Что такое вход в рейд

Обновлено: 03.07.2024

Прежде чем проект будет запущен, важно определить и понять связанные с ним риски, допущения и проблемы. Мониторинг рисков проекта и потенциальных проблем имеет решающее значение для проактивного управления проектом. К счастью, для этого можно использовать ряд методов, в том числе анализ RAID.

Проведение анализа управления проектом RAID помогает командам разработать стратегию предотвращения событий и проблем, которые могут повредить результатам вашего проекта.

Что такое RAID в управлении проектами?

Как и многие другие термины в управлении проектами, RAID — это аббревиатура, обозначающая конкретный метод. RAID в управлении проектами означает риски, предположения, проблемы и зависимости. Использование структуры анализа RAID позволяет руководителям проектов быть тщательными и

Риски
Риски — это события, которые могут произойти в ходе вашего проекта и могут оказать неблагоприятное или пагубное влияние на его общий успех, хотя в управлении проектами существует такое понятие, как "положительный" риск. При проведении анализа RAID важно оценить риск, записать его подробное описание и создать план устранения риска, если он станет реальностью.

Предположения
Предположение в управлении проектами — это, по сути, все, что вы считаете верным без эмпирических доказательств или доказательств. Например, в проекте принято исходить из того, что у вас будут ресурсы, необходимые для своевременного завершения проекта.

Проблемы
Проблема в управлении проектом – это событие или проблема, на которые необходимо обратить внимание, чтобы избежать срыва проекта.


Зависимости
Ни одна задача проекта не возникает в вакууме. В большинстве случаев задачи вашего проекта, скорее всего, взаимосвязаны, а это означает, что они имеют некоторую логическую связь друг с другом. Зависимость в управлении проектами просто относится к этим отношениям. У вас могут быть задачи, которые необходимо выполнить до того, как начнется другая, или даже задачи, которые необходимо начать до того, как другая будет считаться выполненной (хотя это случается редко).

После того, как вы провели

Анализ RAID, ваши результаты могут быть скомпилированы и сохранены с использованием документа RAID. Этот документ называется журналом RAID. Журнал RAID упорядочивает ваши риски, предположения, проблемы и зависимости, чтобы их можно было использовать и отслеживать по мере необходимости.

Управление проектами включает несколько аспектов, реализация и мониторинг которых могут занимать много времени. Таким образом, это имеет решающее значение для руководителей проектов. Работники умственного труда Термин «работник умственного труда» был впервые введен Питером Друкером в его книге «Вехи завтрашнего дня» (1959). Друкер определил работников умственного труда как работников высокого уровня, способных выявить возможности, помогающие повысить эффективность и качество. Одной из стратегий, которую можно использовать, является RAID, что означает «риски, предположения, проблемы и зависимости». Журнал RAID — это эффективный инструмент управления проектами, предназначенный для централизации и упрощения сбора, мониторинга и отслеживания информации о проекте. Читайте дальше, чтобы узнать больше о журнале RAID при управлении проектами.

Пример журнала RAID

Риски и проблемы в RAID

Риски Систематический риск Систематический риск — это та часть общего риска, которая вызвана факторами, не зависящими от конкретной компании или лица. Систематический риск обусловлен внешними по отношению к организации факторами. Все инвестиции или ценные бумаги подвержены систематическому риску и, следовательно, это недиверсифицируемый риск. Будущие неопределенности, которые могут негативно повлиять на проект. Менеджер проекта должен принять меры, которые помогут справиться с рисками, которые могут возникнуть на этом пути. Задачи, связанные с рисками, включают идентификацию рисков, классификацию, оценку рисков и создание планов реагирования на риски. Управление кризисными ситуациями Управление кризисными ситуациями включает в себя работу с кризисными ситуациями таким образом, чтобы свести к минимуму ущерб и дать возможность пострадавшей организации быстро восстановиться. . Чтобы проект работал гладко, рисков должно быть как можно меньше.

1. Доступность ресурсов

Возможно, больше всего руководителей проектов волнует вопрос о том, получат ли они необходимые им ресурсы на протяжении всего проекта. При правильном планировании руководитель проекта может гарантировать, что ресурсы не закончатся в середине проекта. Помимо наличия ресурсов, следует также принимать во внимание непрерывность ресурсов. Проще говоря, это предназначено для обеспечения доступности одних и тех же ресурсов на протяжении всего проекта. Замена ресурсов в середине проекта может стоить значительного количества времени и денег.

2. Рыночный риск

Еще одна неопределенность, которую необходимо учитывать, — это рыночный риск. Проще говоря, это влияние на проект, которое может возникнуть в результате внесения изменений на рынок.Например, рассмотрим отрасль, в которой технологические инновации происходят быстро и часто. Чтобы проекты процветали в такой среде, они должны быть завершены вовремя, прежде чем они устареют.

3. Текучесть

Менеджеры проектов также должны оценить, насколько изменчивы организации, в которых они работают. Например, могут ли владельцы проекта изменить свое мнение? Будете ли вы представлять свой продукт на быстро меняющемся рынке? Если да, то руководитель проекта должен иметь достаточную гибкость, чтобы приспосабливаться к постоянно меняющимся обстоятельствам.

4. Нормативные

Законы, действующие в штате, также могут создавать риски для вашего проекта. Поэтому, прежде всего, менеджеры проектов должны ознакомиться с законами, применимыми к их отрасли, чтобы не нарушать их по незнанию. Им также необходимо проверить корпоративные структуры Корпоративная структура Корпоративная структура относится к организации различных отделов или бизнес-единиц внутри компании. В зависимости от целей компании и отрасли, принимаемой заинтересованными сторонами. Таким образом они могут гарантировать, что действия конкретного игрока не поставят под угрозу весь проект.

Зависимости проекта

Существует две основные разновидности зависимостей: исходящие и входящие. Исходящий означает, что проект опирается на одно действие, выполняемое определенной командой, чтобы перейти к другой задаче или получить результаты. И наоборот, входящий означает, что другие стороны полагаются на конкретную команду для завершения задачи до того, как они принесут результаты. Примером исходящей зависимости является ситуация, когда нужно дождаться, пока юридический отдел рассмотрит и одобрит конкретный документ, прежде чем ему будет разрешено вносить какие-либо изменения в систему.

  • Владелец системы, которому необходимо внести изменения в код, прежде чем другой человек сможет выполнить сквозное тестирование.
  • Когда сотрудники отдела недвижимости должны утвердить проект здания до начала строительства

Предположения проекта

Приступая к конкретному проекту, люди делают множество предположений. Чаще всего это происходит на начальных этапах проекта. Единственное, что вы не должны забывать сделать, — это официально задокументировать эти предположения. Таким образом, если споры возникнут позже, заинтересованные стороны всегда смогут обратиться к мелким шрифтам.

Журнал RAID

Теперь, когда мы познакомились с аббревиатурой RAID, следующее, на что следует обратить внимание, — это журнал RAID. Журнал — это просто список всех рисков, предположений, зависимостей и проблем. Он вводится на этапе инициации проекта, где он используется для захвата жизненно важных элементов. Журнал рейдов уточняется по мере выполнения проекта.

В журнале RAID каждый фактор выделяется отдельно. Вот основные элементы, перечисленные в каждом разделе журнала.

1. Раздел «Риски и проблемы»

Часть «Риски и проблемы» включает:

  • Отличный идентификатор для удобства поиска.
  • Дата регистрации определенного элемента
  • Краткое описание ключевой проблемы или риска.
  • Подробное описание проблемы или риска.
  • Воздействие, которое может возникнуть, если риск перерастет в проблему. Будет ли воздействие высоким, низким или средним?
  • Вероятность или вероятность возникновения рисков

Для каждого риска и проблемы нужен план по их устранению. Существует несколько способов снижения рисков, например информирование своего руководства о проблеме или риске, принятие риска и признание того, что с этим ничего нельзя поделать, или принятие необходимых мер для устранения риска.

2. Раздел зависимостей

Взаимозависимости всегда должны быть согласованы участвующими сторонами. Это означает, что руководитель проекта не может привлечь заинтересованную сторону к ответственности за вопрос, с которым он не соглашался изначально. Раздел зависимостей журнала RAID выделяет:

  • Четкий и последовательный индикатор для удобства поиска.
  • Дата регистрации проблемы
  • Указание того, является ли зависимость входящей или исходящей
  • Подробное описание зависимости
  • Обзор зависимости
  • Конкретная дата, когда зависимость будет доставлена.
  • Стороны, дающие согласие на зависимость
  • Комментарии. Все комментарии отображаются в журнале. Каждому комментарию должны предшествовать дата и имя автора комментария.

3. Раздел предположений

Важно всегда документировать предположения, возникающие в ходе проекта. Это помогает предотвратить недопонимание и возможные конфликты. Предположения полезны в начале проекта. В разделе предположений будет выделено:

  • Четкий и последовательный индикатор для удобства поиска.
  • Дата регистрации элемента.
  • Обзор предположений
  • Подробное описание предположений.
  • Статус: элементы новые, в процессе выполнения или закрыты?
  • Заинтересованные стороны, с которыми проводились консультации при выдвижении предположений.

Итог

Журнал RAID – это обязательный инструмент связи для менеджеров проектов. Это не только упрощает отслеживание действий, но также является ключевым для информирования всех заинтересованных сторон. Журнал RAID следует время от времени обновлять, чтобы он оставался точным, актуальным и эффективным.

Похожие материалы

CFI является официальным поставщиком международного сертификата аналитика по финансовому моделированию и оценке (FMVA)™. Стать сертифицированным аналитиком по финансовому моделированию и оценке (FMVA)® Сертификация аналитика по финансовому моделированию и оценке (FMVA)® от CFI поможет вам завоевать доверие нужно в вашей финансовой карьере. Зарегистрируйтесь сегодня! программа сертификации, разработанная, чтобы помочь каждому стать финансовым аналитиком мирового класса. Чтобы продолжать учиться и продвигаться по карьерной лестнице, вам будут полезны следующие дополнительные ресурсы CFI:

  • Руководство по представлению данных Представление данных Аналитикам необходимо эффективно доводить результаты финансового анализа до руководства, инвесторов и деловых партнеров.
  • Шаблон бюджета проекта Шаблон бюджета проекта Этот шаблон бюджета проекта предоставляет инструмент для суммирования бюджета затрат по проекту. Бюджет проекта — это инструмент, используемый руководителями проектов для оценки общей стоимости проекта. Шаблон бюджета проекта включает подробную оценку всех расходов, которые могут быть понесены до завершения проекта.
  • Премия за рыночный риск Премия за рыночный риск Премия за рыночный риск — это дополнительный доход, который инвестор ожидает от владения рискованным рыночным портфелем вместо безрисковых активов.
  • Системный риск Системный риск Системный риск можно определить как риск, связанный с крахом или крахом компании, отрасли, финансового учреждения или экономики в целом. Это риск крупного сбоя финансовой системы, когда возникает кризис, когда поставщики капитала теряют доверие к пользователям капитала.

Сертификат финансового аналитика

Стать сертифицированным аналитиком по финансовому моделированию и оценке (FMVA)® Стать сертифицированным аналитиком по финансовому моделированию и оценке (FMVA)® Сертификат CFI по финансовому моделированию и оценке (FMVA)® поможет вам обрести уверенность в своей финансовой карьере . Зарегистрируйтесь сегодня! пройдя онлайн-курсы по финансовому моделированию и программу обучения CFI!

Журнал RAID – это простой и эффективный инструмент управления проектами/программами, позволяющий организовать проект/программу путем отслеживания рисков, действий, проблем и решений. В журнале рисков записывается такая информация, как триггеры, вероятность, воздействие, смягчение последствий, владелец и т. д. для вещей, которые могут пойти не так, но еще не произошли. В журнал действий записывается такая информация, как владелец, срок выполнения, дата завершения и т. д. для действий, которые необходимо выполнить. В журнал проблем записывается такая информация, как описание проблемы, владелец, решение и т. д. для известных возникших проблем (если возникает риск, он также становится проблемой). Решение долго записывает такую ​​информацию, как описание решения, дата, кем было принято решение для решений, принятых в проекте/программе.

Для журнала RAID необходимо определить правильный уровень детализации в зависимости от проекта/программы, чтобы он был эффективным инструментом для аудита, управления и надзора за проектом/программой. Это динамический документ, который постоянно поддерживается на протяжении всего проекта/программы.

Участники и аудитории журнала RAID

Вклад в журнал RAID будет поступать из многих источников, таких как процесс оценки информационных рисков (IRA), проектная документация (устав, экономическое обоснование, форма приема, протокол собрания и т. д.), спонсор, члены проектной группы и другие источники. заинтересованные стороны. Еще одним ценным источником может быть документация (риски, проблемы, извлеченные уроки и т. д.) из других проектов, которые могут быть похожими по своему характеру.

Автором и сопровождающим часто является руководитель программы/проекта. Иногда другие могут предоставлять обновления, особенно для журнала проблем. Менеджер проекта/программы должен будет создать процесс для обеспечения актуальности журнала RAID и обеспечения надлежащего контроля версий на основе требований их проекта/программы. Некоторые менеджеры проектов/программ предпочитают быть единственными авторами, а некоторые позволяют другим обновлять. Некоторые менеджеры проектов/программ могут использовать другие инструменты, такие как ACE Project или RT, в качестве своего журнала проблем и просто использовать этот документ для рисков, действий и решений.

Инструкции

  1. Соберите все входные данные: базовый план содержания (описание содержания, требования, WBS), план управления рисками, план управления затратами, план управления расписанием, план управления качеством, план управления человеческими ресурсами, сметы затрат на деятельность, оценки продолжительности работ, закупочные документы, реестр заинтересованных сторон, проектные документы и политика университета 11
  2. Определить риски, уделяя особое внимание проверке рисков в реестре рисков в Приложении A к Руководству по отчетности по управлению рисками.
  3. Анализ рисков на предмет вероятности и влияния, а также присвоение рейтингов риска.
  4. Оцените риски в соответствии с готовностью университета и других заинтересованных сторон к риску.

Если оценки рисков показывают, что риск очень низкий, низкий или средний, отслеживайте риски. Если оценка риска указывает на то, что риск является высоким или очень высоким, устраните этот риск, назначив меры реагирования на риск и назначив человека, который будет нести ответственность за принятие мер и мониторинг результатов. Эскалируйте риски, указанные в таблице требований к планированию управления рисками, мониторингу и отчетности.

  1. Добавить элементы действий программы/проекта в журнал действий в соответствии с уровнем детализации, требуемым для проекта/программы, и назначить владельца.
  2. Постоянно отслеживайте действия и обновляйте информацию о статусе и закрытии.
  1. Добавляйте проблемы в журнал проблем по мере их возникновения в соответствии с уровнем детализации, требуемым для проекта/программы, и назначайте владельца.
  2. Постоянный мониторинг проблем и предоставление обновлений (в цикле повторения, заранее определенном для проекта/программы) о статусе и разрешении.
  1. Добавляйте решения по мере их возникновения в журнал решений в соответствии с уровнем детализации, требуемым для проекта/программы, с обоснованием того, почему решение было принято.

Зеленые курсивные текстовые строки служат примером. Эти строки можно удалить.

Файл в хранилище документов.

Дальнейшие шаги

Обновите документы проекта, такие как расписание проекта, на основе информации о рисках. В график и бюджет необходимо добавить множество непредвиденных обстоятельств, чтобы учесть выявленные риски.

Если возникает риск, перенесите риск для управления в журнал проблем, убедитесь, что кто-то назначен ответственным за проблему, и управляйте ею как проблемой, которая должна быть решена для проекта.

Реестр рисков или журнал RAID — это живой документ. Его следует регулярно пересматривать с командой проекта и руководством проекта. Во время проверки журнал RAID будет обновляться новой информацией и новыми рисками. Существующие риски также могут измениться по степени воздействия и вероятности, поэтому их также необходимо отслеживать.

При закрытии проекта необходимо в последний раз просмотреть реестр рисков или журнал RAID. Какие риски имели место, а какие нет? О нерешенных проблемах и рисках следует сообщить во время перехода к эксплуатации. Информация о решениях также должна передаваться во время перехода к эксплуатации. Используйте эту информацию, чтобы обновить уроки, извлеченные из проекта/программы.

risk-assumption- issus-and-dependencies-log

Журнал RAID — это инструмент планирования проекта для выявления ключевых (R) рисков, (A) предположений, (I) проблем и (D) зависимостей. На основе того, что выявлено, оценивается воздействие и внедряются соответствующие стратегии. Это гарантирует, что все будут согласованы и проект не пострадает.

Он создается в начале проекта и используется на протяжении всего жизненного цикла проекта, чтобы каждый мог быть в курсе того, что важно.

Шаблон журнала RAID позволяет систематизированно непрерывно записывать риски, предположения, проблемы и зависимости проекта в течение определенного периода времени. Команда может легко ссылаться на него при аудите проекта и встречах по обновлению. Это помогает поддерживать беседу.

Журнал RAID фокусируется на четырех ключевых областях:

    Риски – события, которые могут иметь неблагоприятные последствия в случае их возникновения. Возможно, они еще не произошли, но могут привести к негативным последствиям.

Примечание. Некоторые менеджеры проектов используют A для действий и D для решений.

  • Создайте журнал RAID и представьте его команде, а также объясните его назначение с точки зрения того, что он является площадкой для хранения элементов, которые могут возникнуть во время проектных совещаний.
  • Предоставьте всем возможность добавлять и комментировать элементы в журнале RAID, чтобы можно было зафиксировать все аспекты и поделиться различными точками зрения.
  • Убедитесь, что люди понимают разницу между риском, предположением, проблемой и зависимостью.
  • При необходимости вы можете заменить действия на предположения и решения на зависимость, чтобы соответствовать характеру вашего проекта.
  • Анализ RAID может выполняться как постоянное или отдельное действие.
  • Используйте функцию "Рейтинги", чтобы оценить степень влияния каждого элемента на ваш проект. Это привлечет внимание и энергию команды.
  • Сообщайте о результатах заинтересованным сторонам и регулярно обновляйте информацию о ходе выполнения действий.

Кто может использовать журнал RAID?

Команды, работающие над проектом, особенно в инженерно-строительной и ИТ-отрасли, обычно используют журнал RAID. Однако из-за своей простоты методология подходит для:

  • Все отрасли
  • Существующие и новые компании
  • Все уровни организации
  • Бизнес-процессы

Зачем вести журнал RAID?

Журнал RAID – это удобный инструмент для управления проектами. Используйте это:

  • На начальном этапе планирования выполнить широкое сканирование окружающей среды.
  • Чтобы консолидировать информацию, чтобы помочь регулярным проверкам, которые помогают проекту идти по плану.
  • Как способ привлечь всю команду к выявлению критических проблем, влияющих на проект.
  • Для оценки изменившихся условий проекта.
  • Как способ оптимизировать усилия и использование ресурсов.
  • Чтобы показать заинтересованным сторонам, что проект находится под контролем.
  • В качестве подтверждения вклада или поддержки со стороны руководства.

Шаблон журнала RAID

Шаблон журнала RAID — это организованный и эффективный способ предоставить вашей проектной группе возможность поделиться и зафиксировать риски, предположения, проблемы и зависимости, которые могут повлиять на ваш проект. Имея простой способ сбора, оценки и принятия мер, каждый из них снижает общий риск в вашем проекте и обеспечивает единое понимание в команде.

Шаблон журнала RAID организован как матрица 2 x 2, в результате чего получается четыре квадранта; по одному для рисков, предположений, проблем и зависимостей. Каждая область решается путем ее смягчения, мониторинга, проверки или удаления из проекта.

Риски

Риски — это факторы, которые могут негативно повлиять на проект, если они возникнут. Их значимость рассчитывается на основе вероятности их возникновения, а также влияния на проект, если они произойдут.

Спросите: какие события могут иметь негативные последствия?

Действия. Реализуйте стратегии снижения рисков, исходя из значимости каждого риска.

Проблемы

Проблемы — это риски, которые уже произошли и повлияли на проект. Вы должны немедленно взять их под контроль, чтобы проект не сбивался с пути.

Спросите: какие события нам нужно решить, чтобы обеспечить выполнение проекта в соответствии с планом?

Действия: локализовать или удалить проблему.

Предположения

Предположения — это то, что, как вы предполагаете, может помочь проекту, но не гарантируется. Если предположения неверны, это будет иметь последствия для проекта.

Спросите: какие предположения мы сделали о вещах, которые сделают наш проект успешным?

Действия: регулярно пересматривайте предположения, чтобы проверить, верны ли они.

Зависимости

Зависимости могут быть связаны с другими проектами, партнерами или поставщиками. Это вещи, которые должны начаться или закончиться, чтобы ваш проект мог развиваться. Это могут быть и другие пользователи, которые полагаются на ваш проект.

Спросите: от кого или чего мы зависим и кто зависит от нас?

Действия: Мониторинг зависимостей и управление ими.

Как использовать шаблон журнала RAID

В начале проекта создайте новый шаблон и расскажите команде о целях и способах его использования. Объясните, что одна из целей заключается в том, чтобы его можно было использовать в качестве парковки для тех рисков, предположений, проблем и зависимостей, которые возникают, чтобы встречи не застревали.

Элементы можно фиксировать под каждым заголовком по мере развития разговора, хотя можно просто использовать его как отдельное занятие для мозгового штурма общих идей о том, что может оказать положительное или отрицательное влияние на ваш проект.

Элементы в вашем журнале RAID могут быть оценены, чтобы оценить их влияние на ваш проект.

Высокое влияние — окажет значительное негативное влияние на скорость, прибыльность или результаты вашего проекта.

Низкое влияние — не окажет значительного негативного влияния на скорость, прибыльность или результаты вашего проекта.

Пригласите представителей из всех областей проекта для помощи в заполнении журнала RAID. Использование онлайн-технологий позволяет привлекать удаленные команды. Инструменты коллективного мозгового штурма, такие как GroupMap, позволяют фасилитаторам объединять распределенные команды и обеспечивать учет идей и оценок каждого. Он не только будет фиксировать идеи в режиме реального времени, но также покажет вам среднее значение и разброс результатов рейтинга, чтобы вы могли использовать его для облегчения обсуждения, когда есть разница во взглядах.

Управлять проектом просто, когда все идет гладко. Но это не всегда так. Когда дела идут плохо, важно документировать изменения, которые происходят в проекте.Это может помочь вашей команде отслеживать изменения, извлекать уроки из этих проблем и применять эту информацию в следующем проекте.

В этой статье мы объясним, что такое журнал RAID и почему эти журналы являются отличным инструментом для управления проектами.

Что такое журнал RAID?

Журнал RAID — это инструмент управления проектом, используемый для документирования любых проблем или проблем, возникающих в ходе текущего проекта. Этот инструмент создается на этапе планирования проекта и последовательно используется на протяжении всего проекта для документирования рисков, действий, допущений, проблем, решений и зависимостей по мере продвижения проекта. Вы можете не только отслеживать изменения и повышать прозрачность, но и использовать этот журнал во время итогового собрания, чтобы выяснить, как предотвратить подобные проблемы и проблемы в будущих проектах.

Акроним RAID расшифровывается как:

Риски

Риски – это любые потенциальные проблемы, которые могут отрицательно сказаться на проекте. Крайне важно заранее определить риски проекта до начала проекта. Таким образом, вы можете найти решения для этих рисков до того, как они возникнут, и дать своей команде инструменты, необходимые им для понимания того, что делать, если они столкнутся с проектными рисками на своем пути. Упреждающее внедрение управления рисками проекта может предотвратить возникновение серьезных проблем в проекте позже.

Этот раздел журнала RAID аналогичен реестру рисков, целью которого является упреждающее выявление, анализ и устранение рисков. Если ваша команда активно использует реестр рисков, вы можете внедрить его в раздел R журнала RAID. В дополнение к упреждающему управлению рисками вы также можете использовать раздел рисков в журнале RAID для документирования любых непредвиденных рисков по мере их возникновения. Когда команда выявляет риск, она должна назначить ответственного за управление этой проблемой, если она возникнет позже в проекте.

Действия или предположения

В зависимости от того, как ваша команда настроила журнал RAID, буква A в RAID может означать либо действия, либо предположения. Вы можете использовать оба этих параметра в журнале RAID или выбрать один из них по отдельности. Если вам интересно, какой тип лучше всего подходит для вашей команды, выберите:

Действия, если в вашем проекте много движущихся частей.

Допущения, если это долгосрочный проект, требующий тщательного обдумывания.

Действия или элементы действий — это все, что необходимо сделать на протяжении всего проекта. У элементов действий всегда должен быть четкий владелец, чтобы все знали, кто отвечает за каждый конкретный элемент. Если у элемента действия несколько владельцев, четко определите, кто за какой результат отвечает. Менеджеры проектов должны регулярно проверять открытые задачи проекта или действия, чтобы убедиться, что проект продолжает двигаться.

Предположения — это то, что ваша команда ожидает в процессе планирования. Что касается управления проектами, предположения — это факторы, в которых команда уже уверена. Это может быть из-за опыта или знаний. Хорошим примером допущения в управлении проектами является допущение, что важная часть машины будет доставлена ​​в целости и сохранности вовремя.

Поскольку вы не можете спланировать все, члены вашей команды должны делать предположения по ходу дела. Крайне важно документировать предположения, которые вы делаете, в центральном месте. Таким образом, если возникнет неожиданное препятствие или непредвиденный риск проекта, вы сможете быстро обратиться к своему списку предположений. Если вы сделали предположение, которое привело к риску или препятствиям, ваша команда может быстро определить основную причину проблемы, заблаговременно выяснив, верно ли это предположение.

Проблемы

Проблемы — это проблемы, возникшие во время проекта, которых вы не ожидали. Проблемы отличаются от рисков, потому что вы не ожидаете их возникновения. Риски — это потенциальная проблема, которую вы ожидаете, а проблемы возникают неожиданно. Важно отслеживать проблемы по мере их возникновения, чтобы ваша команда могла вернуться к тому, как они были решены. Если в будущем возникнут проблемы из-за этой первоначальной проблемы, документация может помочь вашей команде определить основную причину.

Решения или зависимости

Подобно букве «A» в RAID, буква «D» может обозначать либо решения, либо зависимости. Если ваш проект имеет более свободную форму, ваша команда может захотеть выделить решения, принятые для получения вашего решения. Если в вашем проекте много сложных задач, которые зависят друг от друга, более подходящим выбором будут зависимости.

Решения — это все конкретные выборы, сделанные на этом пути. Это все последние мысли и идеи, которые подталкивают проект к реализации. Важно задокументировать, какое решение было принято, кто его принял и почему было принято именно это решение. Если ваша команда использует итеративный процесс, такой как кайдзен, эта документация может быть полезна для внесения улучшений в будущие проекты.

Зависимость в управлении проектами — это задача, зависящая от завершения другой задачи.Если в проекте есть серьезные зависимости, которые могут помешать продвижению проекта, задокументируйте их в таблице RAID. Визуализация зависимостей может помочь членам вашей команды понять, какие задачи необходимо выполнить в первую очередь, прежде чем переходить к следующему шагу. Часто можно найти зависимости, организованные в виде диаграммы Ганта.

Когда использовать журнал RAID

Журналы RAID — это хорошие инструменты, которые можно использовать, когда вы начинаете планировать свой проект. Их также лучше всего использовать последовательно по мере продвижения вашего проекта, чтобы вы могли документировать важные действия, которые необходимо проверить, любые принятые решения или возникающие серьезные проблемы.

Журнал RAID полезен для быстрых позиций, но этот инструмент не должен быть вашей единственной формой управления проектом. Думайте о журнале RAID как о журнале инцидентов для управления проектом: если в проекте происходит важное событие, задокументируйте его в журнале RAID. Убедитесь, что вы объединяете журнал RAID с более надежной системой управления проектами, которая отслеживает всю работу, задачи и планы вашей команды.

Плюсы использования журнала RAID

Журналы RAID — полезный инструмент, который стоит иметь в своем наборе инструментов для управления проектами. Вот несколько причин почему.

Быстрая каталогизация

Одним из основных преимуществ использования журнала RAID является возможность быстро каталогизировать важную информацию в одном централизованном месте. Как только возникает проблема или принимается решение, менеджер проекта может быстро записать это действие в соответствующем разделе журнала RAID.

Документация для будущих изменений

Ваша команда должна документировать процессы и решения, принимаемые по ходу выполнения проекта. Таким образом, изменения, которые вы вносите в свой текущий проект, могут помочь в принятии решений о будущих проектах. Таким образом, журналы RAID могут помочь вам учиться и использовать свой опыт для решения будущих задач.

Шаблоны журналов RAID

Создать шаблон журнала RAID, соответствующий потребностям вашей команды, несложно. В случае, если приходит новый менеджер проекта или вы обучаете кого-то важным процессам вашей команды, общая концепция журнала RAID проста. Журналы RAID предназначены для многократного использования. Самый простой способ сделать это — создать шаблон, который наилучшим образом соответствует потребностям вашей команды, и использовать его для каждого проекта.

Документируйте все решения в одном месте

Журналы RAID предоставляют вашей команде центральное место для поиска информации, касающейся проекта. Если члену команды необходимо обсудить проблему с нужным заинтересованным лицом, журнал RAID может указать ему нужного человека.

Он не только документирует, кто чем владеет, но и служит общим обзором процесса проекта. Члены команды могут легко просматривать любые действия, которые в настоящее время выполняются, или решения, которые были приняты недавно. Поскольку каждый раздел четко обозначен, члены команды могут найти наиболее важную для них информацию.

Минусы использования журнала RAID

Несмотря на то, что журналы RAID полезны, их использование имеет некоторые недостатки.

Журналы RAID являются дополнительными

Ваш журнал RAID не должен быть единственным источником достоверной информации, когда речь идет об управлении проектом. Это полезный инструмент для записи основных решений, ключевых зависимостей и любых проблем, возникающих на этом пути. Однако, если вам нужна более подробная информация о специфике проекта, лучше использовать что-то вроде плана проекта.

В дополнение к журналу RAID убедитесь, что у вашей команды есть централизованный инструмент, в котором хранится вся ваша рабочая информация. Таким образом, каждый член команды, независимо от отдела или функции, может получить доступ к необходимой информации о проекте. Лучше всего это сделать с помощью инструмента управления работой.

Журналы RAID необходимо регулярно обновлять

Журнал RAID актуален только тогда, когда его обновляет руководитель проекта. Если руководитель проекта не добавляет постоянно новую информацию в режиме реального времени, журнал RAID устаревает. Это может быть затруднительно, если руководитель проекта не может постоянно обновлять журнал. Устаревшая информация может сбить с толку других заинтересованных лиц, поэтому важно обеспечить единообразие сообщений во всех формах коммуникации.

Журналы RAID могут быть загромождены

Если вы документируете каждое решение, принятое в журнале RAID, вплоть до мельчайших отдельных вариантов, журнал может быстро загромождаться, и поиск информации может быть затруднен. Согласование уровня детализации является важным отличием для вашей команды при ведении журнала RAID. Прежде чем приступить к созданию журнала RAID, убедитесь, что ваша команда четко понимает, какие решения и проблемы следует или не следует включать в него.

Чтобы предотвратить беспорядок, ваша команда должна решить, какая информация является наиболее важной для документирования в журнале RAID. При этом в журнале остается только самая важная информация, что упрощает поиск нужной информации заинтересованными сторонами проекта.

Как использовать журнал RAID

Журналы RAID могут быть такими же простыми, как лист бумаги с четырьмя квадрантами, посвященными каждой части аббревиатуры, но они наиболее эффективны, когда все в команде могут получить доступ к информации в одном месте.

Чтобы создать журнал RAID, выполните следующие четыре шага:

Определите лучший способ представления журнала RAID. Как упоминалось выше, журнал RAID может быть таким же простым, как лист бумаги, разделенный на четыре части. Однако это может быть не самым эффективным способом доступа к этой информации для вашей команды. Вместе с командой решите, хотите ли вы реализовать этот журнал в документе, электронной таблице или другом типе программного обеспечения.

Обсудите первоначальные риски, предположения и зависимости. Проявляя инициативу, вы можете убедиться, что все в вашей команде знают о потенциальных проблемах и о том, как их предотвратить.

Регулярно обновляйте журнал. Журнал RAID точен только тогда, когда он регулярно обновляется. Используйте журнал по мере выполнения проекта и соответствующим образом обновляйте соответствующие разделы.

Подумайте после завершения проекта. Когда ваша команда проводит вскрытие проекта, используйте журнал RAID, чтобы помочь вам в обсуждении того, как вы можете улучшить свой следующий проект.

Использование программного обеспечения для журнала RAID

Создание журнала RAID с помощью программного обеспечения для управления работой, такого как Asana, поможет вам систематизировать все элементы журнала. Четко определяя сроки, заинтересованные стороны и действия, ваша команда сможет вернуться к выполнению работы, которая у них получается лучше всего.

Читайте также: