Если вам нужно прикрепить к одному документу более одного файла, поместите их в архив

Обновлено: 21.11.2024

Не следует пытаться разделить документы, которые скреплены бумажными или восковыми пломбами или пластинами, или которые приклеены линиями или точками пасты или клея. Если такие предметы необходимо отделить, чтобы обеспечить безопасное обращение с документами, их использование или съемку, их следует отправить в консервационную лабораторию, где удаление может быть выполнено безопасно, без повреждения поверхности бумаги или потери письменной информации. В некоторых случаях печать или пластина являются неотъемлемой частью целостности документа и могут содержать важную информацию, поэтому ее нельзя удалять.
Нельзя удалять ленты или завязки, которые исторически использовались для соединения листов бумаги и иногда ассоциировались с бумажными или восковыми печатями.
Металлические застежки-молнии (с зубчатым основанием, компрессором и двумя скользящими замками, такие как застежки Acco), скрепки и скобы офисного качества, резиновые ленты, пружинные зажимы или скрепки, прямые булавки, цветная тканевая лента и т. п. средства, используемые для объединения постоянно ценных архивных записей, должны оцениваться с точки зрения их сохранности. Такие застежки часто вызывают физическое или химическое повреждение записей и должны быть удалены при необходимости. Крепежи следует удалять, если записи имеют высокую внутреннюю ценность или хрупкие, или когда крепления изношены и причиняют явное повреждение документам. Многие металлические застежки ржавеют, что приводит к необратимому окрашиванию и ослаблению бумаги. Громоздкие застежки, такие как пружинные зажимы, могут деформировать бумажные документы и не давать им лежать горизонтально. Слабая бумага может сломаться, если ее согнуть об острые жесткие края застежек-молний, скрепок и подобных устройств, которые действуют как режущие кромки. Резинки со временем теряют свою эластичность, становятся твердыми и прилипают к поверхности бумаги. Красная тканевая лента, часто используемая для связывания или обертывания пакетов документов, может привести к разрыву краев хрупкой или слабой бумаги; красный краситель в ленте также хорошо растворяется в воде и может привести к необратимому окрашиванию записей в случае стихийного бедствия, связанного с водой.
Скрепки из нержавеющей стали являются предпочтительным креплением для скрепления архивных документов, если бумага прочная и не будет страдать от давления скрепки. Если используются канцелярские скрепки из нержавеющей стали, небольшие полоски архивной бумаги (шириной около 1 дюйма и длиной 3 дюйма) следует сложить пополам и поместить на верхние края документов, чтобы они служили опорой для канцелярской скрепки. (См. Список расходных материалов.) Скрепки для бумаг можно располагать в различных точках вдоль верхнего края документов, чтобы избежать избыточного объема в углах и неравномерного искажения папок. Пластиковые канцелярские скрепки, хотя часто изготавливаются из прочного пластика, не следует использовать, поскольку они зажимают слишком сильно и оказывают слишком сильное давление на слабую бумагу; они также легко ломаются.
Неагрессивные, устойчивые к ржавчине скобы допустимы в тех случаях, когда бумажные документы прочные и гибкие. Их не следует использовать на записях с высокой внутренней стоимостью или на слабых и хрупких записях. Скобы создают небольшие проколы в документах, и, поскольку скобы периодически удаляются и заменяются для фотокопирования или других целей, может возникнуть большое количество отверстий, что приведет к ослаблению бумаги. При использовании скрепок их следует продевать через полоски архивной высокосортной бумаги, как описано выше, чтобы поддерживать и защищать документы (см. Список расходных материалов).
Полоски архивной высокосортной бумаги выполняют полезную функцию в дополнение к основной цели защиты слабой бумаги. Использование полосок в сочетании с застежкой означает, что используемая скрепка или скоба соответствуют архивным стандартам и их не нужно заменять. Это становится все более важным с течением времени, поскольку институциональная память угасает, поскольку часто невозможно отличить крепеж офисного качества от крепежа архивного качества на основе визуального осмотра.
В некоторых случаях бумажные документы слишком хрупкие, чтобы безопасно выдерживать давление скрепок или скоб. В таких случаях группы записей должны храниться вместе с помощью папок или сложенных прокладочных листов (из архивной высокосортной бумаги), помещенных в папки.
Запрещается размещать крепежные элементы на фотографиях, плакатах или оригинальных произведениях искусства, так как они могут необратимо повредить слой изображения.
В некоторых случаях застежки, такие как люверсы, могут настолько прочно входить в бумагу, что лучше оставить их на месте. Попытки удалить такие объекты могут привести к значительному повреждению окружающей бумаги. Если встроенные или сильно прилипшие крепежные элементы необходимо удалить для микрофильмирования или других целей, записи следует отправить в консервационную лабораторию, где удаление может быть выполнено безопасно.
При удалении старых застежек необходимо проявлять большую осторожность, чтобы не повредить бумажные документы.Заржавевшие или сильно прилипшие к бумажным поверхностям крепежи необходимо аккуратно приподнять; перед удалением необходимо разорвать линию контакта между бумагой и коркой ржавчины. (См. параграф 13.)
При снятии застежек документ должен полностью стоять на столе, а одна рука должна быть на документе, чтобы удерживать его в нужном положении и поддерживать бумагу во время удаления застежки. Если процедура проводится в воздухе, документы могут быть порваны и повреждены.
Степлеры не следует использовать для хрупких или ломких документов, так как они легко удаляют весь слабый или ломкий угол с помощью предназначенной для этого скобы. Однако можно с осторожностью использовать средство для удаления скоб на прочной и гибкой бумаге; это часто является практической необходимостью, когда сталкиваешься с массой архивных документов, нуждающихся в обработке. При использовании устройства для удаления скоб документ должен лежать ровно на столешнице. Скобосъемник следует использовать сзади, чтобы поднять стержни скобы. После вскрытия скобу следует осторожно удалить спереди. Микрошпатель следует использовать для удаления застежек из слабых, тонких или ломких документов. Работая сзади, микрошпателем можно осторожно приподнять стержни скоб или аналогичных металлических крепежных изделий, а также скрепок. (См. рис. 5.) В качестве меры предосторожности рекомендуется, когда это возможно, подсунуть небольшой кусочек полиэфирной пленки под скобу перед ее удалением, чтобы микрошпатель не соскользнул и не врезался в бумагу. Накипь ржавчины, которая может помешать удалению крепежа, должна быть удалена механически, если это возможно, осторожно, используя микрошпатель, чтобы аккуратно сколоть ржавчину, чтобы разорвать линию контакта с бумагой. Затвердевшие и покрытые коркой резиновые ленты также могут быть удалены таким же образом. Любые дергающие или поднимающие движения для удаления инкрустированных частиц с поверхности бумаги должны выполняться очень осторожно, чтобы не порвать лист или не повредить поверхность бумаги.

поиск меню

Урок 3. Работа с Zip-файлами

Что такое zip-файл?

Zip-файл — это способ группировки или архивирования нескольких файлов, чтобы они действовали как один файл. Например, допустим, вы хотите отправить кому-то папку с документами Word по электронной почте. Можно было прикрепить каждый файл по отдельности, но это заняло бы много времени, особенно если документов много. Лучшим решением было бы поместить все файлы в ZIP-архив, а затем прикрепить ZIP-файл к своему электронному письму.

Еще одно преимущество zip-файлов заключается в том, что они сжаты, что означает меньший общий размер файла. Если вы отправляете ZIP-файл кому-либо по электронной почте или публикуете его в Интернете, загрузка занимает меньше времени, и ваши получатели также смогут загрузить его быстрее.

Файлы некоторых форматов, например изображения MP3 и JPEG, уже сжаты. Вы по-прежнему можете архивировать эти типы файлов, но размер файла может не стать намного меньше.

Создание zip-файлов

Вне зависимости от того, используете ли вы Windows или macOS, вам не нужно дополнительное программное обеспечение для создания и открытия ZIP-файлов. Это связано с тем, что основные функции ZIP-файлов встроены в операционную систему.

Чтобы создать ZIP-файл в Windows:

Выберите файлы, которые вы хотите добавить в ZIP-файл.

В Windows после создания ZIP-файла вы можете добавить в него дополнительные файлы, перетащив их на значок ZIP-файла.

Чтобы создать ZIP-файл в macOS:

Выберите файлы, которые вы хотите добавить в ZIP-файл.

В macOS после создания ZIP-файла вы не можете добавлять в него дополнительные файлы. Если вам нужно добавить файлы, вам нужно будет создать новый zip-файл, содержащий все нужные файлы.

Добавление пароля в ZIP-файл

Некоторые люди предпочитают использовать программы для архивации zip-файлов, такие как 7-Zip, PeaZip и StuffIt. Эти программы имеют дополнительные функции, такие как защита паролем. Если вы добавите пароль в ZIP-файл, важно сообщить получателям пароль, чтобы они могли его открыть.

Открытие zip-файлов

Чтобы открыть ZIP-файл в Windows:

Windows обрабатывает ZIP-файлы так же, как папки. Вы можете открыть ZIP-файл, перемещать файлы в него и из него, а также открывать отдельные файлы так же, как если бы они находились в папке.

Поскольку Windows упрощает работу с ZIP-файлами, обычно их не нужно распаковывать. Однако, если вы предпочитаете разархивировать их, вы можете просто щелкнуть правой кнопкой мыши значок zip-файла и выбрать «Извлечь все».

Чтобы открыть ZIP-файл в macOS:

Открытие ZIP-файла в macOS немного отличается от открытия в Windows. Вместо того, чтобы открывать zip-файл напрямую, он разархивирует файлы и поместит их в новую папку. Затем вы можете открыть папку для доступа к отдельным файлам.

Ваш почтовый ящик Outlook слишком велик, и можно поспорить, что вы не перестанете получать электронную почту в ближайшее время. Чтобы он не заполнялся, вы можете переместить старые элементы, которые вы хотите сохранить, в архив, отдельный файл данных Outlook (.pst), который вы можете открыть из Outlook в любое время, когда вам это нужно.

Примечание. Команда и функция «Архивировать» не отображаются ни для одной учетной записи в вашем профиле Outlook, если вы включаете учетную запись Exchange Server и ваша организация использует онлайн-архив Microsoft Exchange Server. Ваш сетевой администратор также может отключить эту функцию.

По умолчанию Outlook использует автоархивацию для регулярного архивирования элементов. Дополнительные сведения см. в разделе Автоматическое архивирование старых элементов.

Вы также можете архивировать элементы вручную в любое время. Таким образом, вы можете контролировать, какие элементы архивировать, где их хранить и насколько старым должен быть элемент, прежде чем его можно будет архивировать.

Выполните одно из следующих действий:

В Outlook 2013: нажмите «Файл» > «Информация» > «Инструменты очистки» > «Архив».

В Outlook 2016: нажмите «Файл» > «Информация» > «Инструменты» > «Очистить старые элементы».

Совет. Архивация и автоархивация могут быть недоступны, если ваш почтовый профиль подключен к серверу Exchange. Также возможно, что в вашей организации есть политика хранения почты, которая переопределяет автоархивацию. Для получения дополнительной информации обратитесь к системному администратору.

Нажмите «Архивировать эту папку и все вложенные папки» и выберите папку, которую хотите заархивировать.

В разделе Архивировать элементы старше введите дату.

Вы можете создать несколько PST-файлов, если хотите заархивировать несколько папок с разными настройками. Например, вы можете захотеть хранить элементы в папке "Отправленные" дольше, чем элементы в папке "Входящие".

Установите флажок Включить элементы с установленным флажком «Не выполнять автоархивацию», чтобы архивировать отдельные элементы, исключенные из автоматического архивирования. Этот параметр не удаляет это исключение из этих элементов, а вместо этого игнорирует параметр «Не автоархивировать» только для этого архива.

Отключить автоархивацию

Чтобы архивировать только тогда, когда вы хотите, отключите автоархивацию.

Нажмите «Файл» > «Параметры» > «Дополнительно».

В разделе "Автоархивация" нажмите "Настройки автоархивации".

Снимите флажок Запускать автоархивацию каждые n дней.

Важно! Office 2010 больше не поддерживается. Перейдите на Microsoft 365, чтобы работать в любом месте с любого устройства и продолжать получать поддержку.

По умолчанию старые элементы Outlook автоматически архивируются через регулярные промежутки времени. Дополнительные сведения об автоархивации см. в разделе Использование автоархивации для резервного копирования или удаления элементов.

Вы также можете создавать резервные копии и архивировать элементы вручную в дополнение к автоархивации или в качестве замены. Архивирование вручную обеспечивает гибкость и позволяет точно указать, какие папки будут включены в архив и какой архивный файл данных Outlook (.pst) будет использоваться.

Чтобы вручную заархивировать элементы Outlook, выполните следующие действия:

Перейдите на вкладку "Файл"

Нажмите "Инструменты очистки".

Нажмите "Архивировать".

Выберите параметр Архивировать эту папку и все вложенные папки, а затем выберите папку, которую хотите заархивировать. Любая подпапка выбранной вами папки включается в этот ручной архив.

В разделе Архивировать элементы старше введите дату.

Если вы не хотите использовать файл или расположение по умолчанию, в разделе «Архивный файл» нажмите «Обзор», чтобы указать новый файл или расположение. Просмотрите, чтобы найти нужный файл, или введите имя файла, затем нажмите OK. Местоположение целевого файла отображается в поле Архивный файл.

Установите флажок «Включить элементы с установленным флажком «Не выполнять автоархивацию», чтобы включить любые элементы, которые могут быть по отдельности помечены для исключения из автоматического архивирования. Этот параметр не удаляет это исключение из этих элементов, а вместо этого игнорирует флажок «Не автоархивировать» только для этого архива.

Отключить автоархивацию

Если вы хотите архивировать только вручную, необходимо отключить автоархивацию. Сделайте следующее:

Перейдите на вкладку "Файл".

Нажмите "Параметры".

На вкладке "Дополнительно" в разделе "Автоархивация" нажмите "Настройки автоархивации".

Снимите флажок Запускать автоархивацию каждые n дней.

Важно! Office 2007 больше не поддерживается. Перейдите на Microsoft 365, чтобы работать в любом месте с любого устройства и продолжать получать поддержку.

Автоархивация, которая включена по умолчанию, автоматически перемещает старые элементы в архив через заданные промежутки времени. Однако вы можете вручную создавать резервные копии и архивировать элементы в указанное вами расположение.

Примечание. Параметры автоархивации Microsoft Office Outlook 2007 можно настраивать. Вместо резервного копирования или архивирования элементов вручную вы можете обнаружить, что AutoArchive может удовлетворить ваши потребности. Дополнительные сведения см. в разделе Использование автоархивации для резервного копирования или удаления элементов.

В меню "Файл" выберите "Архив".

Выберите параметр Архивировать эту папку и все подпапки, а затем укажите дату в разделе Архивировать элементы старше.

В разделе "Архивный файл" нажмите "Обзор", чтобы указать новый файл или папку, если вы не хотите использовать файл или папку по умолчанию.

Установите флажок «Включить элементы с установленным флажком «Не автоархивировать», если вы хотите переопределить предыдущий параметр, чтобы не архивировать определенные элементы автоматически. Если вы решите архивировать эти элементы вручную во время этой процедуры, для них снова будет действовать параметр «Не архивировать автоматически», если только вы не отмените этот параметр вручную в будущем.

Примечание. Outlook автоматически создает другой файл архива для элементов в указанной папке и месте.

AutoArchive помогает управлять пространством в вашем почтовом ящике или на почтовом сервере, который вы используете, автоматически перемещая элементы в папку архива. В зависимости от параметров автоархивация выполняет одно или оба следующих действия:

Перемещает элементы из их исходного местоположения, обычно из одной из ваших активных папок, в архивную папку.

Куда попадают мои товары?

Файл архива представляет собой тип файла данных Outlook (.pst). При первом запуске AutoArchive файл архива автоматически создается в папке: C:\Users\YourUserName\Documents\Outlook Files\archive.pst

Я не могу найти папки, перечисленные в этой статье

Некоторые папки могут быть скрытыми. Дополнительные сведения о просмотре скрытых папок в Windows см. в разделе Отображение скрытых файлов.

Навсегда удаляет элементы, срок действия которых истек.

Если вы решите удалить элементы, они не будут заархивированы. Если вы решите архивировать элементы, они не могут быть удалены с помощью автоархивации. После того, как элементы заархивированы, их можно удалить только вручную.

Если в вашем профиле Outlook есть несколько учетных записей Exchange и вы настроили автоархивацию для одной учетной записи, ко всем другим учетным записям Exchange автоматически будут применены одни и те же настройки.

Дополнительную информацию о функции автоархивации см. в разделе Автоматическое архивирование старых элементов.

Сроки устаревания элементов Outlook

Любой элемент Outlook, срок хранения которого истек, включается в следующую автоархивацию, если только он не был специально помечен как исключенный. Период устаревания по умолчанию для каждой папки Outlook выглядит следующим образом:

Период старения

Входящие и черновики

Отправленные и удаленные элементы

Примечание. Папки, которые вы создаете и содержат элементы того же типа, что и папки "Входящие", "Календарь", "Задачи", "Заметки" или "Журнал", по умолчанию имеют одинаковый шестимесячный период устаревания. Например, почтовая папка, которую вы создаете для отчетов о состоянии, полученных от коллеги, или папка контактов, которую вы создаете для личных контактов.

Определить возраст элемента

Когда начинается период старения

Дата/время получения или время последнего изменения и сохранения сообщения, в зависимости от того, что наступит позже. Пометка сообщения как прочитанного или непрочитанного является примером изменения сообщения.

Календарь встречи, мероприятия или встречи

Дата последнего изменения и сохранения элемента, в зависимости от того, что наступит позже. Повторяющиеся элементы не автоматически архивируются. Независимо от даты последнего сохранения, будут заархивированы только те элементы календаря, которые уже произошли.

Дата завершения или время последнего изменения и сохранения задачи. Задачи, которые не помечены как выполненные, не автоматически архивируются. Задачи, назначенные другим людям, архивируются только в том случае, если они помечены как завершенные.

Когда вы последний раз изменяли и сохраняли заметку.

Дата создания записи журнала или дата последнего изменения и сохранения записи.

По умолчанию контакты не архивируются. Однако вы можете вручную заархивировать их.

Настройки и параметры автоархивации

См. следующие описания параметров и параметров, которые можно применить при настройке автоархивации.

Выполнять автоархивацию каждые n дней Выберите, как часто будет выполняться автоархивация. Одновременное архивирование большого количества элементов может снизить производительность компьютера. Поэтому лучше чаще использовать автоархивацию, чтобы уменьшить количество обрабатываемых элементов.

Чтобы отключить функцию автоархивации, снимите флажок Запускать автоархивацию каждые n дней.

Запрашивать перед запуском автоархивации Выберите, хотите ли вы, чтобы сообщение с напоминанием появлялось перед тем, как автоархивация обработает ваши элементы Outlook. Когда появятся подсказки, вы можете нажать Нет в сообщении с напоминанием, чтобы отменить этот сеанс автоархивации.

Удалить элементы с истекшим сроком действия (только папки электронной почты). По умолчанию этот параметр отключен. Установите этот флажок, чтобы удалять сообщения после истечения срока их хранения.

Архивировать или удалять старые элементы. Выберите этот параметр, если хотите установить или изменить следующие настройки. Если этот флажок снят, автоархивация выполняется с настройками по умолчанию.

Показать папку архива в списке папок. Установите этот флажок, чтобы папка архива отображалась вместе с другими вашими рабочими папками в области навигации. Если вы не используете этот параметр, вы все равно можете открыть папку архива — перейдите на вкладку «Файл», затем на вкладке «Открыть» нажмите «Открыть файл данных Outlook».

Очистить элементы старше Укажите возраст, в котором вы хотите архивировать элементы, в днях, неделях или месяцах. Вы можете настроить период от одного дня до максимум 60 месяцев.

Переместить старые элементы в Установите этот флажок, чтобы архивировать старые элементы, а не удалять их автоматически. В поле появится папка по умолчанию. Чтобы использовать другую папку, введите расположение папки в поле или нажмите кнопку Обзор. При выборе этого параметра отменяется выбор параметра Удалить элементы без возможности восстановления.

Удалить элементы без возможности восстановления. Этот параметр удаляет все элементы с истекшим сроком действия. Они не перемещаются, и архивная копия не сохраняется. Выбор этого параметра снимает выбор параметра Переместить старые элементы в.

Применить эти настройки ко всем папкам. Этот параметр применяет настройки автоархивации, включая ваши изменения, ко всем папкам. Чтобы указать уникальные параметры для одной или нескольких папок, не выбирайте этот параметр. Вместо этого щелкните папку правой кнопкой мыши, выберите "Свойства" и перейдите на вкладку "Автоархивация", чтобы изменить настройки для каждой папки, которую вы хотите изменить.

Читайте также: