Файл переноса бизнес-процессов Битрикс24

Обновлено: 05.07.2024

Компании, которые хотят оптимизировать свои процессы, активно используют автоматизацию для сокращения времени обработки документов, повышения эффективности сотрудников и оптимизации информационных рабочих процессов. Мы относительно быстро и успешно автоматизировали все эти процессы для компаний из разных отраслей – производство, торговля, IT, образование, реклама и т.д. Мы поделились некоторыми из этих случаев, в том числе положительными отзывами наших клиентов.

В результате нашей активной работы мы заметили, что очень часто, когда мы заканчиваем внедрение и сдаем заказчику, они возвращаются к нам с одним и тем же вопросом: «Я понимаю, какой результат я должен получить в итоге это работает, но я не понимаю, как контролировать и контролировать процесс".

У многих клиентов сложилось ощущение, что бизнес-процессы Битрикс24 живут своей жизнью, отдельной от жизни компании - что при запуске бизнес-процесса сотруднику вдруг приходит непонятная задача, ему приходят сообщения из загадочного места и в Ленте начинают появляться странные новые инструкции. А потом, когда сотрудник спрашивает у администратора портала "что это и откуда?", тот только пожимает плечами и мямлит что-то непонятное про бизнес-процесс, имплементированный за него интегратором, и что надо с ними как-то разбираться сейчас.

Поэтому давайте покажем вам, как работают бизнес-процессы Битрикс24, как их контролировать и какие инструменты доступны в Битрикс24 для их контроля. Мы также покажем вам, где и как просмотреть текущее состояние бизнес-процесса и как его остановить.

Как контролировать бизнес-процессы Битрикс24

Когда бизнес-процесс запущен, настоятельно рекомендуется следить за его ходом. Иногда процесс мог «зависнуть», потому что участник процесса забыл закрыть задачу, тем самым препятствуя бизнес-процессу.

Подскажем, как решить эту проблему в Битрикс24.

Давайте запустим предопределенный бизнес-процесс, который называется "Запрос на покупку" из фида.

Когда мы нажимаем «отправить», запускается бизнес-процесс. Сотрудник, инициировавший процесс, получает сообщение в Ленте:

Утверждающий(е) запрос также получает уведомление в центре уведомлений и сообщение в ленте:

По мере появления новых сообщений на панели каналов и уведомлений наше сообщение будет перемещаться вниз. Через какое-то время инициатор и утверждающий могут забыть об этом, особенно если задача не была выполнена сразу.

Где найти ваши бизнес-процессы в Битрикс24?

В левой строке меню выберите «Рабочие процессы» -> «Мои рабочие процессы».
Здесь вы найдете все бизнес-процессы, которые были инициированы вами:

Здесь можно увидеть, какое действие бизнес-процесса выполняется в данный момент. Можно увидеть и другие процессы, которые завершены или находятся в неактивном состоянии.

Этот раздел имеет следующие возможности:

1) Мы можем просмотреть документы, прикрепленные к бизнес-процессу, нажав на ссылку документа:

2) Мы можем добавить комментарий к BP:

Еще один раздел, позволяющий отслеживать бизнес-процессы:

В верхнем меню этого раздела у нас есть доступ к следующему:
Все, Зависшие, Лента, CRM, Диск, Списки.

С помощью этих вкладок вы можете сортировать активные бизнес-процессы в зависимости от их состояния и того, в какой части системы они выполняются:

Все — все инициированные бизнес-процессы (активные, выполняемые, завершенные)

Hung - процессы, которые остановлены

Рабочие процессы — все бизнес-процессы, запущенные из фида

CRM — Бизнес-процессы, запущенные из CRM

Диск — процессы, запущенные с корпоративного диска

Списки - процессы, запускаемые из раздела Списки

С активными бизнес-процессами можно выполнять следующие действия:

Просмотреть документ, прикрепленный к этому бизнес-процессу.

Внимание!
Если вы решили удалить бизнес-процесс, имейте в виду, что вы не можете удалить прикрепленный к нему документ. Вы можете удалить только бизнес-процесс (рабочий процесс) этого документа.

Как отредактировать и удалить бизнес-процесс в Битрикс24

Что может быть причиной для редактирования или удаления бизнес-процесса?
Допустим, сотрудник запросил наличные, но при заполнении заявки указал неверную сумму и, сам того не заметив, запустил бизнес-процесс. Позже он осознает свою ошибку и хочет исправить ее.

Есть два способа решить эту проблему, и оба требуют прав администратора.

Редактировать бизнес-процесс

Выберите рабочие процессы в левой строке меню -> Мои рабочие процессы -> щелкните название рабочего процесса

Вы будете перенаправлены на новую страницу, где сможете редактировать параметры бизнес-процесса

Если у сотрудника нет прав администратора, он может попросить администратора портала изменить рабочий процесс.

Процесс администратора для редактирования бизнес-процесса пользователя портала выглядит следующим образом:
Левая строка меню «Рабочий процесс» -> Запущенные рабочие процессы -> ≡ -> Элемент

< br />Они также будут перенаправлены на страницу, где смогут редактировать параметры бизнес-процесса.

Что произойдет после того, как сотрудник отредактировал параметры Бизнес-процесса или изменил прикрепленный файл?
Для предопределенных процессов ничего не произойдет. Процесс продолжает работать.

Удалить бизнес-процесс

Если у пользователя достаточно прав для удаления бизнес-процесса, он может удалить процесс и все текущие задачи, связанные с ним. Если у него нет прав на удаление бизнес-процесса, он всегда может попросить сделать это администратора Битрикс24.

Как просмотреть журнал бизнес-процессов

Пользователи без прав администратора могут просматривать статус бизнес-процесса на вкладке «Мои рабочие процессы».
Они не могут просматривать журналы.

Иногда администраторы портала могут захотеть проверить, что все процессы работают без сбоев, и ни один пользователь не оставил задачи без присмотра. Для этого они проверяют журналы

Рабочий процесс (в меню слева) -> Рабочие процессы в ленте

Нажмите на выделенный синим цветом статус на вкладке "Бизнес-процесс".

Отображается журнал

Смена участников/утверждающих бизнес-процесса.

Возможно, потребуется изменить того, кто утверждает запрос, если на работу назначен новый сотрудник, или предыдущий сотрудник сменил отдел, или есть новая политика.

Это еще одно действие, требующее прав администратора

Например, мы изменим утверждающих для "запросов на покупку"

Рабочие процессы -> Рабочие процессы в фиде -> Запрос на покупку

Действия -> Настройка рабочих процессов

Нажмите на серое поле слева -> константы

На открывшейся новой странице можно изменить лиц, утверждающих бизнес-процесс покупки, и порядок их утверждения.

Предоставление пользователям доступа к бизнес-процессам

Помимо инициатора и участников бизнес-процесса, могут быть и другие группы пользователей, которым может потребоваться какой-либо доступ (просмотр, редактирование или полный доступ) к бизнес-процессу — бухгалтеры, юридический отдел и т. д.

Рабочие процессы -> Рабочие процессы в ленте -> Запрос на покупку -> Действия -> Изменить настройки рабочего процесса

Здесь мы можем увидеть, кто в настоящее время имеет доступ к бизнес-процессу, и какой тип доступа у них есть.

Чтобы добавить больше групп пользователей, нажмите «Добавить» и выберите пользователя или группы пользователей

Поскольку значение большинства полей понятно из их названий, их описание опущено.

Примеры применения

Установка значения переменной

Переменная1 – идентификатор переменной, которой будет присвоено значение (число 12345).

Ввод нескольких пользователей в переменную типа пользователя

$this->SetVariable("пользователь", массив("пользователь_1", "пользователь_2"));

array("user_1", "user_2") — массив пользователей в формате user_[user_identifier_in_the_system] .

Использование кода PHP и значений полей/переменных для получения имени элемента инфоблока

$arFilter = Array("IBLOCK_ID" => , "ID" => ); $dc = CIBlockElement::GetList(массив(), $arFilter, массив("ИМЯ")); $br = $dc->Fetch(); $Pbrr = $br["ИМЯ"]; $this -> SetVariable('Переменная2', $Pbrr);

– значение переменной, содержащей идентификатор инфоблока;

– поле документа, содержащее идентификатор элемента инфоблока;
Переменная2 – идентификатор переменной, которой будет присвоено вычисляемое имя элемента инфоблока.

Преобразование формата поля документа и его дальнейшее использование

Рассмотрим пример преобразования поля документа Пользователь в понятный вид, чтобы использовать его при отправке сообщения:

В шаблоне бизнес-процесса должна быть создана переменная для хранения преобразованного значения поля документа;
Давайте укажем следующее в действии кода PHP:

Параметры действия

Период — указывает период времени, по истечении которого бизнес-процесс будет возобновлен;
Время — указывает конкретное время возобновления бизнес-процесса.

Примечание: Если в режиме Время в момент выполнения действия указанная дата приходится на прошлое (например, был указан предыдущий год и выполнение действия началось в текущем году), процесс автоматически перейдет к действию, которое следует за паузой в выполнении.Другими словами, процесс пропустит действие.

Сохраняйте информацию о паузе в журнале бизнес-процессов. Если этот параметр включен, информация о паузе будет записываться в статус бизнес-процесса.

Пауза не может быть прервана для уже запущенного бизнес-процесса.
Приостановка зависит от посещений аккаунта пользователями. Если у вас учетная запись создана только для автоматизации деятельности и нет постоянно посещающих ее пользователей, то, возможно, бизнес-процессы (БП) и правила автоматизации приостанавливаются с опозданием. Чтобы избежать этой ошибки, нужно организовать периодическую активность пользователя на аккаунте. Например: ежедневное посещение аккаунта одним пользователем.

Блок действий предназначен для группировки набора действий в один блок, который можно «свернуть» для экономии места.

Обратите внимание на это действие. Это позволяет значительно сэкономить трудовые ресурсы за счет использования стандартных блоков действий при создании шаблона бизнес-процесса. После создания и настройки блок действий можно сохранить в группе Мои действия и использовать повторно.

Примечание. Это действие определяет отсутствие сотрудника в соответствии с записями, отображаемыми на странице График отсутствия.

Параметры действия

любой — случайный выбор обычного сотрудника;
руководитель – выбор руководителя для указанного сотрудника.

От пользователей — указывает пользователей или группы, из которых будет выбран один сотрудник.

Для пользователя — указывает пользователя, для которого будет выбран руководитель.

Уровень супервизора (чем больше, тем выше) — выбирает уровень супервизора для указанного пользователя.

Если Супервайзер не определен, отправить — указывает пользователей, которые будут выбраны в случае невозможности выбора из основных пользователей, указанных выше. Например, если в группе, указанной в поле От пользователей, нет сотрудников, будет выбран кто-то из зарезервированных пользователей.

Перевести на более высокий уровень в случае отсутствия — позволяет автоматически исключать отсутствующих сотрудников, например, если они в отпуске.

Если невозможно выбрать главного супервайзера, например, если он в отпуске, а параметр Эскалировать на более высокий уровень при отсутствии равен Да, действие автоматически продолжит выбор супервайзера, но более высокого уровня. Если супервайзер верхнего уровня также недоступен, выбор будет производиться из числа сотрудников, указанных в поле Если не определен супервайзер, отправить.

Если параметр Эскалировать на более высокий уровень при отсутствии равен Нет, действие будет прекращено и, несмотря на отсутствие, будет выбран супервайзер соответствующего уровня.

Если все супервайзеры недоступны или у сотрудника нет супервайзера, действие вернет пустое значение.

Результаты действий

Результаты этого действия можно получить с помощью формы Вставить значение - Дополнительные результаты, где они будут доступны сразу после добавления действия в шаблон.

Доступно следующее:

Записи в отчет удобно использовать, например, при отладке бизнес-процесса для сохранения данных нужного этапа в отчет.

Параметры действия

Загрузить журнал для использования бизнес-процессом — позволяет получить содержимое всего отчета как часть бизнес-процесса для дальнейших действий (например, отправки по электронной почте) с помощью формы Вставить значение, раздел Дополнительные результаты. В противном случае данные отчета невозможно будет получить в рамках бизнес-процесса и они будут доступны только в журнале.

Опция Загрузить журнал для использования бизнес-процессом может быть полезна на этапе завершения бизнес-процесса для формирования окончательного отчета без лишних запросов к базе.

Результаты действий

Доступно следующее:

Это действие позволяет установить права доступа к документу.

Параметры действия

". " разрешение предоставлено – настройка прав документа для указанных пользователей/групп пользователей.

Перезаписать существующие разрешения: позволяет не добавлять права, а заменять их. В этом случае мы работаем только с теми правами, которые выставлены внутри бизнес-процесса.

Если в документе используется упрощенная (старая) версия прав, то они устанавливаются строго извне (настройки доступа к инфоблокам/спискам/и т.п.). Единственный вариант, позволяющий установить права непосредственно из бизнес-процесса, состоит в том, чтобы установить права бизнес-процессов на документ извне. В этом случае есть возможность изменить права во время выполнения процесса с помощью вкладки Доступ или действия Установить разрешение.

Если используются расширенные права доступа, из бизнес-процесса можно добавить только новые права на документ; документ сохранит эти права даже после завершения процесса. Права, установленные извне, не могут быть переопределены внутри бизнес-процесса.

В этом сообщении блога объясняется основная идея модуля «Бизнес-процессы». Также здесь вы можете найти краткий туториал по созданию простого последовательного бизнес-процесса согласования документов, который можно использовать в Библиотеке документов в Битрикс24.

<Р>

Что такое бизнес-процессы?

Модуль «Бизнес-процессы» (BP) позволяет планировать, выполнять и контролировать бизнес-процессы на объектах (обычно документы и объекты CRM, но не только). В этот инструмент встроены простые блоки действий, из которых строятся более крупные процессы, а также поддержка просмотра состояния в любое время и журнал всех действий, предпринятых в ходе бизнес-процесса. Модуль «Бизнес-процессы» присутствует как в облачной, так и в собственной версии Битрикс24.

Какие преимущества дает вашей компании использование бизнес-процессов?

Допустим, вы готовы загрузить новую версию образца соглашения в библиотеку документов во внутренней сети. Этот новый образец договора будет использоваться вашими сотрудниками для заключения договоров с новыми клиентами, поставщиками и т. д. Поскольку договоры и контракты являются очень конфиденциальными документами, вам необходимо убедиться, что в формулировках и структуре новой версии все безупречно. образец соглашения.

Вы хотите, чтобы эта новая версия была одобрена юридическим отделом и/или руководителями, прежде чем она будет опубликована в вашей внутренней сети. То же самое относится и к документам, которые уже были загружены, но требуют утверждения при каждом изменении.

Хорошо, когда в вашей библиотеке документов всего 5 документов, но когда речь идет о 500 или 5000+ документов, которые нужно время от времени редактировать. Это может стать настоящим испытанием для всей компании, и это именно та ситуация, когда бизнес-процессы могут принести пользу, систематизировав автоматизацию ваших рабочих процессов.

Вы можете создать новый рабочий процесс (мы называем его шаблоном бизнес-процесса) для утверждения документа, который будет использоваться каждый раз при загрузке нового документа или изменении существующего документа. В вашем BP будет участвовать один, два или более человека: человек, который подает новый документ, человек, который редактирует или утверждает документ, и, возможно, кто-то еще в середине.

При включенном BP ни один документ, загруженный или измененный в этой библиотеке документов, не останется незамеченным. Бизнес-процессы позаботятся о том, чтобы ваши документы прошли определенные этапы утверждения перед публикацией во внутренней сети.

Создание простого бизнес-процесса для утверждения документов

Давайте посмотрим, как создать новый BP с нуля. Мы построим простую структуру для шаблона BP, которая будет включать всего несколько блоков. Ниже представлен набор снимков экрана, иллюстрирующих пошаговое построение простого шаблона бизнес-процессов.

<р>1. Во-первых, нам нужно перейти в библиотеку документов, где мы хотим, чтобы наши документы (или другие данные) прошли предварительную модерацию с помощью модуля бизнес-процессов. Если BP еще не активированы в этой конкретной библиотеке документов, нам необходимо включить их в настройках библиотеки документов.

<р>2. Поскольку мы создаем новый шаблон BP с нуля, нам следует выбрать тип BP для нашей будущей структуры BP. Существует два типа бизнес-процессов: последовательные процессы и процессы, управляемые состоянием (узнайте больше о типах бизнес-процессов). Что нам нужно для нашего нового шаблона BP утверждения документов, так это последовательный процесс. Последовательный бизнес-процесс обычно используется для процессов с ограниченным и предопределенным жизненным циклом. Типичным примером этого является создание и утверждение текстового документа (т. е. загружен --> отправлен на утверждение --> утвержден --> опубликован).

<р>3. Мы должны обязательно выбрать соответствующие параметры автозапуска для нашего BP. При добавлении — БП будет выполняться каждый раз при загрузке документа в эту Библиотеку документов. При изменении — BP будет запускаться каждый раз при изменении существующего документа. В этом примере нам нужны оба.

<р>4. Когда мы закончим с описанием шаблона BP, откроется новое окно. Здесь мы можем использовать редактор бизнес-процессов. BP Editor — это простая программа для создания блок-схем, в которую можно перетаскивать (предварительно созданные) функциональные блоки.Каждый функциональный блок имеет настройки, которые настраиваются в соответствии с потребностями процесса. Нам нужно всего несколько из них. Начнем с функционального блока «Утвердить документ».

<р>5. При попадании в структуру мы можем щелкнуть маленькую шестеренку, расположенную в правом верхнем углу функционального блока, и получить доступ к настройкам функционального блока. Здесь мы выбираем лиц, которые должны одобрить представленный документ, выбираем, должны ли все они одобрить документ или будет достаточно одного голоса/решения, и добавляем текст для сообщения, которое появится в журнале БП и т. д. Для выбора данных что имеет отношение к документу (кто создал, когда создал, ссылка на файл и т. д.), мы можем использовать кнопки с тремя точками "." рядом с некоторыми полями данных.

<р>7. На данный момент мы почти закончили со структурой BP. Мы можем нажать кнопку «Сохранить» и вернуться в библиотеку документов, где мы включили наш модуль BP. Давайте загрузим новый документ с именем DRAFT.docx. Как видите, рядом с названием документа появились круглые стрелки и восклицательный знак, указывающие на то, что БП находится в процессе. Ответственное лицо (тот, кто должен утвердить этот документ) также получит уведомление о рабочем процессе (см. индикатор в левом меню, который показывает количество рабочих процессов и задач БП).

<р>8. Теперь мы можем перейти в «Мое рабочее пространство» > «Рабочий процесс» >, чтобы увидеть задачи, ожидающие выполнения нашего действия. Здесь мы можем найти новый запрос на утверждение документа. Дважды щелкните этот элемент для получения дополнительной информации.

<р>9. Мы можем принять или отклонить новый документ. Давайте нажмем «Принять» и посмотрим, что произойдет дальше.

<р>10. Каждый документ (или файл), прошедший через один или несколько бизнес-процессов, имеет свой собственный журнал BP. Здесь вы можете увидеть все этапы, через которые прошел этот документ.

<р>11. Хорошо, с нашим документом все в порядке: он одобрен и теперь опубликован в библиотеке документов. Если вы наведете курсор мыши на файл, вы увидите всплывающее окно со статусом - "Завершено".

<р>12. Давайте немного модернизируем нашу структуру BP. В случае, если документ не одобрен, мы хотим, чтобы лицо, отправившее документ, получило соответствующее сообщение через веб-мессенджер. Нам нужно вернуться в «Библиотека документов» > «Дополнительно» > «Бизнес-процесс» > [имя BP]. Теперь нам нужно перетащить функциональный блок сообщения социальной сети куда-нибудь по пути, который используется для отклоненных документов.

<р>13. Чтобы изменить настройки и добавить текст уведомления, нам нужно нажать на значок шестеренки. Это приводит нас к настройкам функционального блока, где мы можем выбрать отправителя (-ей) и получателя (-ей), а также любой желаемый текст. Для поля получателя мы собираемся использовать кнопку с тремя точками «…», чтобы выбрать пользователя, который отправил документ. Отправитель находится в категории «Свойство документа» и будет представлен специальной строкой кода — . Теперь мы можем сохранить свойства функционального блока.

<р>14. Теперь давайте загрузим новый документ и отклоним его. Мы видим, что отправитель получил сообщение через веб-мессенджер о том, что документ не может быть утвержден. Также мы видим, что этот документ не появился в библиотеке документов (он был удален).

Еще несколько замечаний о бизнес-процессах

Этот шаблон BP для утверждения документов — лишь небольшой пример того, насколько удобными могут быть бизнес-процессы для вашей компании и ваших сотрудников. Вы можете использовать бизнес-процессы для библиотек документов, управления записями (списков), элементов CRM и даже создавать автономные бизнес-процессы! Надеюсь, информация была для вас полезной, и теперь вы можете создавать собственные шаблоны БП для библиотек документов. Здесь вы можете скачать эту запись блога в формате PDF, а также загрузить и импортировать исходную структуру BP, которую я подготовил для этого руководства.

Кстати, если ваши коллеги активно используют CRM Битрикс24, там много чего можно автоматизировать с помощью модуля БП внутри вашей CRM. Например, лиды и сделки могут обрабатываться с существенной автоматизацией с использованием бизнес-процессов. Бизнес-процесс может запускать или инициировать любые и все возможные действия с элементами CRM: отправка электронной почты, назначение ответственности, постановка задач и т. д. Бизнес-процессы могут изменять статус элементов, заполнять поля и создавать новые объекты, такие как сделки.

Что такое бизнес-процессы в Битрикс24

Процитируем определение из курса обучения бизнес-процессам.

Основой идеи Бизнес-процесса является Маршрут. Маршрут, за которым должен следовать документ для правильной обработки. Документы могут быть представлены обычными файлами или записями списка или элементами CRM, такими как Лид, Контакт, Компания или Сделка.Более человеческая идея — это Алгоритм: последовательность операций, которые необходимо выполнить для достижения конечного результата.

Для ознакомления с бизнес-процессами рекомендуем пройти специальный курс и самостоятельно настроить несколько бизнес-процессов с помощью специального конструктора.

Последние статьи и веб-семинары о Битрикс24 охватывают бизнес-процессы как общее представление и почти полностью не затрагивают вопрос их реализации в CRM. Мы уверены, что каждый специалист, работающий с Битрикс24, может назвать несколько задач, которые необходимо автоматизировать. Рассмотрим один из них и предложим алгоритм решения этой задачи с помощью бизнес-процессов.

Бизнес-процессы в CRM

Общий список процессов: рабочий процесс — рабочие процессы в ленте активности (/company/processes/). Он содержит список типов процессов, доступных для запуска пользователем. Это место, где находятся Инвойс, Заявка на командировку и другие предопределенные процессы. На этой странице есть кнопка «Создать новую», доступная для Администратора портала. Как создавать процессы мы объясним в наших следующих статьях.
Мои запросы: Рабочий процесс — Мои запросы. Это список запущенных или завершенных процессов с вашим участием. В этом разделе вы также можете найти рабочие процессы в потоке активности и все активные, в которых вы можете найти все ваши «запускаемые» процессы и все процессы, которые находятся в процессе.
Учитывайте тот факт, что в бесплатном тарифе есть ограничение на количество одновременно запущенных бизнес-процессов(workflows).
В некоторых версиях Битрикс24 в одном из меню (/company/personal/bizproc/) можно найти мифическую вкладку «Рабочие процессы». Кажется, это промежуточная страница между «Моими запросами» и «Рабочими процессами», которая ничего не показывает. Это обязательно сработает на вашем портале, но вы должны попробовать.
Рабочие процессы в CRM. Они стоят сами по себе и расположены так глубоко, что найти их непросто: CRM — Настройки — Автоматизация — Бизнес-процессы (/crm/configs/bp/). В основном мы будем говорить о них.

Разница между процессами и бизнес-процессами в CRM

Бизнес-процессы в CRM

В основе каждого процесса лежит таблица различных типов данных. Последовательность действий, связанных с данными, строится на таблице.

Все данные хранятся в объектах CRM — лиды, сделки, контакты, компании. Передача данных между сущностями в рамках процесса невозможна.

Но вместо этого можно "создать" новые сущности.

Этапы и ответственные отображаются в ленте активности и в списке рабочих процессов. У каждого рабочего процесса есть своя карточка с основными данными.

Отсутствует. Если кто-то не знает о существующем процессе, он может видеть только его действия - задачи, события и изменения состояний объектов.

Основные типы переменных

Здесь переменные дополнительно имеют два типа: привязка к элементам CRM и привязка к словарям CRM.

Типы бизнес-процессов

2 типа: бизнес-процессы, управляемые состоянием, и последовательные бизнес-процессы.

Есть также два типа! Чтобы создать бизнес-процесс, управляемый состоянием, вам сначала нужно создать последовательный, после чего вы сможете выбрать бизнес-процесс, управляемый состоянием, в настройках ("Создать шаблон" - "Бизнес-процесс, управляемый состоянием") .

Какие проблемы можно решить?

С помощью бизнес-процессов CRM можно и нужно решать организационные задачи - напоминания о состоянии лида или сделки, информирование пользователей, задачи специалистам по продажам. Короче бизнес-процессы в CRM должны помогать формировать воронку продаж!

Сколько потенциальных клиентов находятся на одном и том же этапе в течение нескольких недель только потому, что о них все забыли? Настройте бизнес-процесс, который будет выдавать задачи и напоминания! Усилий минимум, зато порядок в продажах обеспечен.

В каких случаях его можно и нужно использовать?

Отсутствие какого-либо визуального представления в Activity Stream влияет на удобство использования бизнес-процессов CRM. Если вам нужно связать нескольких пользователей в цепочку и провести процесс по определенным этапам, вам придется использовать рабочие процессы из Activity Stream. Эти рабочие процессы могут однозначно ответить на такие вопросы, как «Кто кого ждет» и «Какой следующий этап». Однако мы не можем сказать этого о процессах CRM.

Пример разработки бизнес-процесса CRM

Давайте рассмотрим простой, но красноречивый пример. Довольно часто специалиста по продажам при заключении сделки немного воодушевляет то, что он забывает об организации таких задач, как отслеживание подписания, доставки и хранения оригинала договора или доступности договора для других пользователей в хранилище.

Поможем специалисту по продажам и настроим бизнес-процесс, который поставит перед ответственным лицом задачу собрать и подготовить все необходимые документы после закрытия сделки.Назовем бизнес-процесс «Сбор документов для закрытия сделки». Ниже приведен ряд шагов, которые мы рекомендуем использовать для настройки и настройки любого, даже самого простого бизнес-процесса.

Цель бизнес-процесса

Обеспечить наличие оригиналов документов для бухгалтерии и электронных копий для хранения файлов.

Основные задачи бизнес-процессов

Напомнить сотруднику, заключившему сделку, что он должен предоставить наличие документов.
Уведомить бухгалтерию о новом подписанном договоре.
Помещать оригинальные копии и электронные копии в соответствующие места хранения.

Разрешения на доступ и условия запуска.

Поскольку бизнес-процесс работает в CRM, он должен взаимодействовать с сотрудниками, имеющими доступ к CRM.

Процесс следует запускать только в момент закрытия успешной сделки. Это означает, что неудачные и просроченные сделки не должны инициировать его запуск.

Роли

Предполагаемые роли сотрудников, работающих с процессом.

Типы данных и используемые объекты

За подготовку документов отвечает сотрудник, заключивший сделку.

Автор документа(как ответственный,кто заключает сделку,является автором)

Руководитель отдела продаж

Контролирует процесс подготовки документов.

Постоянная. Используется как генератор задач для подготовки документов.

Должен быть уведомлен о закрытии сделки и готовности документов.

Постоянная. Используется как "Наблюдатель"

Универсальность

На данный момент существует два этапа закрытия сделки — Закрыть сделку и Не закрыто. Нам нужно проследить этап Закрыть сделку.

Мы можем назначить одного человека и начальником отдела продаж, и бухгалтером, это не изменит логин процесса.

Алгоритм.

Прежде чем начать рисовать бизнес-процесс в инструменте проектирования, мы должны сначала нарисовать его на бумаге. Для этой цели схемы Google Docs являются хорошим выбором. Вы помните классические схемы алгоритмов со школы? Наш пример ниже.

Инструмент проектирования бизнес-процессов

Здесь начинается самое интересное — создание процесса в конструкторе. Для этого откройте CRM - Настройки-Автоматизация-Бизнес-процессы и создайте новый шаблон в разделе Сделка.

Для первоначальной настройки необходимо определить название, способ запуска и переменные.

Сбор документов для закрытия сделки

Если выбрать при добавлении, процесс будет запускаться для каждой новой сделки.

При изменении — только при изменении. Изменение статуса сделки — это изменение, которое нам нужно.

Давайте определим константы с типом «Привязать к пользователю»:

Руководитель отдела продаж – uCRMAdmin.
Бухгалтер — уБух.

Для каждой константы определим значение, выбрав человека.

Мы можем назначить одного и того же человека и начальником отдела продаж, и бухгалтером, это не изменит логику процесса.

Совет: если на вашем портале много пользователей и поиск не является простой задачей, вы можете использовать идентификатор пользователя в квадратных скобках.

Дальше перенесем наш алгоритм в инструмент проектирования бизнес-процессов. Здесь нам нужно добавить только одно Условие(Конструкторский блок) и только одну Задачу(Блок Интерактивных настроек).

Настройка каждого элемента должна выполняться следующими способами. Начнем с задачи.

Задание на сбор документов для закрытия сделки

Используется только в инструменте проектирования для именования блоков. Он недоступен для пользователя.

Подготовить документы для сделки

Это то, что пользователь может видеть в списке задач и списке действий CRM.

В макрос будет подставлено настоящее название документа (т.е. текущей сделки).

В макрос будет подставлено значение константы "Руководитель отдела продаж".

Мы используем «Ответственный за документ», чтобы назначить ответственного за эту задачу. Кажется логичным, что ответственный за сделку должен подготовить документы. Хотя этот параметр тоже можно было бы вынести в константу с офис-менеджером в качестве ответственного лица.

Не долго думая, укажем точку начала задачи при ее создании.

Эта конструкция позволяет нам установить +2 дня к дате создания задачи. т.е. Ставим задачу на два дня вперед.

Да, вы правы! Вы можете использовать HTML в описаниях задач.

В макрос будет подставлено значение константы "Бухгалтер".

Привязать к текущему объекту CRM

Вы должны выбрать его в обязательном порядке, иначе найти нашу задачу в CRM-системе будет очень сложно.

Остальные поля на ваше усмотрение, так как они не очень важны.

Настройки условий для создания задачи приведены в таблице ниже. При добавлении построения условия фактически будет создано три блока: один для заголовка построения и два для задания условий.

Используется только в конструкторе.

Заголовок отрицательного условия

Сделка закрыта(нечего делать)

Поля подтверждающего условия

Поле документа: Сделка закрыта

Таким образом, мы говорим, что бизнес-процесс должен двигаться до конца при условии, что сделка не закрыта.

Заголовок подтверждающего условия

Поля подтверждающего условия

Поля документа: Сделка закрыта

Дополнительные условия с правилом "И"

Поле документа: Стадия сделки

Условие: не равно

Значение: сделка не закрыта.

Необходим для обработки закрытой, но неудачной сделки.

Дополнительные условия с правилом "И"

Поле документа: Стадия сделки

Условие: не равно

Значение: обработка остановлена.

требуется для обработки, но неудачная сделка.

Если у вас есть другие неуспешные условия в вашей CRM, вы также должны включить их.

Тестирование

После завершения разработки вашего бизнес-процесса мы должны сохранить и протестировать его. Возьмем любую сделку, закроем ее и обновим страницу. В правой части страницы вы можете заметить результат - созданное задание на подготовку документов по данной сделке.

Экспортировать в bpt

Мы подготовили файл bpt для созданного бизнес-процесса. Условием для скачивания этого файла является отметка "Нравится" нашей странице в Facebook.

Читайте также: