранятся биты. Мы обсудим все эти вопросы более подробно ниже.

Что дает общий доступ к файлам бизнес-класса?

Преимуществом этого постоянно растущего списка функций является то, что разумные организации могут находить новые и творческие способы использования своей инфраструктуры хранения данных. Облачное хранилище означает, что вы можете настроить службу так, чтобы она действовала как облегченная система управления документами или даже как менеджер рабочих процессов, который контролирует, как ваши данные проходят через цепочку пользователей. Или вы можете сосредоточиться на функциях совместной работы и обмена файлами, чтобы сотрудники могли редактировать одни и те же файлы в командной среде, защищая свою работу с помощью управления версиями.

Загвоздка в том, что эффективная настройка требует планирования, особенно когда эта настройка связана с важными рабочими процессами. Тот факт, что поставщик систем хранения данных предлагает длинный список функций, не означает, что вы автоматически воспользуетесь всеми преимуществами. Знание того, какие функции будут работать лучше всего и в какой комбинации, может быть запланировано только вами, вашим ИТ-персоналом и вашими бизнес-менеджерами.

Сначала сосредоточьте усилия по планированию только на ключевых рабочих процессах и начните с малого. Обратите внимание на основные возможности, особенно на надежный доступ, эффективное резервное копирование, безопасное хранилище и управление пользователями и группами. Как только вы поймете, как вы хотите, чтобы все это работало, когда ваши работники так широко распределены, вы можете перейти к автоматизированному рабочему процессу, совместной работе и интеграции сторонних приложений. Иногда об интеграции основных приложений следует подумать раньше, например, если ваш бизнес стандартизирован на определенной платформе производительности. (т. е. магазины Google выберут Google Диск, а магазины Microsoft 365, скорее всего, выберут OneDrive).

Простая «подключаемость» к другим вашим приложениям

Если у вас нет такой очевидной цели интеграции, как Google Workspace, хорошая новость заключается в том, что облако упростило взаимодействие различных поставщиков друг с другом с помощью открытых стандартов. В наши дни вы можете смешивать и сочетать решения облачного хранения с длинным списком современных систем повышения производительности и управления документами.Если вам нужно зайти так далеко, чтобы сделать какое-то пользовательское кодирование, то большинство поставщиков предлагают REST API, чтобы вы могли как обмениваться данными, так и вызывать функции между различными службами приложений. Если все, что вам нужно, — это более качественная автоматизация, то такие сервисы, как IFTTT или Zapier, могут позволить любому создать автоматизацию для приложений с довольно низкой кривой обучения.

Компании, занимающиеся облачными технологиями, также видят ценность функциональной совместимости, хотя в первую очередь пытаются решить эту проблему в отношении ценных категорий клиентов и вертикалей. Такие поставщики, как Microsoft и Salesforce, например, имеют огромные партнерские экосистемы с большими каталогами целевых предложений услуг. Партнер берет основные продукты компании, такие как Microsoft 365, и создает функции интеграции и рабочего процесса, используя этот продукт и одну или несколько сторонних облачных служб. Эти решения созданы для привлечения определенных видов бизнеса или вертикалей.

Например, поставщик X может создать комплексное решение по управлению арендой для компаний, управляющих недвижимостью в крупных городах. Это решение может использовать базу данных списков свойств, связанную с Salesforce CRM. Эта ссылка будет сопоставлять недвижимость с потенциальными арендаторами. Оттуда он может автоматически сопоставлять тип арендатора и тип собственности с нужным шаблоном аренды, хранящимся в другой базе данных, договоре или системе управления документами. Эти договоры аренды заполняются с помощью редактируемых PDF-документов, которые попадают в рабочий процесс утверждения либо в системе Salesforce, либо в какой-либо другой продуктивной среде, например Google Workspace или Microsoft 365.

Конечно, чем больше сторонних сервисов использует подобное решение, тем выше цена за пользователя в месяц. Но тот факт, что вы можете собрать такое индивидуальное решение, используя только подключаемую архитектуру облачных сервисов, привлекателен, поскольку позволяет довольно легко менять поставщиков услуг.

Поэтому, если вы хотите использовать облачное хранилище особым образом, обязательно проведите необходимое планирование, чтобы точно понять, какие настраиваемые настройки и рабочие процессы вам понадобятся. Но как только это будет сделано, не думайте, что вам нужно будет построить все это самостоятельно. Вместо этого сначала ознакомьтесь с торговыми площадками приложений для интеграции и добавления ценности, доступными у ваших основных поставщиков приложений, а также предлагаемых службой хранения. Возможно, кто-то уже разработал для вас идеальное комплексное решение, и это дешевле и проще, чем развертывание собственного.

Хранение и совместное использование

Одна из причин появления новых полезных функций заключается в том, что объем хранилища в облаке в значительной степени является спорным вопросом. Многие покупатели начинают сосредотачиваться в основном на емкости хранилища поставщика и на том, сколько они получат за сколько долларов. Это, безусловно, все еще нужно учитывать, но в целом пространство для хранения сейчас более доступно, чем когда-либо, а цены медленно снижаются. Что касается емкости, то большинство поставщиков облачных хранилищ предлагают большой объем хранилища на различных уровнях. Несколько терабайт (ТБ) стали обычным явлением и больше не являются большим отличием между услугами, особенно теперь, когда добавление емкости хранилища стало простым и дешевым.

Если вам внезапно понадобились дополнительные 100 ГБ пространства для быстрого проекта, большинство поставщиков облачных хранилищ позволяют добавить эту емкость простым нажатием нескольких кнопок выбора. Это не только даст вам новое пространство, но и автоматически повысит стоимость подписки. Более того, как только проект будет завершен и вам больше не понадобятся эти 100 ГБ, вы сможете так же легко снова снизить как емкость, так и цену. Такой тип гибкой емкости удобен для поставщика облачных хранилищ и почти невозможен для локального ресурса.

Конечно, вся эта свобода может снова усложнить работу, особенно в крупной компании. Если емкость хранилища и тарифы на подписку скачут из-за того, что руководители отделов постоянно меняют свои требования, это может нанести ущерб долгосрочному бюджету. Обязательно настройте контроль над тем, кто может регулировать емкость (ваш ИТ-отдел должен играть ключевую роль), как следует сообщать о новых мощностях, каковы минимальные требования к безопасности и разрешениям, какие политики резервного копирования необходимо применять и как часто это можно делать. происходят в заданный период времени (ежеквартально, ежегодно и т. д.).

Посмотрите на эти детали

Все это рисует очень радужную картину, когда речь заходит о разработке собственной специализированной и высокораспределенной службы хранения. И хотя это правда, в деталях все еще скрывается несколько дьяволов. Важно выяснить, где именно находятся ваши данные. Некоторые поставщики имеют свои собственные центры обработки данных, в то время как другие передают свои хранилища в другое стороннее облако, часто Amazon Web Services (AWS) или аналогичный поставщик инфраструктуры как услуги (IaaS).

Это важный момент, который следует учитывать: подписываете ли вы соглашение об уровне обслуживания (SLA) с поставщиком облачных услуг, который непосредственно отвечает за инфраструктуру, или поставщик обязан другой стороне?Если это третья сторона, обязательно расследуйте эту фирму и изучите ее послужной список. Затем посмотрите на уровни обслуживания, которые он предлагает. Несмотря на то, что все основные игроки имеют определенный уровень гарантии безотказной работы, стоит отметить, что важным фактором является местоположение.

Сколько центров обработки данных есть у третьей стороны? Сколько из них являются местными, а сколько потенциально находятся в совершенно другом регионе? Если вы американская компания, покупка хранилища с серверами, размещенными только в Европе, не имеет особого смысла. Наконец, распределяются ли между ними ваши данные для большей надежности? Вы должны быть в состоянии легко определить эти ответы от целевого поставщика и указать, где вы хотите хранить свои данные, чтобы вы могли оптимизировать свое хранилище для скорости доступа и избыточности.

То, как ваши сотрудники будут получать доступ к своим файлам, не только важно, но и может сильно различаться в зависимости от поставщика. Функциональность совместного использования данных должна включать клиент синхронизации или какое-либо другое настольное программное обеспечение, которое находится на каждом ПК или клиенте и обеспечивает синхронизацию данных в облаке с локальными репликами. Но у некоторых вендоров могут быть и другие точки доступа. Например, все компании облачных хранилищ будут предлагать веб-клиент, но некоторые могут также сделать его основным клиентом. Может быть, это работает для вас, а может и нет, но это то, что вам нужно проверить перед фиксацией.

Мобильные устройства также представляют собой проблему. Многие из этих недавно распределенных сотрудников пытаются использовать личные устройства для работы, и многие из этих устройств являются мобильными. Есть ли у вашего поставщика хранилища мобильные клиенты? Если это так, вам нужно выяснить, какие платформы поддерживаются, а затем проверить, как работают эти клиенты. Синхронизация, например, должна работать по-разному для мобильных и настольных компьютеров, поскольку ресурсы процессора и хранилища устройств очень разные. Безопасность и доступ пользователей также будут работать по-разному, особенно если учетные данные пользователя включают типы устройств.

Еще одна вещь, которую следует помнить, это то, что вы не всегда будете получать доступ к своим данным напрямую через поставщика хранилища. Например, Microsoft OneDrive для бизнеса может синхронизироваться с Microsoft Teams, его платформой обмена сообщениями, а также с сайтами групп, которые являются частью его популярной платформы для совместной работы SharePoint Online. Таким образом, ваши пользователи могут работать с файлами в этих приложениях, а затем видеть, как они автоматически сохраняются в соответствующем облачном хранилище, в данном случае в OneDrive.

Для сравнения, Box (для бизнеса) предлагает полнофункциональный веб-клиент с поддержкой перетаскивания. Общие данные могут храниться в папках, созданных отдельными пользователями, или в папках группы, созданных и контролируемых руководителями групп или администраторами, но все это происходит в окне браузера. Чтобы реализовать это в другом приложении, потребуется больше усилий, если только Box не создаст интеграцию за вас заранее.

Для большинства реальных рабочих процессов вам потребуется какая-то версия папок рабочей группы, поэтому перед покупкой необходимо тщательно изучить, как это работает не только в интерфейсе поставщика хранилища, но и во всех связанных сторонних приложениях. Работая здесь с пользователями, чтобы определить, что им больше всего нравится и как они сегодня выполняют свою работу, вы сможете значительно упростить процесс принятия решения о покупке.

Вам необходимо определить, как работают папки пользователей и групп, а не только поддерживает ли решение эту функцию. Какие функции поддерживаются, как они контролируются и на какие сторонние приложения они могут влиять — все это важные моменты. Некоторые решения выходят за рамки служебного долга и включают тесную интеграцию с популярными сторонними платформами, такими как вышеупомянутый Microsoft 365. Например, даже конкурент Microsoft, Google, создал коннектор Google Drive Enterprise, чтобы включить функции бесперебойной совместной работы для Пользователи Microsoft 365.

Ищите глубокую и многоуровневую безопасность

Возможно, самая важная проблема хранения данных, с которой вам придется бороться, — это безопасность. Обеспечение безопасности данных сегодня является более серьезной задачей, чем когда-либо. Функции, которые когда-то считались продвинутыми, теперь являются просто базовыми возможностями. Например, управление идентификацией корпоративного уровня — это то, что должен предложить каждый поставщик систем хранения данных. Это означает не только сопоставление учетных данных отдельного пользователя с файлами и папками, к которым им разрешен доступ, но и добавление функций многофакторной аутентификации и единого входа (SSO).

Как упоминалось выше, безопасное хранение означает защиту данных не только от посторонних глаз. Резервные уровни хранения означают, что вы должны иметь возможность сопоставить, в каких центрах обработки данных находится не только основная копия ваших данных, но и первый уровень резервного копирования. Таким образом, если у вас есть 500 ГБ данных с поставщиком X, вы сможете разместить файлы, к которым чаще всего обращаются ваши сотрудники, в центрах обработки данных рядом с местом их работы. Затем поставщик X также должен позволить вам синхронизировать эти файлы с копией, расположенной в другом центре обработки данных, которая все еще управляется этим поставщиком, поэтому, если ваш основной экземпляр выйдет из строя, другая копия данных может быть немедленно доступна.

Поставщик X также должен регулярно создавать резервные копии обоих сайтов и хранить эти данные в другом месте. Наконец, у вас должна быть возможность интеграции со сторонним поставщиком облачного резервного копирования, чтобы вы могли автоматически выполнять еще одно резервное копирование самостоятельно и хранить его на серверах совершенно другого поставщика или даже на локальном сервере или в сетевом хранилище. (NAS) устройство.

Читайте также: