Что такое pdf-файл в государственных службах

Обновлено: 02.07.2024

PDF и Adobe Acrobat по-прежнему лидируют в сфере электронного документооборота в государственном секторе

Документы в виде законов, меморандумов, отчетов, публикаций, контрактов, политик, правил, форм и т. д. – это инфраструктура правительства. Процесс создания, редактирования, просмотра, подписания, управления, сбора, распространения или уничтожения этих документов сам по себе является работой правительства в течение всего дня, каждый день.

Сведенное к самым основным элементам, правительство представляет собой набор массивных систем документов, взаимодействующих (и сталкивающихся) различными полезными и бесполезными способами. Когда это работает, это «хорошее правительство». Когда мы плохо обдумываем или просто глупы, мы называем требования государственной документации «бюрократией», чтобы обозначить бюрократические препятствия, которые создают эти груды бумаги.

Сегодня давние призывы к меньшему правительству приводят к реальной эволюции в разработке и внедрении документов. Adobe Acrobat и PDF помогают местным, государственным и федеральным правительственным учреждениям и агентствам по всему миру делать больше с меньшим количеством бумаги и меньшей неэффективностью.

PDF обеспечивает точное представление исходного документа.
PDF обеспечивает единообразие работы на всех вычислительных платформах и принтерах.
PDF можно бесплатно просматривать и печатать с помощью бесплатного и повсеместно распространенного программного обеспечения Adobe Reader.

«Нет ни одного федерального агентства, которое не использует PDF, — говорит Грег Писоки, менеджер по развитию бизнеса Adobe Systems. «Программное обеспечение Acrobat и Adobe PDF являются ключевыми технологиями в той или иной степени во всех ветвях и уровнях правительства, в армии и практически в каждом агентстве»,

Внедрение PDF – не только в США. На международном уровне Индия, Австралия и многие другие страны широко используют формат PDF, используя его для публикации всего, от списков регистрации избирателей до бланков суда по семейным делам.

Читайте дальше, чтобы узнать больше о том, как некоторые государственные учреждения используют возможности PDF.

Меньше правительства, меньше бумаги

Начиная с администрации Клинтона, правительственным учреждениям США было поручено «заново изобрести правительство», чтобы сократить бюрократию, оптимизировать процессы и повысить эффективность. Инициативы эпохи Клинтона включали Президентский меморандум о простом языке и Закон о сокращении бумажной работы, предписывающие каждому уровню и ведомству правительства и вооруженных сил значительно улучшить способы их общения и работы. Тенденция к совершенствованию документооборота сохранилась и при администрации Буша. Теперь все уровни правительства США должны принять более деловой подход, чтобы сэкономить деньги налогоплательщиков, ускорить связь внутри правительства и за его пределами, а также сделать государственную документацию более доступной для пользователей с ограниченными возможностями.

В ответ агентства начали пересматривать свои традиционные рабочие процессы в поисках способов повысить эффективность выполнения своих задач. Снова и снова они обнаруживали, что бумажные документы и бумажные рабочие процессы были постоянным источником неэффективности. За последние 10 лет они все чаще обращались за помощью к Acrobat и PDF.

В середине 1990-х Adobe Systems начала расширять возможности PDF за пределы исходных функций печати и допечатной подготовки. Они добавили в спецификацию PDF возможности форм, структуру для доступности и мобильности, цифровые подписи, метаданные XMP и многие другие функции. В последнее время инициативы, ориентированные на стандарты, такие как PDF/A (архивирование) и PDF/UA (всеобщий доступ), начинают обеспечивать техническую основу, необходимую для того, чтобы сохранить PDF в самом центре стратегии правительства в отношении документации на десятилетия, если не столетия. , впереди.

Несколько ключевых федеральных регулирующих органов, в том числе Управление по санитарному надзору за качеством пищевых продуктов и медикаментов, Федеральное авиационное управление и федеральные суды, приняли Adobe PDF в качестве обязательных или предпочтительных стандартов форматов файлов.

От Национального управления по аэронавтике и исследованию космического пространства (НАСА) до Почтовой службы США (USPS), Центров по контролю и профилактике заболеваний (CDC), Управления по делам малого бизнеса и Бюро переписи населения — почти все правительственные учреждения и агентства используют Acrobat. и PDF, чтобы сократить расходы, улучшить обслуживание и рационализировать процессы обработки документов, ранее работавшие с бумажными документами.

В следующих разделах мы рассмотрим, как некоторые федеральные правительственные учреждения используют Acrobat и PDF для решения старых проблем и, в некоторых случаях, для создания новых возможностей.

OPM: повышение доступности для федеральных служащих

Слепой человек не может читать с экрана так же, как и с печатной страницы. Тем не менее, существуют технологии, которые позволяют слепым и другим пользователям с ограниченными возможностями получить впечатляющий полнофункциональный доступ к документам. Однако, чтобы считаться «доступным», содержимое документа должно быть доступно для этих вспомогательных технологий.

Раздел 508 требует от федеральных государственных органов не только приобретать доступное программное обеспечение, но и создавать доступные электронные документы. Хотя правила вступили в силу в 2001 году, относительно немногие федеральные агентства уже внедрили требования Раздела 508 по всему спектру применимого контента. Многие веб-сайты (во всяком случае, HTML-части) теперь соответствуют требованиям, но большая часть контента в формате PDF пока не соответствует требованиям.

Правила также применяются к подрядчикам, которые представляют электронные документы федеральному правительству. В 2005 году Управление по управлению персоналом (OPM) решило привлечь к ответственности сотни федеральных поставщиков медицинских пособий для сотрудников. OPM впервые указало, что поставщики медицинских услуг должны представить свои брошюры о планах медицинского страхования на 2006 год, содержащие все сведения о медицинском страховании федеральных служащих, в виде доступных файлов PDF.

Сама по себе статья 508, как известно, беззубая, но OPM придумал оригинальный способ сделать эти документы более доступными для миллионов федеральных служащих. Они просто потребовали, чтобы участвующие планы медицинского страхования получили «сертификат Раздела 508» для своих брошюр от третьей стороны, способной и желающей сертифицировать данный PDF-файл как доступный.

Для OPM в контексте Раздела 508 имело смысл возложить бремя предоставления доступного контента на самих поставщиков медицинских услуг. Как правило, поставщики плана рады улучшить доступность этих жизненно важных документов, и чем больше федеральных служащих могут ответить на свои вопросы о медицинском страховании, просто прочитав брошюру о льготах, тем меньше времени они будут тратить на телефонные разговоры с поставщиком. Выигрывают все.

В сентябре и октябре 2005 года брошюры о льготах за 2006 год были более успешно обработаны в соответствии с Разделом 508 и теперь доступны онлайн для ознакомления всем федеральным служащим, в том числе (наконец-то!) тем, кому для чтения требуются вспомогательные технологии.

IRS: формы, штрих-коды, специальные возможности и расширения для чтения

Пол Шоуолтер из Налогового управления США любит рассказывать людям, что первые когда-либо созданные файлы PostScript (они были написаны вручную основателем Adobe Systems доктором Джоном Уорноком) на самом деле были налоговыми формами Налогового управления США. Уорнок рассудил, что если его подход справится со сложностью формы IRS, он сможет сделать что угодно.

IRS.gov был запущен в 1995 году специально для предоставления налоговых форм и других информационных продуктов в электронном виде, и формат PDF был очевидным выбором.

Благодаря этому сайту Налоговое управление сделало налоговые формы доступными в виде заполняемых PDF-файлов, начиная с 1997 года, а к 1999 году все налоговые формы стали заполняемыми. , управление, предоставление, обработка и отслеживание налоговых деклараций проще как для налогоплательщика, так и для агентства.

В 2000 году IRS приобрела 130 000 лицензий Adobe Acrobat для использования во всей организации и начала комплексную программу по максимальному использованию форматов файлов для снижения затрат на бизнес-процессы.

Как и следовало ожидать, Adobe всегда считала разумным обращать внимание на потребности и пожелания IRS, и в результате с 2000 года в PDF и Acrobat было добавлено множество новых возможностей.

По словам Шоуолтера, в связи с резким ростом популярности программного обеспечения для подготовки налоговой отчетности "многие декларации составлялись в электронном виде, а затем распечатывались на бумаге. Поэтому мы сказали, зачем вводить это дважды?»

"В 2003 году мы начали принимать несколько форм, которые автоматически преобразовывают введенную информацию в штрих-коды для ускорения сбора данных, – говорит Шоуолтер из IRS. – «Таким образом, в первый год мы получили около 1,5 миллиона бланков, около 8 процентов от общего количества этих бланков. Нашим операторам пришлось вводить на 1,5 миллиона форм меньше — огромная экономия», — говорит он. Налоговое управление США теперь позволяет использовать несколько форм со штрих-кодом, в том числе всегда популярную форму K-1, и планирует расширить это предложение в следующем налоговом году.

Обеспечение доступа к контенту и формам для пользователей с ограниченными возможностями является важным приоритетом для IRS. Раздел 508 стал способом, которым правительство должно было работать в июне 2001 года, и IRS начала помечать свои формы для соответствия почти сразу же, как только программное обеспечение для этого стало доступным. К 2005 году более 80 процентов форм IRS были оптимизированы для использования с программами чтения с экрана и другими вспомогательными технологиями для пользователей с ограниченными возможностями. Они доступны в виде PDF-файлов с полным набором тегов в разделе «Доступные формы и публикации» на сайте irs.gov.

Однако самым значительным изменением в технологии PDF для IRS стал сервер Adobe LiveCycle Reader Extensions Server. Этот продукт «благословляет» PDF-файлы, позволяя сохранять содержимое формы тем, у кого есть только бесплатная программа Adobe Reader.

"Reader Extensions — это замечательный продукт для нас, — говорит Шоуолтер. «Это революционизирует то, как правительства взаимодействуют со своими избирателями.После того, как мы загрузим благословенный PDF-файл, люди могут взять любую форму, не торопясь, заполнить ее в течение нескольких дней, если необходимо, отправить ее туда и обратно своему бухгалтеру и так далее. Мы вернем его максимально удобным способом и обработаем очень быстро и с минимальными затратами для налогоплательщика».

Налоговое управление США почти ничего не делает с PDF.

Библиотека Конгресса: PDF/A для электронных архивов документов

Как и следовало ожидать, Библиотека Конгресса много внимания уделяет архивированию документов, как бумажных, так и электронных. Вдохновленный потребностями Оргкомитета и других государственных архивистов, орган по разработке стандартов AIIM создал комитет PDF/A, чтобы инициировать разработку стандарта ISO для архивных приложений для файлов PDF.

По сути, являясь подмножеством Справочника PDF, общедоступного технического «рецепта» для PDF-файлов, PDF/A предоставляет конкретную техническую информацию, необходимую разработчикам и организациям-архивистам для разработки программного обеспечения и рабочих процессов для электронных архивов документов.

Задача состоит в том, чтобы обеспечить согласованное представление контента и внешнего вида на десятилетия, если не на столетия вперед. Благодаря шрифтам, цветам, макету и другим элементам, отвечающим требованиям будущего, поэтому целостность документа остается независимой от программного обеспечения, используемого для хранения или просмотра файлов, сегодняшние архивариусы и пользователи завтрашнего дня могут быть уверены, что их содержимое останется доступным для поиска, извлечения и отображения. и возможность печати с постоянными и предсказуемыми результатами в далеком будущем.

Осенью 2005 года стандарт PDF/A был одобрен Международной организацией по стандартизации. В пресс-релизе ISO, анонсирующем формат PDF/A, Сьюзан Салливан из Национального управления архивов и документации подсчитала, что 9,2% Интернета состоит из документов в формате PDF. По словам Салливана, «файлы PDF/A будут более автономными, самоописываемыми и независимыми от устройств, чем обычные файлы PDF 1.4, и должны позволять дольше сохранять информацию в формате PDF».

В недавнем интервью с директором по стандартам AIIM Бетси Фаннинг Салливан заявил, что NARA теперь принимает документы в формате PDF/A. В том же интервью Стивен Абрамс, руководитель программы цифровой библиотеки библиотеки Гарвардского университета, говорит, что его организация поддерживает использование формата PDF/A, хотя на данный момент они продолжают использовать существующий формат цифрового архива, стандартный формат TIFF, для внутреннего электронного контента. производство. «По мере появления инструментов, совместимых с PDF/A, мы пересмотрим эту практику и рассмотрим возможность использования PDF/A в качестве альтернативного формата для представления электронных документов», — сказал Абрамс.

Тим Фишер имеет более чем 30-летний опыт работы в сфере технологий. Он пишет о технологиях более двух десятилетий и является вице-президентом и генеральным директором Lifewire.

Райан Периан — сертифицированный ИТ-специалист, обладатель множества сертификатов в области ИТ и более 12 лет опыта работы на должностях поддержки и управления в сфере ИТ.

Что нужно знать

В этой статье объясняется, что такое PDF-файлы, как их открыть, различные способы преобразования одного документа в другой формат, например изображение или редактируемый файл, который можно использовать в Word или Excel, а также как защитить его паролем или удалить пароль.

Что такое файл PDF?

Разработанный Adobe файл с расширением .PDF является файлом в формате Portable Document Format.

Файлы PDF могут содержать не только изображения и текст, но также интерактивные кнопки, гиперссылки, встроенные шрифты, видео и многое другое.

Вы часто будете видеть руководства по продуктам, электронные книги, листовки, заявления о приеме на работу, отсканированные документы, брошюры и другие виды документов, доступных в формате PDF. Веб-страницы можно даже сохранять в формате PDF в полном формате для дальнейшего использования.

Поскольку PDF-файлы не зависят ни от программного обеспечения, которое их создало, ни от какой-либо конкретной операционной системы или оборудования, они выглядят одинаково независимо от того, на каком устройстве они открыты.

Как открыть файл PDF

Большинство людей выбирают Adobe Acrobat Reader, когда им нужно открыть PDF-файл. Adobe создала стандарт PDF, и его программа, безусловно, является самой популярной бесплатной программой для чтения PDF. Его вполне можно использовать, но мы считаем, что это несколько раздутая программа с множеством функций, которые вам могут никогда не понадобиться или вы не захотите использовать.

Мы настоятельно рекомендуем SumatraPDF, Slim PDF Reader или MuPDF, если вы ищете что-то с немного большим количеством функций; все три свободны. Дополнительные возможности см. в нашем списке лучших бесплатных программ для чтения PDF-файлов.

Как редактировать файл PDF

Adobe Acrobat — самый популярный редактор PDF, но Microsoft Word тоже подойдет.Существуют и другие редакторы PDF, например Foxit PDF Editor и Nitro PDF Pro.

PDFescape, DocHub и PDF Buddy — несколько бесплатных онлайн-редакторов PDF, которые упрощают заполнение форм, подобных тем, которые вы иногда видите в заявлении о приеме на работу или в налоговой форме. Просто загрузите PDF-файл на веб-сайт, чтобы вставить изображения, текст, подписи, ссылки и т. д., а затем загрузите его обратно на компьютер в формате PDF.

Похожий онлайн-редактор PDF под названием Fill отлично подходит, если вам просто нужно добавить подпись к PDF. Он также поддерживает включение флажков, дат и обычного текста, но вы не можете редактировать с его помощью существующий текст или легко заполнять формы.

Посмотрите наш список лучших бесплатных редакторов PDF, чтобы регулярно обновлять коллекцию редакторов PDF, если вам нужно нечто большее, чем просто заполнение форм, например добавление или удаление текста или изображений из PDF-файла.

Если вы хотите извлечь часть PDF-файла как свою собственную или разделить PDF-файл на несколько отдельных документов, это можно сделать несколькими способами. Ознакомьтесь с нашими лучшими инструментами и методами разделения PDF-файлов, чтобы получить всю необходимую помощь.

Как преобразовать PDF-файл

Большинство людей, желающих преобразовать PDF-файл в какой-либо другой формат, хотят сделать это, чтобы иметь возможность редактировать содержимое PDF-файла. Преобразование PDF означает, что он больше не будет .PDF и вместо этого будет открываться в программе, отличной от программы для чтения PDF.

Например, преобразование PDF в файл Microsoft Word (DOC и DOCX) позволяет открывать файл не только в Word, но и в других программах редактирования документов, таких как OpenOffice и LibreOffice. Использование таких программ для редактирования преобразованного PDF-файла, вероятно, гораздо удобнее, чем использование незнакомого PDF-редактора.

Если вместо этого вы хотите, чтобы файл, отличный от PDF, был файлом .PDF, вы можете использовать создатель PDF. Эти типы инструментов могут брать изображения, электронные книги и документы Microsoft Word и экспортировать их в формате PDF, что позволяет открывать их в программе для чтения PDF или электронных книг.

Сохранение или экспорт из какого-либо формата в PDF можно выполнить с помощью бесплатного редактора PDF. Некоторые из них даже служат PDF-принтерами, позволяя виртуально «печатать» практически любой файл в формате .PDF. На самом деле, это просто простой способ конвертировать практически все что угодно в PDF. Подробные сведения об этих параметрах см. в разделе Как печатать в PDF.

Некоторые программы по приведенным выше ссылкам можно использовать обоими способами, то есть вы можете использовать их для преобразования PDF-файлов в различные форматы и для создания PDF-файлов. Calibre — еще один пример бесплатной программы, поддерживающей преобразование в формат электронной книги и из него.

EasePDF — это один из примеров онлайн-конвертера PDF в Word, который может сохранять файл в формате DOCX.

См. Как преобразовать PDF-файлы в JPG, если вы хотите, чтобы ваш PDF-файл был просто изображением, что может быть удобно, если вы не уверены, есть ли у человека, которому вы отправляете PDF-файл, или он хочет его установить. , программа для чтения PDF.

Ознакомьтесь с этими бесплатными программами преобразования файлов и онлайн-сервисами, чтобы узнать о других способах преобразования файла PDF в другой формат файла, включая форматы изображений, HTML, SWF, MOBI, PDB, EPUB, TXT и другие.

Как защитить PDF-файл

Защита PDF-файла может включать запрос пароля для его открытия, а также запрет на печать PDF-файла, копирование его текста, добавление комментариев, вставку страниц и другие действия.

Некоторые из программ для создания и конвертирования PDF-файлов, ссылки на которые приведены выше, а также другие, такие как PDFMate PDF Converter Free, PrimoPDF, FreePDF Creator, Soda PDF и FoxyUtils, являются одними из многих бесплатных приложений, которые могут изменять эти типы параметров безопасности.

Adobe Acrobat предлагает онлайн-компрессор PDF, который автоматически уменьшает размер файла после его загрузки. Если вы являетесь пользователем Microsoft Word и конвертируете файл Word в PDF, выберите «Сохранить как» > «PDF» > «Минимизировать размер» (публикация в Интернете). В macOS используйте приложение Preview, чтобы уменьшить размер PDF-файла; откройте файл PDF > выберите «Файл» > «Экспорт» > в раскрывающемся меню «Кварцевый фильтр» выберите «Уменьшить размер файла».

Вы можете конвертировать изображения в файлы PDF в большинстве программ и операционных систем, экспортируя или распечатывая файлы в формате PDF. В Windows откройте изображение > нажмите Ctrl+P > и выберите Microsoft Print to PDF. Используйте параметр «Печать» > «Сохранить как PDF» на смартфонах Android, а на macOS и iOS выберите «Файл» > «Печать» > «Сохранить как PDF».

поиск меню

Урок 8. Что такое PDF-файл?

Что такое файл PDF?

Файлы Adobe PDF — сокращение от переносимых форматов документов — сегодня являются одним из наиболее часто используемых типов файлов. Если вы когда-либо загружали печатную форму или документ из Интернета, например налоговую форму IRS, велика вероятность, что это был файл PDF. Всякий раз, когда вы видите файл, оканчивающийся на .pdf, это означает, что это файл PDF.

Зачем использовать файлы PDF?

Допустим, вы создаете информационный бюллетень в Microsoft Word и публикуете его в виде файла .docx, который является форматом файла по умолчанию для документов Word. Если у всех на компьютерах не установлен Microsoft Word, нет никакой гарантии, что они смогут открыть и просмотреть информационный бюллетень. А поскольку документы Word предназначены для редактирования, есть вероятность, что часть форматирования и текста в вашем документе могут быть изменены.

Напротив, файлы PDF в первую очередь предназначены для просмотра, а не для редактирования. Одна из причин их популярности заключается в том, что PDF-файлы могут сохранять форматирование документов, что делает их более доступными для совместного использования и помогает им выглядеть одинаково на любом устройстве. Предоставление информационного бюллетеня в виде PDF-файла поможет всем пользователям просматривать его так, как вы задумали.

Открытие файлов PDF

Открыть и просмотреть PDF-файл довольно просто. Большинство современных веб-браузеров открывают файлы PDF непосредственно в окне браузера, а не загружают их на компьютер. Если ваш браузер не может этого сделать, он должен вместо этого предложить вам загрузить файл. Попробуйте нажать на эту ссылку, чтобы увидеть, как это работает на вашем компьютере.

Если вам нужно просмотреть файл PDF только один раз, обычно проще всего открыть его в веб-браузере. Если вам понадобится доступ к PDF-файлу позже, сохраните копию на свой компьютер. Этот процесс зависит от вашего веб-браузера, но в приведенном ниже примере кнопка «Сохранить PDF» находится в правом верхнем углу.

Если файл PDF уже находится на вашем компьютере, вы можете просто дважды щелкнуть его, чтобы открыть его в приложении PDF по умолчанию.

Если на вашем компьютере установлена операционная система Windows 7 или более ранняя версия, вам может потребоваться загрузить бесплатную программу просмотра PDF-файлов (например, Adobe Reader), прежде чем вы сможете просматривать PDF-файлы.

Редактирование файлов PDF

Как мы упоминали ранее, PDF-файлы в первую очередь предназначены для просмотра, а не для редактирования. Однако могут быть случаи, когда вы сталкиваетесь с PDF-файлом, который позволяет вам вводить определенную информацию, например имя и адрес. Эти PDF-файлы используют специальную функцию, называемую полями формы, которая позволяет вам вводить новую информацию в документ и сохранять изменения. Например, этот PDF-файл содержит несколько полей формы для ввода вашего имени, адреса и другой информации.

Эта функция поддерживается не во всех веб-браузерах, поэтому вам может потребоваться загрузить PDF-файл, прежде чем вы сможете использовать поля формы для добавления своей информации.

В некоторых случаях вам может понадобиться внести небольшие изменения в PDF-файлы, например добавить комментарий или выделить текст. Чтобы узнать больше о редактировании PDF-файлов, ознакомьтесь с нашим уроком о том, как редактировать и объединять PDF-файлы.

Создание файлов PDF

Существует несколько способов создания PDF-файлов, но этот метод во многом зависит от используемого вами устройства. Например, если вы используете Windows 10, вы можете перейти в диалоговое окно «Печать», а затем выбрать PDF из списка принтеров вверху. Это позволяет создавать в формате PDF все, что вы обычно можете распечатать, включая документы, сообщения электронной почты и веб-страницы.

< бр />

Если вы работаете на Mac, в диалоговом окне "Печать" есть меню PDF, позволяющее сохранить файл в формате PDF.

Если на вашем компьютере установлена Windows 8 или более ранняя версия, у вас есть несколько вариантов. Самый простой способ — использовать программное обеспечение, поддерживающее экспорт PDF, например Microsoft Office или Google Chrome.

Еще один вариант — использовать конвертер PDF, например Smallpdf, бесплатное приложение, которое запускается в веб-браузере. Smallpdf может преобразовывать различные типы файлов, например документы Microsoft Office, в формат PDF.

Переход к цифровым инструментам и рабочим процессам радикально изменил профессиональный ландшафт, поскольку отрасли адаптируются к технологическим инновациям, которые постепенно становятся все более стандартизированными. Государственные учреждения стремятся извлечь выгоду из новых технологических инструментов. Государственные учреждения, которым требуется организованная обработка больших объемов достоверной информации, в значительной степени переключились на более эффективные подходы к управлению информацией и документами. Одним из примеров такого сдвига является Управление по санитарному надзору за качеством пищевых продуктов и медикаментов США, которое уже много лет использует PDF-файлы в качестве стандартного формата файлов.

Усилия государственных учреждений, направленные на оптимизацию государственных процессов, экономию средств налогоплательщиков и повышение доступности официальной документации для общественности, являются одними из основных причин распространения цифровых технологий в государственных учреждениях.

Электронная подпись, оптимизация и настройка

Правительственные учреждения в значительной степени выиграют от использования решений для работы с файлами PDF. Существует множество функций использования и редактирования PDF-файлов, которые могут сделать управление документами и доступ к информации более эффективными и продуктивными. Например, создавая многократно используемые шаблоны PDF, пользователи могут уменьшить количество ошибок и не тратить время на повторный ввод повторяющегося содержимого или корректировку вставленного текста для согласования макетов документов.

Электронные подписи избавляют от необходимости сканировать и распечатывать печатные копии для получения собственноручных подписей. Этот метод считается законной подписью в большинстве стран и может значительно сократить время обработки документов.

Государственные учреждения могут воспользоваться преимуществами инструментов управления файлами PDF, чтобы выполнять такие действия, как объединение документов PDF, загружать и скачивать файлы легко и без ошибок, преобразовывать файлы Word в PDF и редактировать файлы PDF для таких вещей, как налоговые формы, разрешения, контракты. , запросы и другие документы.

Безопасность данных

Безопасность данных для государственных операций всегда является приоритетом. Одним из способов защиты конфиденциальной информации является оцифровка документов и установка паролей для ограничения просмотра, редактирования и печати. С такими решениями для PDF, как FoxyUtils, проще контролировать, кто может получать доступ к документам и редактировать их.

Организация и доступность информации

Важно иметь возможность мгновенного поиска информации в большом файле или в тысячах файлов на сервере. Благодаря поиску информации по ключевым словам государственные служащие могут более эффективно использовать доступные им информационные инструменты и максимально повысить свою эффективность.

Прошли те времена, когда государственные служащие рылись в картотеках в офисах и на складах. Решения для работы с файлами PDF позволяют сотрудникам управлять информационными инструментами, необходимыми для их работы.

PDF для успеха

Внедрив программное обеспечение PDF для замены аналоговой и бумажной документации, где это возможно, государственные службы лучше подготовлены к успешной и бесперебойной работе. Пользователи могут легко поддерживать порядок в файлах PDF и могут быть уверены, что при их отправке и открытии на различных устройствах и в операционных системах их содержимое и макет не будут изменены, как это часто бывает с документами Word. Ваша команда хочет воспользоваться преимуществами использования PDF для оптимизации управления документами? Оцифруйте свой офис уже сегодня с помощью PDF-инструментов FoxyUtils!

Читайте также: