Где общие папки в Outlook

Обновлено: 25.06.2024

Общие папки — это одна из многих функций Microsoft Exchange. Его цель — предоставить пользователям Outlook доступ к общим папкам для обмена информацией. Администраторы Exchange могут контролировать доступ пользователей, назначая разрешения для общей папки. Вы также можете сделать общедоступную папку доступной для всех в организации.

Общие папки также поддерживают следующие функции:

Контакты
Элементы календаря
Сообщения
Записи журнала
Примечания
Пользовательские атрибуты
Шаблоны

Зачем использовать общедоступные папки?

Для многих организаций, использующих Microsoft Exchange, общие папки — это простой способ поделиться контентом с несколькими пользователями и группами. У большинства пользователей уже есть доступ к Microsoft Outlook, поэтому добавление этой функции в представление их почтовых ящиков имеет смысл и легко реализуемо. Администраторы могут определять иерархию общих папок и назначать статус владения отдельным частям иерархии, чтобы облегчить административную нагрузку. После этого делегированные администраторы могут напрямую управлять разрешениями из Outlook. Вы даже можете настроить папки для получения электронной почты, включив поддержку почты для папки.

Что такое общедоступные папки с поддержкой почты?

Общие папки с поддержкой почты позволяют папке получать электронную почту непосредственно в нее. Им назначается SMTP-адрес после того, как вы настроите для папки поддержку почты. В общей среде, такой как общие папки, общедоступные папки с поддержкой почты предлагают хороший способ централизовать доставку электронной почты для определенных групп или отделов без необходимости передачи управления почтовыми ящиками нескольким пользователям. Вы даже можете разрешить пользователям отправлять электронную почту от имени общедоступных папок с включенной поддержкой почты, что делает их эффективным решением для управления адресом электронной почты команды без необходимости иметь отдельную учетную запись электронной почты, в которую вы входите.

Как организации используют общие папки?

Из-за простоты развертывания и легкости, с которой пользователи могут обмениваться контентом, общие папки часто используются в основе бизнес-процессов. Добавьте возможность также получать электронную почту прямо в папку, и вы сможете довольно легко оптимизировать бизнес-процесс. Вот несколько примеров:

Организуйте проекты в отдельные папки.
Отдельные вложенные папки, созданные для дальнейшей организации определенного содержимого проекта, и папки с включенной поддержкой почты для получения электронной почты, относящейся конкретно к проекту.
Определенные папки бизнес-подразделения для общего доступа к своему контенту.
Командное отслеживание календарей, к которым у всех есть доступ, путем создания папки календаря
Папки, привязанные к адресам электронной почты для получения голосовой почты и факсов с помощью папок с поддержкой почты.
Пользовательские шаблоны для автоматических ответов в папки с включенной поддержкой почты команды (например: "Мы получили ваш запрос и ответим в течение 24 часов").
Связаться с репозиторием

Как просмотреть общие папки?

Взаимодействие с общими папками осуществляется с помощью Microsoft Outlook. Чтобы просматривать общие папки и работать с ними, вам должен быть предоставлен доступ, и вам необходимо включить просмотр в своем профиле Outlook:

ПРИМЕЧАНИЕ. В качестве примера используется Outlook 2013, но шаги аналогичны для других версий.

Откройте Outlook и выберите свой почтовый профиль, если будет предложено.
По умолчанию вы не видите иерархию общих папок.
В нижней части Outlook вы увидите такие параметры, как Почта, Календарь, Люди, Задачи и т. д. Нажмите кнопку (…) и выберите Папки. Это изменит представление вашего почтового ящика с левой стороны, отображая иерархию общих папок.
В зависимости от ваших разрешений вы сможете просматривать иерархию общих папок. Вы также можете добавлять, редактировать и удалять содержимое, включая создание и удаление папок. Вы также можете управлять разрешениями для определенных папок, если ваш администратор дал вам на это права. Чтобы получить эту функциональность, ее необходимо сначала настроить на вашем сервере Exchange. Наконец, вы можете добавлять часто посещаемые папки в Избранное, что позволяет легко открывать их несколько раз без необходимости каждый раз просматривать иерархию общих папок.

Как включить общие папки Exchange

Как включить общие папки в Exchange 2010

Exchange 2010 поддерживает устаревшие общедоступные папки, что означает наличие собственной выделенной базы данных для поддержки всей иерархии общедоступных папок. У вас может быть только одна база данных общих папок на сервере Exchange 2010 для каждой организации. База данных общих папок добавляется так же, как вы добавляете новую базу данных почтовых ящиков, которую можно добавить с помощью Powershell или консоли управления Exchange (EMC):

Как включить общие папки в Exchange 2013 или Exchange 2016

Exchange 2013 представил современные общедоступные папки.Иерархия и содержимое общих папок хранятся и распределяются между одним или несколькими почтовыми ящиками общих папок. Эти почтовые ящики устраняют необходимость в выделенной базе данных общих папок, поэтому конечным пользователям не нужно беспокоиться о том, сколько почтовых ящиков общих папок вы настроили или в каком почтовом ящике общих папок хранится их содержимое. Общие папки по-прежнему отображаются так же, как и устаревшие общие папки при просмотре из Outlook. Преимущество современных общедоступных папок заключается также в том, что они входят в группу доступности базы данных (DAG), которую теперь можно реплицировать для целей резервного копирования точно так же, как и почтовые ящики пользователей.

Нужен ли почтовый ящик общедоступной папки для каждой общедоступной папки с поддержкой почты?

Почтовый ящик общедоступной папки часто путают с общедоступной папкой с поддержкой почты. Может показаться, что они одинаковые, но это не так. Microsoft ограничивает количество почтовых ящиков общедоступных папок до 1000 в Office 365 Exchange Online, и нередко можно найти реализации общедоступных папок с многими тысячами общедоступных папок с поддержкой почты, поэтому на первый взгляд может показаться, что вы не можете выполнить миграцию. Общедоступные папки в Office 365. Почтовые ящики общедоступных папок — это не что иное, как использование контекста почтового ящика для хранения иерархии общедоступных папок и содержимого, поэтому просто подумайте о своей базе данных общедоступных папок, которая теперь состоит из одного или нескольких таких почтовых ящиков общедоступных папок, сгруппированных вместе. Представление вашей иерархии общих папок остается неизменным, и в нем вы можете создавать общедоступные папки с поддержкой почты. У вас может быть любое количество общедоступных папок с включенной поддержкой почты, как и в случае с устаревшими общедоступными папками.

ПРИМЕЧАНИЕ. Exchange 2016 имеет те же диалоговые окна, что и Exchange 2013.

Чтобы начать добавлять общедоступные папки, необходимо создать хотя бы один почтовый ящик общедоступных папок:

Как включить общие папки в Exchange Online

Exchange Online поддерживает современные общедоступные папки. Хотя это та же концепция современных общедоступных папок, которую вы видели в Exchange 2013 и более поздних версиях, большая разница заключается в ограничениях, налагаемых на вашего клиента Office 365. Это одна из основных причин, по которой вы не можете выполнить прямую миграцию этих почтовых ящиков в Office 365. Чтобы включить общие папки в вашем арендаторе, вам нужно начать с создания хотя бы одного почтового ящика общедоступных папок:

Как добавить права доступа к общедоступным папкам

Разрешения можно назначать в Outlook или Exchange. Типы уровней разрешений перечислены ниже:

Владелец
Редактор публикации
Редактор
Автор публикации
Автор
Не редактирующий автор
Рецензент
Соавтор
Нет

Различные уровни разрешений состоят из комбинаций следующих разрешений:

Вы можете просмотреть дополнительную информацию о том, что означает каждый уровень разрешений для общих папок (ссылка для Exchange 2010, но концепции разрешений одинаковы для Exchange 2010 и более поздних версий)

Как добавить права доступа к общей папке в Exchange 2010

Чтобы добавить разрешения через Exchange 2010, вы можете добавить их через PowerShell или через консоль управления Exchange (EMC). Откройте консоль управления Exchange, разверните Microsoft Exchange On-Premises (server.domain.local) слева, затем выберите Панель инструментов внизу. Дважды щелкните Консоль управления общими папками в центральной панели.
В левом столбце в разделе «Общие папки» — server.domain.local разверните «Общие папки по умолчанию». Выберите родительскую папку папки, для которой вы хотите добавить разрешения. Это отобразит все подпапки в центральной панели, включая новую папку, которую вы создали. В центральной панели щелкните новую папку. На панели «Действия» в дальнем правом углу нажмите «Свойства».
В новом окне выберите вкладку "Разрешения" вверху. Отсюда вы можете увидеть, какие пользователи уже имеют доступ к папке, например, по умолчанию и анонимно. Нажмите «Добавить», чтобы добавить другого пользователя, у которого должны быть права доступа к папке. После этого убедитесь, что пользователь выделен, затем выберите соответствующий уровень разрешений ниже. Вы также можете выбрать «Пользовательский» и выбрать точные разрешения. Нажмите OK, когда закончите.

Как добавить права доступа к общей папке в Exchange 2013 или Exchange 2016

Как добавить права доступа к общей папке в Exchange Online

Чтобы добавить разрешения для общедоступных папок в Exchange Online, вы можете применить их с помощью PowerShell или в Центре администрирования Exchange (EAC). Чтобы добавить их в Центр администрирования Exchange, выберите «Общие папки» в крайнем левом столбце, затем выберите «Общие папки» в верхней части главного окна, чтобы просмотреть список ваших папок. Выберите папку, для которой вы хотите добавить/изменить разрешения, а затем в крайнем правом столбце нажмите «Управление».
В появившемся новом окне нажмите +, чтобы добавить новое разрешение для папки.Вы также можете выбрать текущего пользователя из списка и щелкнуть значок карандаша, чтобы изменить его права доступа к папке.
В диалоговом окне "Разрешения для общих папок" вы можете нажать кнопку "Обзор" вверху, чтобы найти пользователя, которого нужно добавить или изменить. Затем вы можете выбрать уровень разрешений для этой папки для конкретного пользователя, которого вы добавили. Существует ряд предустановленных обозначений на выбор, или вы можете настроить разрешение на основе флажков ниже. Нажмите Сохранить, когда закончите.

Заключение

Общие папки предлагают множество функций при минимальной настройке. Они также гибки, когда дело доходит до их настройки через PowerShell или через административные интерфейсы. Конечным пользователям также интуитивно понятно, как быстро освоить их, перемещаясь по простой структуре папок. Неудивительно, что многие организации до сих пор используют общедоступные папки.

Общие папки доступны в следующих клиентах Outlook:

Перспективы 2010
Перспективы 2013
Outlook 2011 для Mac
Outlook 2016 (если установлено обновление за апрель 2016 года для Outlook 2016 для Mac)

Outlook Web App поддерживается, но с некоторыми ограничениями.

Вы можете добавлять и удалять избранные общедоступные папки и выполнять операции на уровне элементов, такие как создание, редактирование, удаление сообщений и ответы на сообщения.
Вы не можете создавать или удалять общедоступные папки из OWA.
В список "Избранное" в OWA можно добавить только общедоступные папки "Почта", "Почта", "Календарь" и "Контакты".

Несмотря на то, что доступен полнотекстовый поиск содержимого общедоступных папок, поиск по содержимому общедоступных папок невозможен, и оно не индексируется службой поиска Exchange.

Во время переноса правила общедоступных папок переносятся вместе с данными и сохраняются как правила общедоступных папок, а не преобразуются в правила почтовых ящиков. Разрешения автоматически переносятся на уровне папки вместе с данными.

Перспективы на 2013 и 2016 годы

В Outlook перейдите в раздел «Папки», щелкнув многоточие в нижней части окна и выбрав «Папки».
Разверните папку «Общие папки» — папку login@bu.edu в левом столбце, где логин — это ваше имя пользователя BU.
Если вы уже добавили папку в Избранное, разверните папку Избранное. В противном случае перейдите по иерархии к своей общей папке.
Нажав на свою общую папку, вы получите доступ к содержимому.
Чтобы добавить это в избранное общедоступной папки, щелкните папку правой кнопкой мыши и выберите "Добавить в избранное"…
Нажмите «Параметры»>>, затем установите оба флажка в разделе «Подпапки» и убедитесь, что для обоих выбран параметр «Добавить все подпапки».
Нажмите кнопку "Добавить". Теперь, когда он добавлен в избранное, вам больше не нужно перемещаться по дереву вниз к вашей папке.

Outlook для Mac

В меню "Инструменты" выберите "Общие папки".
На левой панели в разделе "Общие папки" выберите нужную учетную запись Exchange.
Появится список общих папок. Почтовые папки представлены значком Общедоступная адресная книга. Папки, на которые вы уже подписаны, выделены жирным шрифтом.
Нажмите на папку, на которую хотите подписаться, а затем нажмите кнопку "Подписаться на добавление".
Папка, на которую вы подписаны, отображается на панели навигации в разделе "Общие папки с подпиской".
Чтобы просмотреть содержимое папки, щелкните папку на панели навигации. Сообщения или контакты в папке отображаются в списке элементов. Или, если папка является папкой календаря, события отображаются в календаре.

Веб-приложение Outlook (OWA)

Чтобы пользователи могли получить доступ к своим избранным общедоступным папкам Outlook, они также должны добавить их в избранное в Outlook в Интернете. Клиент Outlook не синхронизирует общедоступные папки с Outlook в Интернете автоматически.

Чтобы добавить общедоступную папку в Outlook в Интернете, щелкните правой кнопкой мыши Папки и выберите Добавить общедоступную папку в избранное. Найдите папку и нажмите «Добавить».

Использовать мгновенный поиск в Outlook легко и быстро (если он работает). Он всегда доступен для вас одним щелчком мыши, и, прежде всего, это эффективный способ повысить производительность, помогая ускорить рабочий процесс.

Вы знаете, что он работает с вашим почтовым ящиком, но можете ли вы использовать мгновенный поиск в общедоступных папках? Многие обнаружат, что ответ отрицательный, но это просто означает, что вам нужно внести некоторые изменения в настройки Outlook, чтобы поиск мог распознавать ваши общие папки.

Ищете способ быстрого и эффективного поиска в общих папках? Мы можем помочь!

Чтобы мгновенный поиск для общедоступных папок работал так же, как если бы вы использовали его для своего почтового ящика, вам необходимо настроить следующие параметры:

В Outlook необходимо настроить кэширование всех ваших избранных общих папок.
Общие папки, в которых вы хотите выполнить поиск, должны быть выбраны как избранные.
Поиск должен выполняться в разделе "Избранное" дерева общих папок на панели навигации.

Следующие инструкции подходят как для Outlook 2010, так и для Outlook 2013.

Как кэшировать избранное в общих папках

Мгновенный поиск в Outlook работает так, что он опирается на индекс поиска Windows, чтобы он мог выполнять все поиски и функционировать должным образом. Однако эта функция будет индексировать только локально сохраненный контент. Чтобы поиск по общедоступным папкам работал, вам необходимо кэшировать избранное общедоступных папок. Вот что вам нужно сделать, чтобы кэшировать избранное общедоступных папок:

Щелкните правой кнопкой мыши корневую папку вашего почтового ящика. (Корневая папка обычно находится в верхней части панели навигации, где указан ваш адрес электронной почты).

Нажмите "Свойства файла данных".

Нажмите «Дополнительно…» во всплывающем окне с заголовком Outlook Today — [ваш адрес электронной почты] Свойства.

В окне Microsoft Exchange щелкните вкладку с надписью "Дополнительно".

В разделе "Настройки режима кэширования Exchange" включите загрузку избранного общедоступных папок, установив флажок рядом с ним.

Нажмите «Применить», а затем «ОК».

Закройте все открытые диалоговые окна, затем перезапустите Outlook.

< бр />

Как добавить общие папки в избранное

Предыдущие шаги будут совершенно бесполезны, если вы не добавили общую папку в избранное. Вот как добавить общедоступную папку в избранное:

Найдите общую папку, которую вы хотите кэшировать.

В Outlook 2010 щелкните значок маленькой папки в нижней части области навигации.
В Outlook 2013 нажмите … в нижней части области навигации и выберите Папки.

В разделе "Все общедоступные папки" вы найдете список всех папок, к которым у вас есть доступ.

Щелкните правой кнопкой мыши нужную общедоступную папку и выберите Добавить в избранное.

В диалоговом окне Добавить в избранное выберите имя и нажмите "Добавить".

Обратите внимание: вы должны внимательно следить за тем, сколько и какие общедоступные папки вы хотите кэшировать. Эти папки, как правило, большие, и все эти данные будут загружены в ost-файл на локальном жестком диске. Если этот файл станет слишком большим, это может привести к проблемам с Outlook, включая проблемы с медленным поиском и подключением.

Как использовать поиск в общих папках

Выполнив предыдущие шаги и пометив общую папку как избранную, а также завершив кэширование и индексирование, попробуйте выполнить мгновенный поиск в общей папке.

Перед поиском убедитесь, что вы перешли в раздел "Избранное" в представлении "Папка", так как это единственный способ поиска в общей папке.

Читайте также: