Электронная подпись для участия в закупке кем выдается

Обновлено: 03.07.2024

Northwestern заключила партнерское соглашение с DocuSign, чтобы предоставить университету стандартное решение для цифровой подписи. DocuSign – это решение для цифровой подписи, предназначенное для повышения эффективности и безопасности рабочего процесса для подписания и утверждения официальных документов, устраняя необходимость передачи важных документов, требующих подписи, по электронной почте, факсу или почте США.

Возможности

Легко загружать и отправлять документы в электронном виде для цифровой подписи.
Быстрый доступ к документам, требующим подписи, и их подпись.
Быстро проверяйте статус документа, отправляйте напоминания, просматривайте контрольные журналы и безопасно храните документы в Интернете.
Создавайте шаблоны, используя существующие формы, чтобы оптимизировать весь процесс.
Контролируйте документооборот, определяя и управляя получателями и маршрутизацией.
Сделайте формы доступными в Интернете, чтобы обеспечить самообслуживание и легкий доступ.
Поддерживает правила FDA 21 CFR Part 11 для электронной документации и цифровых подписей, когда это необходимо.

Преимущества

Случаи использования

Использование DocuSign следует зарезервировать, когда требуются официальные подписи на официальных документах университета.

Некоторые примеры использования DocuSign для запроса подписей:

Контракты с поставщиками для университетов.
Запрос подписей у участников исследования.
Запрос подписей для облегчения заключения соглашений между университетом, родителями и учащимися.

Несколько примеров, когда нельзя использовать DocuSign для запроса подписей:

Документы, которые не поддерживают бизнес или процессы Университета.
При заполнении университетской формы документации о решении о закупках.
Не следует использовать DocuSign, когда необходимо указать только имя отправителя, утверждающего, руководителя или другой стороны.

Университет заключил корпоративное соглашение о кампусе, которым могут пользоваться все факультеты и школы. В настоящее время отделы и школы не взимают плату, а количество конвертов, которые можно использовать, не ограничено.

Однако мы просим всех пользователей убедиться, что вы используете DocuSign для документов, которые действительно нуждаются в официальной подписи. Любое ненужное и чрезмерное использование конвертов может оказать существенное влияние на будущие цены. Если будет обнаружено, что ваше подразделение неправильно использует DocuSign, с вашим подразделением свяжутся.

Роли учетной записи DocuSign

Ниже перечислены роли, связанные с управлением электронными документами DocuSIgn.

Подписавший

Только просмотр и подписание документов

Специальных разрешений не требуется.

Подписавшим лицам из университетов и других организаций не требуются разрешения на доступ для подписания документа, отправленного им сотрудником Northwestern или любой другой организацией.

Рецензент

Только просмотр документов

Специальных разрешений не требуется.

Рецензентам из университетов и других организаций не требуются разрешения на доступ для просмотра документа, отправленного им сотрудником Northwestern или любой другой организацией.

Отправитель

Возможности подписания и проверки, а также:

Отправлять документы, в том числе с использованием стандартных форм и шаблонов.

Если в вашем отделе или учебном заведении есть системный администратор DocuSIgn (DSA), отправьте запрос на создание вашей учетной записи.

Если вы не уверены, есть ли у вашего отдела DSA и/или у вас есть вопросы, заполните форму запроса информации DocuSign.

Автор/создатель шаблона

Возможности подписавшего, рецензента и отправителя, а также:

Отправлять пользовательские/специальные документы; создавать готовые формы и шаблоны и делиться ими с другими.

Если в вашем отделе или учебном заведении есть системный администратор DocuSIgn, отправьте запрос на создание вашего логина.

Системный администратор DocuSign (DSA)

DSA координирует потребности пользователя (необходимо подтвердить) в качестве основного контактного лица отдела или учебного заведения DocuSign Account.

Подписавший, Рецензент, Отправитель, Автор, а также:

Выступает экспертом DocuSign в предметной области для своего отдела или учебного заведения, помогая с отчетами и помогая пользователям в создании шаблонов или других необходимых задачах.
Управлять процессом добавления и удаления пользователей под учетной записью DocuSign отдела или учебного заведения.

Отделы и учебные заведения должны назначить системного администратора DocuSign (DSA) для координации потребностей отдела DocuSIgn, прежде чем связываться (необходимо подтверждение) для создания учетной записи DocuSign.

Начало работы

Если вашему отделу или учебному заведению необходимо использовать DocuSign, выполните следующие действия:

Назначьте кого-нибудь из вашего отдела или учебного заведения системным администратором DocuSign (DSA). Мы рекомендуем, чтобы вашим DSA был кто-то из вашего ИТ-отдела или бизнес-офиса.
После назначения вашего DSA лицо, назначенное DSA, должно отправить форму запроса DSA с запросом доступа в качестве администратора вашего отдела.
С сотрудником, назначенным DSA, свяжутся в отношении следующих шагов, которые будут включать обучение.

Ресурсы

Чтобы узнать больше об использовании инструмента электронной подписи, просмотрите следующие короткие видеоролики или ресурсы веб-страницы, предоставленные DocuSIgn:

Как покупатель, вы можете подготовить и отправить договоры о покупке, заказы на покупку и заказы на изменение для получения электронной подписи. Вы также можете управлять документами о покупке, которые отправляются на электронную подпись.

Необходимая конфигурация и настройка функций.

Подготовка и отправка документа о покупке на электронную подпись.

Управление документом о покупке, отправленным на электронную подпись.

Прежде чем начать

Прежде чем вы сможете подготовить документ о покупке для электронной подписи, ваша организация должна выполнить следующие предварительные задачи:

Получил лицензию, зарегистрировался и настроил учетную запись администратора в DocuSign, поставщике услуг электронной подписи.

Включил и настроил функцию электронной подписи в Oracle Applications Cloud с помощью рабочей области «Настройка и обслуживание».

Добавил вас в качестве пользователя в учетную запись администратора DocuSign.

Подготовить документ о покупке

Вы можете подготовить документ о покупке для электронной подписи, используя рабочие области "Соглашения о покупке" или "Заказы на покупку".

При создании документа можно указать, что документ требует электронной подписи. Для этого откройте документ. На странице "Редактировать документ" установите флажок "Требуется подпись" на вкладке "Основные", вложенная вкладка "Условия".

Когда вы закончите создание документа о покупке, отправьте его на утверждение и подтверждение.

После утверждения и подтверждения вы можете подготовить документ о покупке для электронной подписи. Откройте документ о покупке и выберите параметр «Подготовка к подписи» в раскрывающемся списке «Действия».

Страница "Подготовка к подписи" включает следующее:

Уведомление по электронной почте.

Документ о покупке PDF.

Любые контрактные документы.

Любые другие вложения для поставщика.

Страницу "Подготовка к подписи" можно использовать для выполнения таких действий, как:

Нажмите кнопку "Кому", чтобы просмотреть текст уведомления по электронной почте.

Добавьте подписывающих в качестве получателей уведомления по электронной почте.

Введите тему и сообщение.

Назначьте задачу подписи каждому получателю.

При необходимости добавьте другие документы, чтобы подписавшие могли ознакомиться со всеми положениями и условиями, относящимися к документу о покупке, прежде чем подписывать его.

Примечание. Размер документов, которые можно прикрепить, не должен превышать 25 МБ, и ни один из документов не должен содержать более 2000 страниц. Однако, если размер вложения превышает 25 МБ, вы можете либо уменьшить размер вложения, либо продолжить создание конверта только с документом о покупке в формате PDF и без вложения.

Укажите, следует ли направлять документ на подпись последовательно или одновременно.

Когда вы закончите подготовку документа о покупке к подписи, нажмите кнопку "Отправить", чтобы отправить уведомление по электронной почте подписавшим.

Управление документом о покупке

В задачах «Управление соглашениями» и «Управление заказами» вы можете искать документы о покупке, требующие подписи. Добавьте атрибут «Требуется подпись» в качестве поля расширенного поиска, чтобы найти документы о закупках, которые находятся в процессе или подписаны электронной подписью. Вы также можете добавить в результаты поиска столбец "Требуется подпись".

После того как вы отправили документ на подпись и он находится в состоянии "Отправлено на подпись", вы можете управлять процессом подписания. Открыв документ о покупке, выберите параметр «Управление подписью» в раскрывающемся списке «Действия». Страница «Управление подписью» открывается на веб-сайте DocuSign. В раскрывающемся списке Другие действия можно выбрать следующие параметры:

Исправить: используйте для ввода отсутствующей или исправления существующей информации. Вы можете повторно отправить документ на подпись.

Void: используйте для внесения изменений в документ о покупке после его отправки на подпись. Это исключает документ из процесса электронной подписи.

Просмотр истории: используйте для просмотра истории подписей документа.

В этой таблице перечислены статусы обработки электронной подписи, которые вы можете просмотреть на протяжении всего жизненного цикла документа о покупке, требующего подписи. Также предоставляется описание каждого статуса.

Статус

Описание

Ожидается подготовка подписи

Применяется к утвержденному документу, который требует подписи и ожидает подготовки подписи.Также применяется к утвержденному документу, срок действия пакета подписи которого истек или который был аннулирован вручную.

Отправлено на подпись

Применяется к документу, который подготовлен и отправлен на подпись.

Применяется к документу, если его подписывают все подписавшие.

Применяется к документу, если одна из подписавших отказывается его подписывать.

Окончательная версия документа о закупке с электронной подписью хранится в приложении и используется для связи с поставщиком.

Читайте также: