Что такое прикрепленная электронная подпись

Обновлено: 04.07.2024

На протяжении веков люди использовали различные методы для совершения транзакций. В древние времена было принято полагаться на свидетельства очевидцев или печати, которые надежно запечатывали документы до тех пор, пока они не были доставлены. В средние века люди часто использовали знаки или символы, чтобы подтвердить, что они лично утвердили документ. Со временем стало стандартом разрешать документы, указывая имя человека. Создание подписывающей машины, также известной как autoopen, упростило процесс для людей, которым нужно было подписать много документов.

Перенесемся в наше время. Многие предприятия перешли с печатных копий документов на цифровые версии, часто хранящиеся в облаке. Как документы стали оцифрованными, так и подписи. Сегодня многие контракты или письма можно подписать без необходимости браться за бумагу. Читайте дальше, чтобы узнать больше об использовании и преимуществах электронных подписей.

Что такое электронная подпись или электронная подпись?

Электронная подпись позволяет человеку дать согласие или показать, что он согласен с содержанием документа. Электронные подписи, также известные как электронные подписи, могут иметь юридическую силу во многих случаях. Электронные подписи могут иметь несколько форм: напечатанное имя человека, загруженное изображение рукописной подписи человека или подпись, нарисованная на экране смартфона или планшета. Некоторые электронные подписи используют цифровые идентификаторы для проверки того, что лицо, подписывающее документ, является тем, за кого себя выдает.

Как правило, электронные подписи можно использовать для замены традиционных или рукописных подписей во многих случаях по всему миру. В США Закон об электронных подписях в глобальной и национальной торговле (Закон об электронных подписях) подтверждает, что электронные подписи имеют такую же юридическую силу, как и собственноручные подписи, для большинства типов транзакций — до тех пор, пока физическое лицо дает свое согласие. В Европейском союзе нечто подобное разрешается Регламентом ЕС № 910/2014.

Электронная подпись и цифровая подпись

Термины цифровая подпись и электронная подпись могут показаться синонимами, но это не одно и то же, и их не следует путать друг с другом. Один из способов понять разницу состоит в том, что все цифровые подписи являются разновидностью электронной подписи, но не все электронные подписи являются цифровыми подписями.

Цифровая подпись обычно более надежна, чем другие типы электронных подписей. В самом простом случае электронная подпись позволяет кому-то прикрепить свое имя к документу. Цифровые подписи идут еще дальше и фактически подтверждают, что подписывающее лицо является тем, за кого оно себя выдает. Прежде чем человек сможет подписать что-либо цифровой подписью, ему необходимо предоставить форму проверки подлинности на основе сертификата. Подписывающее лицо должно предоставить пароль или PIN-код, а также доступ к закрытому ключу.

Еще один способ понять разницу между цифровой подписью и электронной подписью — это сравнение подписанного и нотариально заверенного бумажного документа с подписанным бумажным документом, который не был нотариально заверен. Когда кто-то подписывает физический лист бумаги, он ставит на нем свое имя или отметку. Если они подписываются в своем офисе или дома, нет никакого реального способа проверить, являются ли они теми, за кого себя выдают, или что кто-то другой не подделал их имя.

Войдите у нотариуса. Нотариус наблюдает за тем, как человек подписывает бумажный документ, после просмотра удостоверения личности и подтверждения того, что он является лицом, которое должно подписывать. Цифровые подписи предлагают тот же дополнительный уровень проверки, что и у нотариусов.

Помимо использования дополнительных методов проверки личности, цифровые подписи обычно имеют такие функции, как шифрование и журналы аудита, которые гарантируют подлинность подписи и снижают риск подделки документа.

Преимущества электронной подписи

Электронные подписи имеют ряд преимуществ, особенно по сравнению с традиционными рукописными подписями. Вот некоторые из преимуществ электронных подписей:

1. Просто и эффективно

При условии, что у каждого, кому нужно что-то подписать, есть адрес электронной почты и доступ к устройству, подключенному к Интернету, собрать необходимые подписи относительно легко. Если вы храните документ на облачной платформе, вы можете предоставить доступ людям, которым необходимо его подписать.

Как только они получат доступ, документ будет доступен им мгновенно. Им не нужно ждать, пока он прибудет по почте или через курьера. Им также не нужно распечатывать контракт или соглашение, подписывать его и отправлять вам подписанную копию. Вместо этого они могут открыть документ, добавить к нему свою подпись и завершить работу.

Эти подписи не только проще в управлении, чем физические, но и ускоряют процесс подписания документов.Все, кому необходимо поставить свою подпись на договоре или соглашении, могут одновременно получить к нему доступ. Все они могут подписать в течение нескольких минут. Если вы не решите установить порядок подписания, нет необходимости, чтобы один человек подписал контракт, затем отправил контракт следующему человеку, а затем следующему, пока он не вернется к вашему бизнесу.

2. Может иметь юридическую силу

Правила, регулирующие электронные подписи, различаются в зависимости от региона. Например, в соответствии с Регламентом ЕС об электронной идентификации и доверительных услугах (eIDAS) электронные подписи подлежат принудительному исполнению. Но электронная подпись должна быть цифровой подписью, чтобы иметь тот же статус, что и подпись на основе чернил в ЕС. После выхода из ЕС Соединенное Королевство приняло собственную форму eIDAS, известную как U.K. eIDAS.

Закон Японии об электронных подписях и сертификации бизнеса отмечает, что электронные подписи так же действительны, как и рукописные или так называемые влажные подписи. В отличие от закона ЕС, который придает больше значения цифровым подписям, закон Японии рассматривает цифровые подписи так же, как и другие типы электронных подписей.

Другие страны, в которых электронные подписи имеют такой же или аналогичный вес и правоприменительную силу, что и мокрые подписи, включают:

Австралия
Бразилия
Канада
Китай
Объединенные Арабские Эмираты

Рекомендуется ознакомиться с законами об электронной подписи для конкретных регионов.

3. Экологичный

Сбор подписей на бумажных носителях — не самый экологичный и ресурсоемкий процесс. Во-первых, необходимо распечатать хотя бы одну физическую копию контракта или соглашения. Первый человек подписывает его, затем отправляет следующему подписавшемуся. В зависимости от того, как передается документ, транспортировка может потребовать значительного количества топлива и энергии. Затем документ должен отправиться к следующему лицу или вернуться к первоначальному владельцу.

После того как все подписали бумажный документ, каждому подписавшемуся обычно требуется копия документа для личных записей. Это означает, что требуется больше бумаги и чернил, а также больше энергии и топлива, необходимого для отправки бумажных контрактов или соглашений каждому человеку.

Для электронных копий не нужны ни бумага, ни чернила, что помогает сохранить леса. Также нет необходимости физически отправлять контракты из пункта А в пункт Б и обратно.

4. Экономично

Подумайте о расходах, традиционно связанных с подписанием документов. Это стоимость бумаги, чернил или тонера, а также стоимость обслуживания принтеров и копировальных аппаратов. Также необходимо учитывать почтовые или курьерские расходы, а также время, затрачиваемое на доставку конвертов на почту или в почтовый ящик или планирование доставки курьером.

Хранение файлов в облаке и сбор электронных подписей позволяют избежать многих типичных офисных расходов. Это также рентабельно, поскольку сокращает командировочные расходы, особенно при использовании конфиденциальных документов. При использовании чернильных подписей человеку часто приходилось ехать в офис, чтобы поставить подпись лично, или воспользоваться услугами нотариуса. Цифровые подписи подтверждают личность без дополнительных поездок или необходимости в третьей стороне.

5. Безопасность

Документы с электронной подписью могут быть более безопасными, чем бумажные документы. Многое может случиться с распечатанными и подписанными документами. Кто-то может пролить утреннюю чашку кофе на контракт, сделав его неразборчивым. Бумажный контракт может быть отправлен на переработку или случайно уничтожен. Также может существовать риск физической кражи документа.

Защищенные облачные платформы позволяют хранить подписанные электронным способом контракты и другие документы в целости и сохранности, вдали от посторонних глаз, злоумышленников и кофейных кружек.

Для чего используются электронные подписи?

Компании в любой отрасли могут извлечь выгоду из электронных подписей, и они предлагают преимущества практически для каждого подразделения компании. Взгляните на несколько примеров того, как электронные подписи могут быть полезны различным отделам:

1. Продажи

Ваш отдел продаж может извлечь выгоду из повышенной скорости электронных подписей. Электронный сбор подписей на соглашениях о неразглашении и договорах купли-продажи избавляет от множества догадок. Ваша команда может сразу увидеть, когда человек получает и открывает контракт и когда он его подписал. Если есть задержка со сбором подписи, они могут быстро подтвердить, что лид по-прежнему заинтересован в сотрудничестве с вашей компанией.

2. Человеческие ресурсы

Использование электронных подписей может помочь вашей компании произвести отличное первое впечатление на новых сотрудников. Электронные подписи помогают упростить процесс адаптации, гарантируя, что новые сотрудники получат все документы, необходимые для подписания, одним махом. Вместо того, чтобы листать страницу за страницей контракта или трудового соглашения, они могут легко перемещаться по электронному документу, гарантируя, что они распишутся или инициализируются во всех нужных местах, не пропуская ни одной подписи.

Поскольку электронные подписи сокращают или устраняют большую часть традиционной бумажной работы, связанной с возвратом и получением документов, новый сотрудник может пройти путь от кандидата до работы за меньшее время.

Отделы кадров могут извлечь выгоду из электронных подписей даже после того, как сотрудники будут приняты на работу. Использование электронных подписей, когда текущие сотрудники ежегодно проверяют свою информацию или когда меняется их статус, зарплата или льготы, может упростить эти процессы.

3. Закупки

Сотрудничество с новыми поставщиками может помочь вашей компании сэкономить деньги, особенно если новый поставщик взимает меньшую плату или предоставляет более качественные услуги. Но процесс адаптации может занимать много времени и съедать вашу прибыль. С помощью облачной платформы вы можете немедленно отправлять соглашения с новыми поставщиками, ускоряя процесс адаптации. Если вы собираете электронные подписи, ваши новые поставщики могут сразу же подписывать свои соглашения и сразу же приступать к предоставлению услуг или материалов.

4. Юридический

Юридический отдел может значительно выиграть от использования электронных подписей, соответствующих отраслевым стандартам шифрования и безопасности. Предоставление клиентам или сотрудникам электронного доступа к документам, которые они должны подписать, таким как соглашения о неразглашении и другие контракты, освобождает юридическую команду от необходимости лично искать уполномоченных лиц, чтобы вместо этого сосредоточиться на основной юридической работе.

5. Администрация

Сбор электронных подписей может значительно облегчить жизнь исполнительным и административным помощникам, а также другим членам команды администраторов. Если ваша команда администраторов тратит значительную часть дня на сбор или отслеживание контрактов, сбор договоров аренды или сбор соглашений о неразглашении, использование электронных подписей может упростить их рабочий день.

Команда администраторов также может использовать электронные подписи, чтобы при необходимости члены руководства или исполнительной команды подписывали проекты или соглашения.

6. Маркетинг

Допустим, ваша маркетинговая команда хочет работать с внешним агентством над следующей кампанией вашей компании. Им просто нужно, чтобы исполнительная команда подписала его, чтобы они могли воспользоваться услугами агентства. Собирая электронные подписи внутри компании у руководителей и снаружи у контактных лиц агентства, вы можете быстро перейти от идеи к кампании. А это, в свою очередь, позволяет вашей компании расти быстрее.

7. Финансы

Электронные подписи также могут упростить работу финансового отдела. Ваш финансовый отдел может утверждать счета в электронном виде, утверждать заказы на покупку и подписывать бюджеты с помощью электронных подписей. При необходимости цифровые подписи могут добавить уровень проверки и безопасности к контенту финансового отдела.

Знак коробки

Недавние изменения в подходах компаний к ведению бизнеса и управлению своими командами означают, что все больше и больше рабочих процессов и транзакций перемещаются в облако. Поскольку некоторые люди возвращаются к работе в офисе, многие считают, что удаленная работа работает лучше всего. Сейчас потребность в безопасных цифровых транзакциях и связи, соответствующих требованиям, больше, чем когда-либо прежде.

Enter Box Sign, который теперь является частью Content Cloud. Box Sign предоставляет электронные подписи изначально в Box. С ним вы получаете безопасную, беспроблемную и простую процедуру подписания. Если вам нужно подписать письма с предложениями, собрать подписи на контрактах или заставить ваших руководителей подписать проекты и предложения, вы можете сделать это с помощью Box Sign.

Поскольку Box Sign является неотъемлемой частью Content Cloud, вы можете использовать его с любым другим аспектом Box. Это просто еще один шаг в процессе управления вашим контентом. Во-первых, вы можете создавать, совместно использовать и совместно работать над контентом в Box, затем вы можете собирать необходимые подписи и, наконец, вы можете защищать и архивировать подписанный контент в Box.

Подробнее о том, как работает Box Sign:

Подключается к рабочим процессам

Используете ли вы Google Workspace, Microsoft 365 или другие пакеты для повышения производительности? Вы можете использовать Box Sign с приложениями и продуктами, которые предпочитает ваша компания. Content Cloud интегрируется с более чем 1500 приложениями, от Microsoft 365 до Google Docs и Salesforce до Okta. Использование Box Sign с вашими приложениями означает, что вы можете быстрее заключать сделки, подписывать контракты и в целом ускорить свои бизнес-процессы. Интеграция приложений также позволяет вашей команде эффективно и просто работать из любой точки мира.

Встраивается в приложения

Box Sign предназначен не только для электронных подписей, выполненных в Box. Вы также можете встроить его в приложения и веб-сайты вашей компании, чтобы клиенты и другие лица могли отправлять и подписывать соглашения прямо из того места, где они обычно работают. Например, кредитор встраивает Box Sign на свой веб-сайт. Лицо, подающее заявку на получение кредита, может заполнить форму прямо на веб-сайте кредитора и тут же подписать ее, быстро переведя заявку на процесс утверждения.

Вам также не нужно быть техническим специалистом, чтобы воспользоваться преимуществами наших API. Мы разработали их так, чтобы ими было легко пользоваться.Box Sign также предлагает инструменты для разработчиков, которые позволяют с легкостью добавлять электронные подписи везде, где они нужны вашей компании.

Обеспечивает безопасность и соответствие требованиям

Независимо от того, нужны ли вам подписи на конфиденциальных документах или контент, который должен соответствовать определенным нормативным требованиям, вы можете быть уверены, что Content Cloud обеспечит безопасность вашей информации и ее соответствие нормативным требованиям. Box — единственная доступная платформа для контента, которая также позволяет собирать совместимые и безопасные подписи.

Некоторые из способов, которыми Box Sign защищает ваш контент, включают:

256-битное шифрование AES
Подробные разрешения пользователей
Упрощенное управление и соответствие требованиям
Водяной знак
Полный контрольный журнал

Подробнее о знаке Box

Современные компании полагаются на контент больше, чем когда-либо прежде. Вам нужен способ безопасно, быстро и легко получить доступ к этому контенту. С Content Cloud вы получаете безопасную платформу, позволяющую управлять контентом на всех этапах его жизненного цикла. С введением Box Sign Content Cloud предлагает еще один способ оптимизировать процессы управления контентом в вашей организации.

Box Sign будет частью всех наших планов Business и Enterprise и унаследует профиль безопасности, соответствия требованиям и управления данными Box, включая HIPAA, SOC, ISO и FedRAMP. Независимо от того, является ли ваш бизнес большим или малым, Box Sign и остальная часть Content Cloud могут помочь удовлетворить ваши потребности в контенте. Свяжитесь с нами, чтобы настроить демо-версию, увидеть Box Sign в действии и узнать, как он может помочь вашей компании.

Вне зависимости от того, получили ли вы только что электронный документ для подписи или хотите передать его сотрудникам, клиентам или поставщикам, вам, скорее всего, потребуется создать электронную подпись, чтобы скрепить соглашение. Хорошая новость заключается в том, что с технологией электронной подписи процесс создания надежной и юридически признанной подписи никогда не был проще и быстрее.

Зачем использовать электронные подписи? Хотя у вас может возникнуть соблазн просто отсканировать и загрузить изображение подписанного от руки документа и на этом закончить, вы упустите важные уровни безопасности и проверки подлинности, которые защищают ваше соглашение. Благодаря технологии электронной подписи ваши контракты сопровождаются контрольными журналами и доказательствами транзакций, что может упростить доказательство того, что они были законно исполнены, если они когда-либо будут оспорены в суде.

Дополнительным бонусом является технология электронной подписи, которая помогает вам более эффективно управлять соглашениями и заключать их. 80% соглашений, подписанных с помощью DocuSign eSignature, завершаются менее чем за день; 44% выполняются менее чем за 15 минут. Чтобы помочь вам защитить свою организацию и сократить время, затрачиваемое на ручные процессы, вот ответы на шесть наиболее распространенных вопросов об электронных подписях, в том числе:

Что такое электронная подпись?
Должна ли ваша электронная подпись выглядеть как подпись «влажными чернилами»?
Чем электронная подпись отличается от онлайн-подписи?
Как создать электронную подпись?
Как изменить свою электронную подпись?
Как и где вы используете электронные подписи?

Что такое электронная подпись?

Электронная подпись — это быстрый и простой способ подписания соглашения. Хотя электронные подписи иногда ошибочно называют онлайн-подписями, они намного надежнее, чем просто отсканированное изображение вашей подписи. Их можно использовать практически во всех тех же случаях, что и обычные подписи — от договоров купли-продажи и писем-предложений до открытия счетов и счетов-фактур, — но они также более эффективны, удобны для мобильных устройств и безопасны.

В США в соответствии с Законом об электронных подписях в глобальной и национальной торговле (ESIGN) электронные подписи определяются как «электронный звук, символ или процесс, прикрепленный к контракту или другой записи или логически связанный с ним и исполняемый или усыновлен лицом с намерением подписать протокол». Этот юридический термин означает, что пока электронное действие связано с контрактом или записью и предназначено для использования в качестве подписи, оно является действительной электронной подписью. Электронные подписи могут включать:

Нажав кнопку «Я согласен» (или аналогичную формулировку) на веб-сайте, чтобы принять условия использования или получить услуги.
Подписание пальцем на мобильном устройстве
Ввод вашего имени и/или PIN-кода в онлайн-форму

Должна ли моя электронная подпись выглядеть как моя подпись «влажными чернилами»?

Существует распространенное заблуждение, что электронная подпись должна выглядеть как подпись, сделанная «влажными чернилами». И хотя многие поставщики технологий электронной подписи, такие как DocuSign, позволяют вам сканировать и загружать вашу подпись в документ, не имеет значения, как выглядит электронная подпись, если она была принята подписывающим лицом с намерением подписать запись.

Хотя документы, подписанные влажными чернилами, могут потребовать судебно-медицинской экспертизы, чтобы определить, кто на самом деле подписал документ, контракты, подписанные с помощью DocuSign eSignature, поставляются с защищенной электронной записью. Серверная технология DocuSign записывает IP-адрес подписавшего, а также дату и время подписания документа, предоставляя важные данные, если действительность подписи будет поставлена под сомнение.

Информация о подписывающем лице, конверте и документах сохраняется системой DocuSign в Сертификате завершения. Эти исчерпывающие, юридически допустимые данные делают стиль подписи неважным, поэтому не имеет значения, нарисуете ли вы свою электронную подпись, чтобы она соответствовала подписи, сделанной мокрыми чернилами, или выберете предварительно нарисованную подпись.

Чем электронная подпись отличается от «онлайн-подписи»?

Термины "электронная подпись" и "онлайн-подпись" часто используются взаимозаменяемо, но между ними есть важные различия. Электронная подпись — это термин, который имеет особое значение в соответствии с законами об электронной подписи во всем мире, тогда как онлайн-подпись не является определенным термином в законодательстве об электронной подписи.

Электронные подписи, как правило, юридически допустимы в суде и могут использоваться для обеспечения исполнения контракта во многих странах мира. В США, Европейском союзе и во всем мире существует ряд законов, которые признают электронные подписи в суде. В США наиболее заметными из них являются ESIGN и Единый закон об электронных транзакциях (UETA), которые в большинстве случаев придают электронным подписям такую же силу, как и подписям, сделанным влажными чернилами.

Важно отметить, что в UETA и ESIGN есть требования, которые необходимо выполнить для создания документа с электронной подписью, имеющего юридическую силу. Как отмечалось выше, DocuSign eSignature поможет вам выполнить эти требования благодаря полному контрольному журналу и сертификату о выполнении.

Как создать электронную подпись?

К счастью, создать электронную подпись несложно при наличии соответствующих инструментов. Если вы отправляете документ другим, просто зарегистрируйтесь для получения бесплатной пробной версии DocuSign eSignature и загрузите документ, который хотите подписать. DocuSign поддерживает несколько типов файлов, включая PDF, Microsoft Word, Excel и PowerPoint. Затем добавьте получателей и вставьте соответствующие поля, такие как подпись, имя, должность и дата. Как только вы нажмете кнопку «Отправить», получатели получат электронное письмо со ссылкой на документ, который они смогут легко просмотреть и подписать практически на любом устройстве, практически из любого места и в любое время.

Если вы являетесь получателем электронного документа DocuSign, все, что вам нужно сделать, — это подтвердить свое согласие на электронную подпись, открыть его и подписать, нарисовав собственную подпись или выбрав предварительно определенный стиль подписи. После завершения нажмите «Готово». Документ будет автоматически возвращен отправителю и надежно сохранен в его учетной записи DocuSign для использования в будущем.

Ой! Я допустил ошибку. Как изменить электронную подпись?

Если возникают обстоятельства, требующие от вас изменения вашей электронной подписи, например, имя с ошибкой или изменение имени, найдите электронное письмо с первоначальным уведомлением от DocuSign с запросом вашей подписи и нажмите «просмотреть документ». Затем перейдите к каждому полю подписи в документе, нажмите на них и выберите «принять новый». Теперь вы можете просмотреть свое имя, инициалы и подпись и изменить их по своему усмотрению.

Хотя изменить свою подпись в DocuSign eSignature обычно несложно, следует помнить о некоторых ограничениях. Если у вас нет активной учетной записи DocuSign eSignature, вы не сможете изменить свою подпись. Кроме того, некоторые отправители блокируют имена получателей, не позволяя им получить доступ к документу. Служба поддержки DocuSign может предоставить более подробное объяснение того, как устранить неполадки в этих обстоятельствах и изменить вашу электронную подпись.

Теперь, когда я создал электронную подпись, как и где мне ее использовать?

Электронные подписи можно использовать в самых разных случаях при отправке и получении документов, и почти везде используются мокрые подписи. Они особенно удобны для предприятий, которые предоставляют услуги с рутинными отчетами о работе, расценками и счетами. В частности, DocuSign eSignature может интегрироваться со многими приложениями, которые уже используются вашей командой, и совместим с рядом типов файлов, включая Microsoft Word и Google Docs.

Хотя их можно использовать в самых разных сценариях, в некоторых случаях лучше проконсультироваться с юристом, прежде чем использовать электронную подпись. Личные вопросы, касающиеся завещаний, имущества и некоторых других вопросов семейного права, могут быть неприемлемыми вариантами использования электронных подписей. То же самое относится к отмене коммунальных услуг, прекращению выплат по медицинскому страхованию или страхованию жизни, а также к уведомлениям об основном месте жительства.

В некоторых случаях может быть предпочтительным один конкретный тип электронной подписи, известный как цифровая подпись. Цифровая подпись обеспечивает дополнительную проверку личности каждого подписывающего лица и иногда требуется в некоторых странах и в строго регулируемых отраслях, таких как финансовые услуги и медико-биологические науки. Используя технологию инфраструктуры открытых ключей (PKI), цифровые подписи создают цифровой сертификат, который защищает от подделки и помогает продемонстрировать личность подписывающего лица. Решения DocuSign для цифровых подписей позволяют создавать подписи на основе сертификатов, соответствующие стандартам многих строго регулируемых отраслей и Европейского Союза.

Ускорьте процесс согласования с помощью DocuSign eSignature

DocuSign eSignature может быстро трансформировать ваши процедуры согласования за счет оптимизации рабочих процессов, сокращения ручных операций и внедрения функций безопасности. Узнайте больше о том, как DocuSign не только экономит деньги, время и усилия вашего бизнеса, но и приносит удовольствие тем, с кем вы ведете бизнес.

Работайте эффективнее с мобильным приложением DocuSign eSignature

Выполняйте больше задач в дороге с помощью отмеченного наградами приложения eSignature. Ведите бизнес безопасно и эффективно практически из любой точки мира, используя практически любое устройство.

Подписание электронных подписей с помощью DocuSign eSignature выполняется быстро и просто

Электронные подписи, такие как наше решение DocuSign eSignature, — это законный способ цифровой защиты утверждения документа, контракта или набора документов. Электронные подписи могут заменить вашу рукописную подпись, чтобы ускорить практически любые бумажные процессы ручной подписи.

Что такое электронная подпись?

Электронная подпись, аналогичная подписи, созданной DocuSign eSignature, представляет собой символ или другие данные в цифровом формате, которые присоединяются к электронному документу и принимаются «подписавшимся» или получателем запроса на подпись. Чаще всего электронные подписи представляют собой изображение физической подписи. Электронные подписи создаются онлайн и применяются к онлайн-документам. Вместо физической подписи ручкой вы получаете запрос по электронной почте на вашу подпись. Все «подписание» осуществляется онлайн.

Зачем использовать электронные подписи?

Электронная подпись документов экономит время, снижает потребность в бумажных процессах и дает вам возможность подписывать документы практически из любого места и на большинстве устройств. DocuSign eSignature может помочь вам:

Ускорение рабочих процессов
Выполняйте транзакции с доверием
Откажитесь от подписей вручную

Экологичная система DocuSign eSignature позволяет сэкономить в среднем 36 долларов США на каждом соглашении за счет сокращения основных расходов, включая бумагу, почтовые расходы и печать.

Для чего можно использовать электронную подпись DocuSign?

Договоры купли-продажи
Новая документация по найму
Обработка счетов
Заказы на покупку
Отчеты о расходах
Соглашения с поставщиками
Внутреннее соответствие
Письма о намерениях NDA

Являются ли цифровые подписи и электронные подписи одинаковыми?

Термины "цифровая подпись" и "электронная подпись" часто используются как синонимы, но на самом деле это разные вещи. Цифровые подписи — это тип электронной подписи, обеспечивающий дополнительный уровень безопасности. И электронные подписи, такие как DocuSign eSignature, и цифровые подписи имеют юридическую силу.

Являются ли электронные подписи законными?

Да. Электронные подписи имеют юридическую силу в большинстве деловых и личных транзакций почти во всех странах мира. Узнайте больше в этом блоге.

Электронные подписи можно использовать для подписи документов любых форм и размеров, в том числе:

Письма с предложениями
Договоры купли-продажи
Бланки разрешений
Договоры об аренде/аренде
Отказ от ответственности
Финансовые документы

Как вы используете DocuSign eSignature для электронной подписи документа или PDF-файла?

Выберите «Создать» > «Подписать документ», затем загрузите электронный документ или PDF-файл.
Выберите «Подписать» и следуйте инструкциям по электронной подписи документа или PDF-файла.

Как вы создаете и отправляете документ или файл PDF для электронной подписи?

Откройте электронное письмо с запросом на цифровую подпись вашего документа.
Нажмите на ссылку. Ваш документ должен открыться в инструменте электронной подписи, таком как наше приложение DocuSign eSignature.
Согласитесь на электронную подпись. Вас могут попросить согласиться подписать. После подтверждения согласия и если документ был отправлен с помощью электронной подписи DocuSign, вы должны увидеть теги с инструкциями по запуску или подписанию.
Нажимайте на каждый тег подписи и следуйте инструкциям, чтобы добавить свою электронную подпись там, где это необходимо для подписи или инициализации.
Примите подпись, чтобы сохранить информацию о подписи.
Подтвердите свою подпись, нажав FINISH.Появится сообщение о том, что вы закончили, и отправитель автоматически получит ваш подписанный документ.

Безопасно ли подписывать документы в электронном виде?

DocuSign защищает вашу строго конфиденциальную информацию, шифруя и обеспечивая защиту от подделки каждого документа. Варианты аутентификации помогают доказать, что подписывающие лица являются теми, за кого они себя выдают в момент подписания, помогая обеспечить неотказуемость ваших документов в суде. С DocuSign безопасность ваших документов, проверка подлинности электронной подписи и безопасность системы являются главными приоритетами. Узнайте больше в этом блоге.

Теперь, когда вы лучше разбираетесь в электронных подписях, подпишитесь на нашу бесплатную пробную версию DocuSign eSignature и попробуйте сами подписывать электронные документы.

Примечание редактора. Первоначально эта статья была опубликована Джанин Марчи в июне 2016 года. С тех пор он был обновлен, чтобы включить новые правила применения электронных подписей и учесть достижения в области цифровых подписей, включая облачную службу цифровой подписи GlobalSign.

Что в имени? В данном случае совсем немного.

Термины "электронные подписи" и "цифровые подписи" часто используются взаимозаменяемо, однако существуют некоторые ключевые различия и конкретные причины, по которым вы можете использовать один вместо другого. Мы в GlobalSign обычно общаемся с организациями, которые не понимают этих двух вариантов, и им нужна помощь в определении того, какой тип подписи им следует внедрить в рабочий процесс подписания документов.

Давайте рассмотрим различия.

Что такое электронная подпись?

Согласно Федеральному закону США о ESIGN электронные подписи определяются как:

"Электронный звук, символ или процесс, прикрепленный или логически связанный с договором или другой записью и выполненный или принятый лицом с намерением подписать запись."

В более широком смысле электронные подписи используются для обозначения любой подписи, которая применяется в электронном виде, а не на физическом листе бумаги. Электронные подписи можно использовать для подтверждения содержимого документа, однако не все уровни гарантии электронных подписей одинаковы с точки зрения закона. Если вы работаете в строго регулируемой отрасли, где вы имеете дело с личной и/или частной информацией и данными — финансы или бухгалтерский учет, управление персоналом, юриспруденция или здравоохранение, и это лишь некоторые из них, — вам, возможно, придется рассмотреть более безопасный вариант. .

Что такое цифровая подпись?

Цифровые подписи – это разновидность электронных подписей. Обе они используются для подписания документов, но у них есть несколько важных особенностей, которые делают их уникальными.

Является ли человек, подписавший документ, тем, за кого себя выдает? Или, другими словами, как проверить, действительна ли подпись и не подделана ли она?
Как защитить (или, с точки зрения получателя, подтвердить), что содержимое документа не было изменено?

Существование нотариусов было изобретено, чтобы помочь решить эти очень важные проблемы, и может быть прослежено вплоть до древнего Египта (по данным Национальной нотариальной ассоциации). Сегодня нотариусы играют ключевую роль в заверении сторон сделки в том, что документ является подлинным и ему можно доверять.

Как и следовало ожидать, те же проблемы существуют и в электронных рабочих процессах. Цифровые подписи были разработаны, чтобы помочь решить эту проблему — они, по сути, являются цифровым эквивалентом добавления нотариально заверенной подписи к вашим документам. В случае цифровых подписей за проверку вашей личности отвечает доверенная третья сторона, известная как Центр сертификации (ЦС).

Центры сертификации привязывают вашу личность к цифровому сертификату на основе PKI, что позволяет использовать ваш сертификат для создания цифровых подписей локально с помощью токена или удаленно с помощью любой из облачных платформ для подписи.

Когда вы применяете цифровую подпись к документу, криптография связывает ваш цифровой сертификат (предоставляется после проверки личности пользователя) с подписываемыми данными в один уникальный «отпечаток пальца». Как и в случае с настоящим отпечатком пальца, криптографические компоненты, из которых состоит ваш документ с цифровой подписью, не могут быть воспроизведены или изменены. Именно это делает цифровые подписи безопасными и совместимыми, а значит, более действенными с точки зрения закона. Цифровые подписи можно использовать для цифрового преобразования, цифровой «упаковки» или цифровой печати ваших документов.

Подводя итог, можно сказать, что тщательно продуманная и безопасная криптографическая операция позволяет цифровым подписям гарантировать следующее:

Документ является подлинным и получен из проверенного источника.
Идентификация подтверждена доверенной организацией (ЦС)
Документ не был изменен с момента его цифровой подписи, поскольку подпись будет отображаться как недействительная, если будут внесены изменения.

Как узнать, является ли подпись цифровой и ей можно доверять?

Чтобы убедиться, что документ или PDF-файл был успешно подписан цифровой подписью и является доверенным, самый простой способ – открыть панель подписи документа в Adobe Reader и посмотреть, есть ли зеленая галочка рядом с подписью подписавшего, проверка подлинности подписи и подтверждение целостности документа .

Если по какой-либо причине возникает проблема с подписью или документом, вы увидите предупреждение в виде желтого треугольника или красного кружка в средстве чтения документов или подписывающей стороны, указывающее на наличие проблемы или недействительной подписи.

Какие типы подписей имеют юридическую силу?

Многие нормативные акты (например, eIDAS) и штаты в настоящее время требуют наличия цифровых подписей вместо электронных, поскольку цифровая подпись обеспечивает подлинность и целостность, которые могут быть подтверждены в судебном порядке. Решение о том, какой тип подписи вы хотите внедрить, должно определяться типом документов, которые необходимо подписать, и уровнем подлинности, который должен поддерживать документ.

Цифровые подписи и печати GlobalSign помогут вам соответствовать следующим международным нормам и стандартам:

US ESIGN (электронные подписи в мировой и национальной торговле)
FDA CFR 21, часть 11
США UETA (Единый закон об электронных транзакциях)
Профессиональные инженерные печати штата США (PE)
Типовой закон ООН об электронной подписи
Сарбейнс-Оксли (SOX)
eIDAS (расширенные и квалифицированные электронные подписи, электронные печати)
CNCA (Управление по сертификации и аккредитации Китайской Народной Республики)

Если у вас есть вопросы о вашем уникальном сценарии использования и о том, могут ли потребоваться цифровые подписи, обратитесь к одному из наших дружелюбных экспертов по PKI, и мы будем рады помочь.

Какие платформы для подписания документов поддерживают цифровые подписи?

Хорошей новостью является то, что многие из самых популярных платформ для подписания документов и рабочих процессов позволяют пользователям применять безопасные цифровые подписи. Однако способ их применения и терминология, используемая разными поставщиками, могут различаться.

Подписать документ

DocuSign поддерживает цифровые подписи и электронные печати. Благодаря интеграции с GlobalSign документы с цифровой подписью проверяются на предмет их целостности и личности подписавшего.

Знак Adobe

Adobe поддерживает два типа цифровых подписей: Сертифицированную и Утвержденную.

Заверенные подписи
Добавление удостоверяющей подписи к PDF-файлу означает, что вы являетесь автором документа, завершили его содержание и хотите защитить его от подделки после его распространения.
Сертифицированные документы отображаются в верхней части документа синей лентой, содержащей имя подписавшего и издателя сертификата, что является четким визуальным индикатором подлинности и авторства документа.

Подписи утверждения
Подписи утверждения ускоряют процедуру утверждения в организации, фиксируя электронные утверждения, сделанные отдельными лицами или отделами, и встраивая их в фактический PDF-файл.

Подписи можно настроить так, чтобы они включали изображение (например, вашу физическую подпись или официальную печать) и различные сведения о подписи (например, место подписания, дату, причину подписания)

Пример сертифицированной цифровой подписи Adobe

Майкрософт Ворд

Microsoft также поддерживает два типа цифровых подписей с использованием сертификата токена: видимые и невидимые.

Видимая цифровая подпись
Появляется в виде строки подписи, как физический документ. Этот метод обычно используется, когда вам нужно, чтобы несколько пользователей подписывали такие документы, как контракты или другие соглашения.

Невидимая подпись
Невидимая подпись используется, когда вам нужно предоставить гарантии подлинности, целостности и происхождения документа, но не нужна видимая строка подписи. Документы с невидимой подписью отображаются синей лентой на панели задач.

Как я могу внедрить цифровые подписи в свою команду или организацию?

Теперь, когда вы понимаете разницу между электронными и цифровыми подписями, давайте рассмотрим различные варианты их реализации:

Вы можете подписать локально с помощью токена.
Или вы можете использовать облачные решения для подписи.

Ваша уникальная конфигурация цифровой подписи будет выглядеть по-разному в зависимости от количества пользователей, нуждающихся в услуге, вашей организационной структуры, конфигурации ваших ИТ-систем и других факторов.

Как подписать документ цифровой подписью?

После того как ваш ИТ-администратор предпримет шаги, необходимые для включения цифровых подписей в вашей организации, поставить цифровую подпись в документе так же просто, как взять перо на листе бумаги!

Дополнительная литература

Хотите узнать больше о том, как цифровые подписи могут помочь вашему бизнесу ускорить работу, сократить бумажные отходы, начать совместную работу в цифровом формате и защитить ценную информацию и данные? Ознакомьтесь с этими замечательными бесплатными ресурсами для цифровой подписи.

Читайте также: