Что я могу сделать в списке Excel

Обновлено: 21.11.2024

Excel – невероятно мощный инструмент для извлечения смысла из огромных объемов данных. Но он также очень хорошо работает для простых расчетов и отслеживания практически любой информации. Ключом к раскрытию всего этого потенциала является сетка ячеек. Ячейки могут содержать числа, текст или формулы. Вы помещаете данные в свои ячейки и группируете их в строки и столбцы. Это позволяет вам суммировать данные, сортировать и фильтровать их, помещать в таблицы и строить красивые диаграммы. Давайте рассмотрим основные шаги, которые помогут вам начать работу.

Документы Excel называются рабочими книгами. В каждой рабочей книге есть листы, обычно называемые электронными таблицами. Вы можете добавить в книгу столько листов, сколько хотите, или создать новые книги, чтобы хранить данные отдельно.

Нажмите «Файл», а затем «Создать».

В разделе "Создать" щелкните пустую книгу.

Нажмите на пустую ячейку.

Например, ячейка A1 на новом листе. На ячейки ссылаются по их расположению в строке и столбце на листе, поэтому ячейка A1 находится в первой строке столбца A.

Введите текст или число в ячейку.

Нажмите Enter или Tab, чтобы перейти к следующей ячейке.

Выберите ячейку или диапазон ячеек, к которым вы хотите добавить границу.

На вкладке "Главная" в группе "Шрифт" нажмите стрелку рядом с элементом "Границы", а затем выберите нужный стиль границы.

Выберите ячейку или диапазон ячеек, к которым вы хотите применить затенение ячеек.

На вкладке "Главная" в группе "Шрифт" щелкните стрелку рядом с пунктом "Цвет заливки", а затем в разделе "Цвета темы" или "Стандартные цвета" выберите нужный цвет.

Дополнительную информацию о том, как применить форматирование к рабочему листу, см. в разделе Форматирование рабочего листа.

После того, как вы ввели числа в свой лист, вы можете сложить их. Быстрый способ сделать это — использовать автосумму.

Выберите ячейку справа или под числами, которые вы хотите добавить.

Перейдите на вкладку "Главная", а затем нажмите "Автосумма" в группе "Редактирование".

Автосумма суммирует числа и показывает результат в выбранной ячейке.

Сложение чисел — это лишь одна из операций, которые вы можете выполнять, но Excel может выполнять и другие математические операции. Попробуйте использовать простые формулы для сложения, вычитания, умножения или деления чисел.

Выберите ячейку и введите знак равенства (=).

Это сообщает Excel, что эта ячейка будет содержать формулу.

Введите комбинацию чисел и операторов вычисления, например знак плюс (+) для сложения, знак минус (-) для вычитания, звездочку (*) для умножения или косую черту (/) для деления.< /p>

Например, введите =2+4, =4-2, =2*4 или =4/2.

Выполняется расчет.

Вы также можете нажать Ctrl+Enter, если хотите, чтобы курсор оставался в активной ячейке.

Чтобы различать разные типы чисел, добавьте формат, например валюту, проценты или даты.

Выделите ячейки с числами, которые вы хотите отформатировать.

Перейдите на вкладку "Главная", а затем нажмите на стрелку в поле "Общие".

Выберите числовой формат.

Если вы не видите нужный числовой формат, нажмите Другие числовые форматы. Дополнительные сведения см. в разделе Доступные числовые форматы.

Простой способ получить доступ к мощным возможностям Excel — поместить данные в таблицу. Это позволяет быстро фильтровать или сортировать данные.

Выберите данные, щелкнув первую ячейку и перетащив ее к последней ячейке данных.

Чтобы использовать клавиатуру, удерживайте нажатой клавишу Shift и нажимайте клавиши со стрелками для выбора данных.

Нажмите "Таблицы", наведите курсор на кнопку "Таблица", чтобы просмотреть данные, а затем нажмите кнопку "Таблица".

Нажмите стрелку в заголовке столбца таблицы.

Чтобы отфильтровать данные, снимите флажок "Выбрать все", а затем выберите данные, которые хотите отобразить в таблице.

Список дел полезен для нас, чтобы отметить задачи, которые были выполнены. Но знаете ли вы, как создать список дел на листе Excel?

Создать простой список дел с раскрывающимся списком

Вы можете создать список дел, используя раскрывающийся список. Пожалуйста, сделайте следующее шаг за шагом:

<р>1. Выберите ячейки, в которые вы хотите вставить раскрывающийся список, а затем нажмите «Данные» > «Проверка данных» > «Проверка данных», см. снимок экрана:

<р>2. В диалоговом окне «Проверка данных» на вкладке «Настройки» выберите «Список» в раскрывающемся списке «Разрешить», а затем нажмите кнопку, чтобы выбрать значения ячеек, которые вы хотите использовать в раскрывающемся списке, см. снимок экрана:

<р>3. Теперь выпадающие списки вставлены в ячейки.

<р>4. Затем выберите диапазон ячеек, который вы хотите создать, чтобы сделать список. И нажмите Главная > Условное форматирование > Новое правило, см. снимок экрана:

<р>5. В диалоговом окне «Новое правило форматирования» выберите «Использовать формулу для определения ячеек для форматирования» в списке «Выбор типа правила», а затем введите эту формулу = $B2="Complete" в текстовое поле «Форматировать значения, где эта формула является истинной». , см. снимок экрана:

Примечание. В приведенной выше формуле B2 — это ячейка, содержащая раскрывающийся список, а Complete — это текст, который вы хотите отформатировать.

<р>6. Затем нажмите кнопку «Формат», чтобы перейти в диалоговое окно «Формат ячеек», в этом диалоговом окне нажмите вкладку «Шрифт», а затем установите флажок «Зачеркнутый» в разделе «Эффекты», и вы можете выбрать один цвет для элемента списка дел по своему усмотрению, см. снимок экрана: < /p>

<р>7. Затем нажмите OK > OK, чтобы закрыть диалоговые окна, и будет создан простой список дел. Теперь при выборе в выпадающем списке Завершить элемент задачи будет удаляться зачеркиванием, см. скриншот:

Создать простой список дел с флажком

Вы также можете создать список дел, установив флажок. При установке флажка рядом с элементом задачи элемент задачи будет зачеркнут, как показано на снимке экрана ниже:

Пожалуйста, выполните следующие действия:

<р>1. Сначала вставьте флажок, нажав «Разработчик» > «Вставить» > «Флажок (управление формой)», см. снимок экрана:

<р>2. Затем перетащите мышь, чтобы нарисовать флажок, а затем выберите ячейку с флажком, перетащите маркер заполнения вниз, чтобы установить флажки, как показано на следующем снимке экрана:

<р>3. Затем вы можете отредактировать флажок, чтобы удалить текст, чтобы получить следующий снимок экрана:

Советы. Если у вас есть Kutools for Excel, с функцией «Пакетная вставка флажков», вы можете как можно быстрее вставить список флажков. Нажмите, чтобы скачать Kutools for Excel!

<р>4. После вставки и редактирования флажков вы должны связать каждый флажок с отдельной ячейкой, щелкнуть правой кнопкой мыши флажок, а затем выбрать «Управление форматом», см. снимок экрана:

<р>5. В диалоговом окне «Управление форматом» на вкладке «Управление» нажмите кнопку, чтобы выбрать соседнюю ячейку, чтобы связать флажок, см. снимок экрана:

<р>6. Затем нажмите «ОК», а затем повторите два вышеуказанных шага, чтобы связать каждый флажок с соседней ячейкой один за другим, затем, если флажок установлен, отображается ИСТИНА, если флажок не установлен, отображается ЛОЖЬ, см. снимок экрана:

<р>7.Затем выберите диапазон ячеек A2:C13, для которого вы хотите создать список дел, и нажмите «Главная» > «Условное форматирование» > «Новое правило», чтобы перейти к диалоговому окну «Новое правило форматирования».

<р>8. В диалоговом окне «Новое правило форматирования» нажмите «Использовать формулу», чтобы определить, какие ячейки следует форматировать в списке «Выбрать тип правила», а затем введите эту формулу = C2 = TRUE в значения формата, где эта формула является истинным текстовым полем, см. снимок экрана:

Примечание. C2 – это ячейка, связанная с флажком.

<р>9. Затем нажмите кнопку «Формат», чтобы перейти в диалоговое окно «Формат ячеек», на вкладке «Шрифт» установите флажок «Зачеркнутый» в разделе «Эффекты» и укажите желаемый цвет для элемента списка дел, см. снимок экрана:

<р>10. Наконец, нажмите OK > OK, чтобы закрыть диалоговые окна, теперь, когда вы установите флажок, соответствующий элемент задачи будет отформатирован как зачеркнутый, вы можете скрыть столбец связанных ячеек, как вам нужно, см. снимок экрана:

Пользовательский список в Excel очень удобен для заполнения диапазона ячеек вашим личным списком.

Это может быть список членов вашей команды на работе, страны, регионы, номера телефонов или клиентов. Основная цель пользовательского списка – исключить повторяющуюся работу и ошибки, допущенные вручную.

Это чрезвычайно полезно, когда вам нужно время от времени вводить одни и те же данные. Существует два варианта создания списка в Excel, который можно использовать повторно с помощью дескриптора заполнения.

В этом уроке вы узнаете, как создать список в Excel:

Давайте рассмотрим каждый из этих методов по отдельности!

Посмотрите на YouTube и поставьте лайк!

Загрузите эту рабочую книгу Excel и следуйте инструкциям по созданию списка в Excel:

Использование уже существующего списка

Сначала может показаться, что Excel делает это по волшебству!

Некоторые списки уже хранятся в Excel, например дни недели и месяцы в году.

Чтобы продемонстрировать возможности настраиваемых списков Excel, мы рассмотрим, что сейчас находится в памяти Excel в качестве списка по умолчанию:

ШАГ 1. Введите Февраль в первую ячейку

ШАГ 2. В этой первой ячейке нажмите на нижний правый угол и перетащите его на следующие 5 ячеек вправо

ШАГ 3: Выпустите, и вы увидите, что он автоматически заполнится до июля (последующие месяцы после февраля)

Создать список в Excel вручную

Вы также можете вручную добавить новые значения в поле "Пользовательский список" и повторно использовать их, когда захотите.

Давайте перейдем прямо к параметрам в Excel, чтобы посмотреть, как это делается, и как вы можете создать свой собственный настраиваемый список:

ШАГ 1. Выберите вкладку "Файл"

ШАГ 2. Нажмите «Параметры»

ШАГ 3. Выберите параметр "Дополнительно"

ШАГ 4. Прокрутите вниз до конца и в разделе "Общие" нажмите "Редактировать пользовательские списки".

Здесь вы можете увидеть встроенные списки Excel по умолчанию для календарных месяцев и дней.

Если вы нажмете на пользовательский список, вы увидите, что под записями списка он неактивен, и вы не можете вносить какие-либо изменения. Это указывало на то, что это настраиваемый список Excel по умолчанию.

ШАГ 5. Вы можете создать и добавить свой собственный пользовательский список в разделе Записи списка.

Нажмите «НОВЫЙ СПИСОК» в области «Пользовательские списки», а затем вручную введите свой список, вводя по одному элементу в строке:

После ввода значений нажмите "Добавить".

На скриншоте ниже мы добавили значения греческого алфавита (альфа, бета, гамма и т. д.)

По завершении нажмите OK.

ШАГ 6. Нажмите кнопку "ОК" еще раз

ШАГ 7. Теперь вернемся в нашу книгу Excel, чтобы увидеть наш новый настраиваемый список в действии. Введите альфа в ячейке.

ШАГ 8. В этой ячейке нажмите на нижний правый угол и перетащите его на следующие 5 ячеек вправо

ШАГ 9: Отпустите, и вы увидите, что он автоматически заполнится до zeta, который основан на нашем пользовательском списке, созданном на шаге 8

Далее демонстрируется создание списка в Excel путем импорта данных из другого листа.

Импорт из другого листа

Вы можете легко импортировать пользовательский список из другого листа. Для этого выполните следующие действия:

ШАГ 1. Перейдите на вкладку "Файл".

ШАГ 2. Выберите «Параметры» на левой панели.

ШАГ 3. В диалоговом окне "Параметры Excel" выберите "Дополнительно".

ШАГ 4. В разделе «Общие» нажмите кнопку «Редактировать пользовательский список».

ШАГ 5. В диалоговом окне "Настраиваемый список" нажмите кнопку со стрелкой вверх.

ШАГ 6. Выберите диапазон, содержащий настраиваемый список.

ШАГ 7. Нажмите «Импорт».

ШАГ 8: Когда список появится под записями списка, нажмите OK.

ШАГ 9. Нажмите "ОК".

Теперь ваш пользовательский список хранится в Excel!

ШАГ 10. Введите первую запись списка «XS» в ячейку A8.

ШАГ 11. В этой первой ячейке нажмите на нижний правый угол и перетащите его на следующие 6 ячеек справа.

В выбранном диапазоне будет отображаться весь список!

Вы даже можете создать этот список вертикально. Просто введите XS в ячейке. Нажмите в правом нижнем углу и перетащите ячейку вниз.

Список появится вертикально!

Заключение

Из этой статьи вы узнали, как составить список в Excel, чтобы вам не приходилось вводить один и тот же список снова и снова. Вы используете функцию настраиваемого списка в Excel, сохраняете ее в Excel и используете при необходимости.

Вы можете использовать уже существующий список, ввести список вручную или связать его с другого рабочего листа!

Вы можете узнать больше о том, как использовать Excel, просмотрев наш БЕСПЛАТНЫЙ веб-семинар по Excel, посвященный формулам, сводным таблицам, Power Query, макросам и VBA!

Задайте вопрос или присоединитесь к обсуждению всего, что связано с Excel, на нашем канале Slack.

Когда дело доходит до Excel, золотой середины не так много.

У вас есть люди, которым это очень нравится, и они будут восхвалять электронные таблицы весь день. И тогда у вас есть люди, которые абсолютно ненавидят это. Они скорее закроются в телефонной будке, полной комаров, чем косят глаза, глядя на все эти столбцы и строки.

Признаться, раньше я относился к этой последней группе. Я бы открыл новую книгу Excel из лучших побуждений. Но после 20 с лишним минут попыток заставить одну дурацкую десятичную точку правильно отображаться в своей ячейке, я снова поднимал руки и заявлял, что Excel просто не для меня.

Затем в моей жизни произошел важный поворот сюжета: я вышла замуж за настоящего гения Excel — человека, который буквально весь свой рабочий день проводит за созданием сложных макросов и одних из самых впечатляющих электронных таблиц, которые я когда-либо видел. И он поставил перед собой задачу превратить меня в свое племя любителей Excel (честно говоря, я удивлен, что этого не было в его свадебных клятвах).

С тех пор? Что ж, он добился некоторого прогресса. Я смог отбросить свою ненависть и признать, что Excel на самом деле может быть невероятно мощным инструментом для обработки информации и поиска именно того, что вам нужно, при условии, что вы знаете, как правильно его использовать.

Именно последняя часть сбивает людей с толку. Но, к счастью, Excel не так сложен, как вы, вероятно, думаете.

На самом деле существует множество полезных приемов и инструментов, которые вы можете использовать независимо от того, являетесь ли вы новичком или опытным экспертом. Вот шесть вещей, которые вы обязательно должны уметь делать в Excel (и, поверьте мне, вы будете рады этому!).

Бесплатный ускоренный курс Excel

Изучите основы Excel с помощью этого БЕСПЛАТНОГО курса. Получите сертификат сегодня!

Начать бесплатный курс

1. Сортировать данные

Обычно электронные таблицы удобны для хранения и сортировки большого количества информации — например, списка контактов на 800 человек, которых вы хотите пригласить на корпоративный обед.

Теперь предположим, что вы хотите соответствующим образом отсортировать этих людей. Возможно, вы хотите, чтобы они были перечислены в алфавитном порядке по фамилии. Или, может быть, вы хотите сгруппировать их по городам.

Excel позволяет легко просматривать весь набор данных и сортировать все в чистую и удобную для чтения электронную таблицу.

Вот как это сделать:

Выделите весь набор данных, который вы хотите отсортировать (а не только один столбец!), либо перетащив курсор по всем ячейкам, либо щелкнув треугольник в верхнем левом углу электронной таблицы, чтобы выделить все.
Перейдите на вкладку "Данные".
Нажмите кнопку "Сортировать".
Выберите способ сортировки данных (в приведенном ниже примере я отсортировал данные по городам!).
Нажмите "ОК".

Затем ваши данные будут отсортированы соответствующим образом — в данном случае в алфавитном порядке по городам.

ВАЖНОЕ ПРИМЕЧАНИЕ. Важно, чтобы вы выбрали весь набор данных, который хотите отсортировать, а не только один столбец. Таким образом, ваши строки останутся нетронутыми, то есть в этом случае правильный адрес останется у соответствующего человека.

Если бы я только что выбрал первый столбец, Excel отсортировал бы только этот столбец в алфавитном порядке, что привело бы к несовпадению адресов.

2. Удалить дубликаты

Это неизбежно: когда вы работаете с большим набором данных, обязательно будет несколько дубликатов, которые проникнут внутрь.

Вместо того, чтобы разочаровываться и пролистывать всю таблицу и искать их самостоятельно, Excel может сделать всю эту работу за вас и удалить дубликаты одним нажатием кнопки.

Вот как это сделать:

Выделить весь набор данных.
Перейдите на вкладку "Данные".
Нажмите кнопку "Удалить дубликаты".
Выберите столбцы, в которых Excel должен находить дубликаты.
Нажмите "ОК".

ВАЖНОЕ ПРИМЕЧАНИЕ. Будьте внимательны и выбирайте достаточное количество квалификаторов, чтобы отсеять истинные дубликаты. Например, если бы я только что выбрал удаление дубликатов только в столбце А выше (это означает, что Excel будет искать дубликаты «Опра»), я бы удалил одну Опра, у которой действительно был тот же адрес, но у которой был совсем другая фамилия и адрес (совсем другая Опра!)

Суть в том, что используйте достаточно информации, чтобы удалять строки, которые являются истинными идентичными копиями друг друга, а не просто имеют одно и то же значение!

Хотите узнать больше?

Поднимите свои навыки работы с Excel на новый уровень с нашей подробной (и бесплатной) электронной книгой!

3. Основные математические функции

Хватит тянуться к этому калькулятору — Excel может выполнить за вас все виды математических функций! Все, что вам нужно сделать, это ввести несколько простых формул.

Думаете, что это выходит за рамки ваших знаний Excel? Подумайте еще раз. Поверьте мне, если я могу это понять, то и вы сможете.

Вот основные формулы, которые вам нужно знать:

Сложение. Введите «=СУММ» в пустую ячейку, где вы хотите, чтобы отображалась сумма, щелкните ячейки, которые вы хотите сложить, а затем нажмите «Ввод».
Вычитание: введите «=» в пустую ячейку, где вы хотите отобразить разницу, щелкните ячейку, из которой хотите вычесть, введите «-», щелкните ячейку, которую хотите вычесть, и нажмите клавишу ВВОД.
Умножение: введите «=» в пустую ячейку, где вы хотите, чтобы отображалась сумма, щелкните ячейку для числа, которое вы хотите умножить, введите «*», щелкните ячейку для другого числа, которое вы хотите умножить, и затем нажмите Enter.
Деление: введите «=» в пустую ячейку, где должен отображаться остаток, щелкните ячейку с числом, которое нужно разделить, введите «/», щелкните ячейку с числом, на которое нужно разделить, и затем нажмите Enter.

Послушайте, я знаю, что это немного запутанно, чтобы выразить словами. Но попробуйте сами, и я уверен, вы быстро увидите, что они совсем не сложны. Вот как выглядит функция СУММ на практике:

СОВЕТ ОТ СПЕЦИАЛИСТА. Если вы хотите перетащить одну и ту же математическую формулу через строку, вы можете это сделать! Введя формулу в одну ячейку, щелкните ячейку, в которой появилась сумма, щелкните маленькое зеленое поле, которое появляется в правом нижнем углу, и перетащите его через остальную часть строки, где вам нужно применить эту формулу.< /p>

Вуаля — это произойдет автоматически! Вы сможете обрабатывать числа в разных столбцах без необходимости снова и снова вводить формулу.

4. Закрепить панели

Нет ничего хуже, чем прокручивать огромную электронную таблицу, которая требует от вас постоянного возврата к началу страницы, чтобы увидеть заголовки столбцов.

К счастью, вы можете сделать так, чтобы заголовки столбцов и номера строк оставались там, где они есть, то есть вы всегда можете их видеть, независимо от того, как далеко вы продвинулись в таблице. Это можно сделать с помощью удобной функции Excel «закрепить области».

Вот как это сделать:

Нажмите строку под заголовками столбцов.
Нажмите на вкладку "Просмотр".
Нажмите кнопку "Закрепить области".

Прокрутите таблицу вниз и пролистайте ее, и вы увидите, что нужная вам информация всегда находится прямо перед глазами!

5. Вставить текущую дату

Надоело смотреть в календарь или в нижнюю часть монитора компьютера, чтобы узнать текущую дату и ввести ее в таблицу?

Excel может сделать это за вас — всего одним простым сочетанием клавиш. Вот оно:

Ctrl + ;

Поместите курсор в ячейку, где должна отображаться дата, используйте этот ярлык, и Excel автоматически вставит сегодняшнюю дату. Легко!

ВАЖНОЕ ПРИМЕЧАНИЕ. Даты, введенные с помощью этой функции, являются статическими, то есть они не изменятся с возрастом вашей электронной таблицы!

6. Внесите одинаковые изменения на всех листах

Когда вы работаете с несколькими вкладками, очень сложно просмотреть их все и снова и снова вносить одни и те же изменения. К счастью, вам не нужно!

Вы можете выбрать соответствующие листы в своей книге, на которых должно появиться это изменение.Внесите изменение один раз, и оно будет применено ко всем выбранным вами листам.

Вот как это сделать:

Удерживайте клавишу «Command» на клавиатуре (или «Control», если вы используете ПК).
Выберите соответствующие вкладки книги.
Внесите необходимые изменения в одну ячейку.
Убедитесь, что он применяется ко всем вашим листам.

Хотите увидеть это на практике? Для простоты предположим, что я вышла замуж за Аарона Роджерса (эй, девушка может мечтать!). В результате я изменил свою фамилию с «Бугаард» на «Роджерс». Поскольку мое имя появляется на множестве разных вкладок этой электронной таблицы, я бы использовал этот удобный прием, чтобы ввести мою новую фамилию только один раз.

И это то, что вам нужно знать, как делать в Excel

Я понимаю — Excel может показаться немного пугающим. Но как только вы начнете играть, вы начнете чувствовать себя все более и более комфортно и быстро начнете понимать, насколько это может облегчить вам жизнь.

Начните с того, что освоите эти шесть основных приемов работы с Excel, и вскоре вы станете абсолютным мастером Excel!

Хотите профессионально представить свои данные Excel? Ознакомьтесь с этими советами по созданию презентаций в Excel.

Бесплатный ускоренный курс Excel

Изучите основы Excel с помощью этого БЕСПЛАТНОГО курса. Получите сертификат сегодня!

Читайте также: