Что подтверждает юридическую значимость электронной подписи в документе

Обновлено: 03.07.2024

Документы, подписанные электронной подписью, имеют такую же правовую защиту, как и документы, подписанные шариковой ручкой. Несмотря на это, основная проблема большинства предприятий, заинтересованных в получении электронных подписей на контрактах и других важных документах, заключается в том, будут ли эти оформленные в электронном виде документы юридически действительными и допустимыми в суде.

В Соединенных Штатах судьи снова и снова выносят решения в отношении электронных подписей. Во многом благодаря Закону об электронной подписи, в котором говорится, что транзакциям не должно быть «отказано в юридической силе» только из-за их электронной формы, бизнесмены и потребители могут быть полностью уверены в том, что их электронные подписи имеют юридическую силу. Если электронная подпись получена надлежащим образом с использованием совместимых технологий, сертификатов и аутентификаций, она будет иметь полную юридическую силу в соответствии с законом. Но будет ли документ принят в суде и будет ли судья обеспечивать соблюдение условий контракта?

Действительность, допустимость и применимость

Бизнесмены и потребители должны знать, что юридическая сила, допустимость в суде и возможность принудительного исполнения — это не одно и то же. Каждая концепция имеет четкое определение, набор требований и, что наиболее важно, вклад в исход судебного спора.

Закон об электронной подписи гласит, что подписи не должны быть лишены юридической силы только потому, что они являются электронными, а это означает, что договор, подписанный в электронной форме, может быть передан в суд. Однако готовность судьи принять этот контракт будет зависеть от того, как был подписан электронный документ.

Для того чтобы электронная подпись была допустима в суде, должны быть соблюдены определенные критерии. Любое лицо, которое надеется представить судье контракт с электронной подписью, должно иметь возможность доказать намерение подписавшего и безопасность подписанного документа. Если документ мог быть подделан или каким-либо образом изменен после его подписания, существует высокая вероятность того, что судья откажет в допуске его к рассмотрению в суде. В частности, документ с электронной подписью может иметь юридическую силу, но быть признанным неприемлемым в суде из-за недостатков в безопасности, журналах аудита или аутентификации. Вот почему очень важно, чтобы предприятия выбирали решение для электронной подписи, которое пользуется высокой репутацией и соответствует самым высоким стандартам технической целостности.

Наконец, правоприменимость договора зависит не только от его действительности и допустимости, но и от содержания самого договора. В споре судья может проверить: были ли условия конкретного договора ясными и последовательными, имело ли место рассмотрение (обмен ценностями между сторонами), была ли у сторон правоспособность (способность) подписывать, находилась ли сторона под принуждением или неправомерное влияние, а также подписала ли сторона по ошибке или не зная смысла соглашения. У большинства компаний есть юристы, которые составляют или проверяют свои соглашения перед исполнением с учетом этих критериев, чтобы обеспечить максимальную возможность принудительного исполнения в будущем, если содержание документа будет рассмотрено в суде.

Критерии приемлемости

При рассмотрении допустимости подписанного электронной подписью документа в судебном разбирательстве судья проанализирует протоколы безопасности, аудита и аутентификации технологии и процесса электронной подписи.

Безопасность

Система электронной подписи должна быть усилена протоколами безопасности на уровне банка, чтобы гарантировать, что документы и аудиторские записи никогда не будут подделаны или доступны для несанкционированных сторон. Если существует какая-либо уязвимость в системе безопасности, которая подтверждает аргумент о том, что целостность исполняемого электронного документа может быть сомнительной, судья может признать документ неприемлемым.

Журналы аудита

С судебной точки зрения журналы аудита являются важной частью соблюдения законодательства. Журналы аудита с отметками времени позволяют сторонам, включая суд, проверять, когда документ был создан, просмотрен, подписан и заархивирован. Журналы аудита должны быть подробными и защищены цифровой подписью, контрольной суммой или аналогичным методом, чтобы обеспечить их защиту от несанкционированного доступа.

Аутентификация

Чем больше подлинности электронного документа может быть подтверждено, тем выше вероятность того, что судья примет этот документ в качестве доказательства в суде. Однако аутентификация документов может быть скользкой дорожкой, а некоторые меры аутентификации могут быть настолько обременительными, что снижают доступность и удобство, которые сделали электронные подписи такими популярными. Ключ, таким образом, заключается в том, чтобы найти способы удостоверения подлинности документов, которые поддаются проверке, допустимы и защищаемы, не подавляя вовлеченные стороны. Передовые методы проверки подлинности с помощью электронной подписи включают многовариантный подход, включающий биометрическую проверку подлинности, журналы аудита и сертификаты подписи.

Биометрическая аутентификация

Биометрическая аутентификация идентифицирует людей по их физическим характеристикам. Например, RightSignature использует запатентованную технологию биометрической аутентификации, которая фиксирует уникальные характеристики, связанные со скоростью и временем подписи человека. Этот тип данных отражает физические движения конкретного человека и служит доказательством личности и намерений подписавшего, если кто-то из них будет допрошен в суде.

Электронная почта и IP-адреса

Подтверждая доступ к определенной учетной записи электронной почты и фиксируя IP-адрес, системы электронной подписи могут связать личность подписывающего лица с компьютером и программным обеспечением, используемым в событии электронной подписи.

Цифровые отпечатки пальцев

Принимая SHA-1 или аналогичные цифровые контрольные суммы, сложные платформы электронной подписи могут записывать доказательства каждого этапа процесса создания и подписания контракта. Это отслеживает каждое изменение и модификацию и не позволяет никому вмешиваться в контракт в любое время.

Аутентификация фото с веб-камеры

Аутентификация по фотографии — это один из самых передовых инструментов, используемых для подтверждения личности подписывающих сторон. Когда веб-камера или камера мобильного телефона фиксирует лицо подписавшего во время процесса электронной подписи, исчезают все сомнения относительно личности этого лица и его способности подписывать.

Сертификаты подписи

Приемлемые судом сертификаты подписи позволяют судьям и юристам просматривать и проверять данные о действительности документа, журналы аудита и информацию о подписавших, например полное имя, подпись, IP-адрес, адрес электронной почты и любые другие идентификационные данные. Сертификаты подписи являются важным компонентом проверки подлинности подписанных документов в суде.

Дополнительная аутентификация

Ряд дополнительных методов аутентификации также может помочь обеспечить допустимость электронного контракта. Некоторые высокопроизводительные платформы электронной подписи теперь могут подтверждать номера телефонов подписывающих лиц, требуя от них ввода кода, полученного по телефону или текстовому сообщению, прежде чем контракт может быть завершен, наряду с требованием, чтобы подписывающие лица вводили свои номера водительских прав и другие личную информацию для подтверждения своей личности.

Взвешивание плюсов и минусов

Одной из самых сложных задач для компаний, пытающихся проводить транзакции в электронном виде, является понимание того, насколько далеко они должны зайти при проверке и аутентификации подписантов. Для многих компаний конечной целью является создание юридически действительного и допустимого в суде контракта без установления процесса, обременительного для людей, чьи подписи необходимы для завершения транзакций.

Соблюдение этого баланса может быть затруднено, поэтому многие компании выбирают надежную программную платформу электронной подписи при решении важных деловых вопросов в Интернете. Используя проверенные технологии, предприятия могут быть уверены, что контракты имеют юридическую силу и допустимость, и в то же время предоставляют потребителям и бизнес-контрагентам беспрепятственный и интуитивно понятный процесс подписания.

Электронные подписи (электронные подписи), которые демонстрируют согласие человека с соглашением, не новы. Их принятие и использование во многих странах мира было широко распространено в течение многих лет. Более миллиарда пользователей по всему миру могут подписывать документы в электронном виде. Но законны ли электронные подписи?

Короткий ответ: да, электронные подписи законны. Но на самом деле этот вопрос касается того, может ли электронная подпись создать обязывающий и исполнимый контракт. И снова короткий ответ — да. Электронные подписи широко признаны и приняты во всем промышленно развитом мире, они также более безопасны, чем традиционные бумажные подписи, и, следовательно, менее подвержены подделке.

В этом сообщении блога мы расскажем, что делает электронные подписи юридически обязывающими, действительны ли они в США, есть ли исключения, что такое электронные подписи и многое другое.

Что делает электронную подпись юридически обязательной?

В 2000 году федеральное правительство США приняло Закон об электронных подписях в мировой и национальной торговле (ESIGN), который в сочетании с Единым законом об электронных транзакциях (UETA) подтверждает, что электронные подписи являются юридически обязательными документами, если все стороны решат подписать их. в цифровом виде.

Электронные подписи охватывают весь спектр технологий и решений для создания электронных подписей, от простых изображений подписи, прикрепленных к электронному документу, до подписей на основе PKI. Можно использовать различные методы захвата, например:

Нажав кнопку «Я согласен» на веб-сайте.
Подписание пальцем на мобильном устройстве
Ввод вашего имени или PIN-кода в онлайн-форму
Использование решения для электронной подписи, такого как DocuSign eSignature

Действительны ли электронные подписи во всех штатах?

Да, электронные подписи действительны на всей территории США.штатов и имеют такой же правовой статус, что и собственноручные подписи в соответствии с законами штатов. В других промышленно развитых странах электронные подписи имеют такой же вес и юридическую силу, как собственноручные подписи и бумажные документы. Законы могут различаться, но вы можете узнать больше о законодательных требованиях в вашей стране из Руководства DocuSign по легальности электронной подписи.

Электронная подпись, подобная той, что поддерживается DocuSign eSignature, — это, как правило, все, что необходимо для создания документа, имеющего юридическую силу. В тех случаях, когда в США требуется дополнительная проверка подлинности (например, определенные транзакции в регулируемых отраслях, таких как медико-биологические науки), для цифровой подписи документа можно использовать такие инструменты, как подписи на основе стандартов DocuSign. Это также относится к таким регионам, как Европейский Союз, где цифровые подписи более распространены.

Имеют ли электронные подписи юридическую силу?

Когда электронные подписи сочетаются с защитой от несанкционированного вскрытия, строгой аутентификацией, безопасностью мирового класса и аудиторским следом, они обеспечивают более надежное доказательство, приемлемое для суда, чем простая виртуальная подпись или отсканированное изображение подписи в PDF-файле.

Обычно для мокрых подписей действительность и атрибуция устанавливаются путем сравнения копий подписей и представления показаний экспертов по почерку или свидетелей, присутствовавших при подписании. Это не только дорого и долго, но и менее надежно из-за человеческого фактора. Исключая возможность человеческой ошибки и автоматизируя весь процесс сбора данных, контрольные журналы упрощают установление подлинности и разрешение споров по поводу подписей как в судах штата, так и в федеральных судах.

Тайлер Ньюби, партнер компании Fenwick & West LLP, в своей статье «Использование электронных подписей в суде — ценность контрольного журнала» показал, насколько важны контрольные журналы для проверки подлинности электронных подписей в суде.

Для каждого документа DocuSign eSignature автоматически создает и сохраняет полную историю всех действий по отправке, просмотру, печати, подписанию или отклонению с отметками времени. Информация о подписывающей стороне, событии подписания и документах хранится в системе в том, что мы называем Сертификатом завершения. Сертификат завершения содержит сводку о событии подписания или конверте, который включает:

Конкретный идентификатор конверта
Идентификация отправителя
Идентификация лиц, подписавших документы
Графическое представление их подписей
Отметка о дате и времени отправки документа, времени его просмотра и подписания.
IP-адрес, на котором было выполнено каждое из указанных выше действий.

Сертификаты завершения доступны для всех сторон любого соглашения, и DocuSign хранит электронные копии Сертификата выполнения в своих безопасных центрах обработки данных.

Устоит ли электронная подпись в суде?

DocuSign также предлагает расширенные функции, в том числе несколько встроенных расширенных инструментов аутентификации в DocuSign eSignature, а также варианты подписи на основе PKI для соблюдения законодательства ЕС, такого как eIDAS, и отраслевых правил, таких как FDA 21 CFR Part 11 в жизни. науки и государственные профессиональные инженерные печати США для архитектуры, проектирования и строительства.

Какие типы документов можно подписывать электронной подписью?

Электронные документы и подписи широко используются для деловых и личных транзакций в промышленно развитых странах по всему миру. Электронной подписью можно подписать многие распространенные деловые документы, в том числе:

Письма с предложениями, новые документы о найме и обновления политики в отношении сотрудников
Соглашения о неразглашении, рабочие задания и договоры купли-продажи
Заказы на покупку и генеральные соглашения об обслуживании
Сделки с недвижимостью
Документы для открытия счета
Заявки на получение страхового полиса и претензии
Услуги для студентов
Формы приема пациентов

Тем не менее, как и везде в жизни, есть некоторые исключения. Как указано Национальным управлением информации по телекоммуникациям (NTIA), электронные подписи не имеют юридической силы при подписании:

Завещания и завещательные трасты
Законы штатов, регулирующие развод, усыновление или другие семейные законы
Судебные постановления или официальные судебные документы
Уведомление об отмене коммунальных услуг
Уведомление о невыполнении обязательств, лишении права выкупа или выселении основного места жительства физического лица
Уведомление о прекращении действия полисов страхования здоровья или жизни.
Отозвать уведомления о продуктах, которые представляют значительный риск для здоровья или безопасности.
Любой документ, требуемый по закону для перевозки опасных материалов, пестицидов или других токсичных веществ.

Вы всегда должны обращаться к законам вашей юрисдикции в отношении вашего конкретного варианта использования электронной подписи.

Дополнительные сведения о допустимости использования электронной подписи DocuSign и электронных подписей см. в официальном документе DocuSign о поддержке электронных подписей судами в США.

На протяжении веков люди использовали различные методы для совершения транзакций. В древние времена было принято полагаться на свидетельства очевидцев или печати, которые надежно запечатывали документы до тех пор, пока они не были доставлены. В средние века люди часто использовали знаки или символы, чтобы подтвердить, что они лично утвердили документ. Со временем стало стандартом разрешать документы, указывая имя человека. Создание подписывающей машины, также известной как autoopen, упростило процесс для людей, которым нужно было подписать много документов.

Перенесемся в наше время. Многие предприятия перешли с печатных копий документов на цифровые версии, часто хранящиеся в облаке. Как документы стали оцифрованными, так и подписи. Сегодня многие контракты или письма можно подписать без необходимости браться за бумагу. Читайте дальше, чтобы узнать больше об использовании и преимуществах электронных подписей.

Что такое электронная подпись или электронная подпись?

Электронная подпись позволяет человеку дать согласие или показать, что он согласен с содержанием документа. Электронные подписи, также известные как электронные подписи, могут иметь юридическую силу во многих случаях. Электронные подписи могут иметь несколько форм: напечатанное имя человека, загруженное изображение рукописной подписи человека или подпись, нарисованная на экране смартфона или планшета. Некоторые электронные подписи используют цифровые идентификаторы для проверки того, что лицо, подписывающее документ, является тем, за кого себя выдает.

Как правило, электронные подписи можно использовать для замены традиционных или рукописных подписей во многих случаях по всему миру. В США Закон об электронных подписях в глобальной и национальной торговле (Закон об электронных подписях) подтверждает, что электронные подписи имеют такую же юридическую силу, как и собственноручные подписи, для большинства типов транзакций — до тех пор, пока физическое лицо дает свое согласие. В Европейском союзе нечто подобное разрешается Регламентом ЕС № 910/2014.

Электронная подпись и цифровая подпись

Термины цифровая подпись и электронная подпись могут показаться синонимами, но это не одно и то же, и их не следует путать друг с другом. Один из способов понять разницу состоит в том, что все цифровые подписи являются разновидностью электронной подписи, но не все электронные подписи являются цифровыми подписями.

Цифровая подпись обычно более надежна, чем другие типы электронных подписей. В самом простом случае электронная подпись позволяет кому-то прикрепить свое имя к документу. Цифровые подписи идут еще дальше и фактически подтверждают, что подписывающее лицо является тем, за кого оно себя выдает. Прежде чем человек сможет подписать что-либо цифровой подписью, ему необходимо предоставить форму проверки подлинности на основе сертификата. Подписывающее лицо должно предоставить пароль или PIN-код, а также доступ к закрытому ключу.

Еще один способ понять разницу между цифровой подписью и электронной подписью — это сравнение подписанного и нотариально заверенного бумажного документа с подписанным бумажным документом, который не был нотариально заверен. Когда кто-то подписывает физический лист бумаги, он ставит на нем свое имя или отметку. Если они подписываются в своем офисе или дома, нет никакого реального способа проверить, являются ли они теми, за кого себя выдают, или что кто-то другой не подделал их имя.

Войдите у нотариуса. Нотариус наблюдает за тем, как человек подписывает бумажный документ, после просмотра удостоверения личности и подтверждения того, что он является лицом, которое должно подписывать. Цифровые подписи предлагают тот же дополнительный уровень проверки, что и у нотариусов.

Помимо использования дополнительных методов проверки личности, цифровые подписи обычно имеют такие функции, как шифрование и журналы аудита, которые гарантируют подлинность подписи и снижают риск подделки документа.

Преимущества электронной подписи

Электронные подписи имеют ряд преимуществ, особенно по сравнению с традиционными рукописными подписями. Вот некоторые из преимуществ электронных подписей:

1. Просто и эффективно

При условии, что у каждого, кому нужно что-то подписать, есть адрес электронной почты и доступ к устройству, подключенному к Интернету, собрать необходимые подписи относительно легко. Если вы храните документ на облачной платформе, вы можете предоставить доступ людям, которым необходимо его подписать.

Как только они получат доступ, документ будет доступен им мгновенно. Им не нужно ждать, пока он прибудет по почте или через курьера. Им также не нужно распечатывать контракт или соглашение, подписывать его и отправлять вам подписанную копию. Вместо этого они могут открыть документ, добавить к нему свою подпись и завершить работу.

Эти подписи не только проще в управлении, чем физические, но и ускоряют процесс подписания документов. Все, кому необходимо поставить свою подпись на договоре или соглашении, могут одновременно получить к нему доступ. Все они могут подписать в течение нескольких минут. Если вы не решите установить порядок подписания, нет необходимости, чтобы один человек подписал контракт, затем отправил контракт следующему человеку, а затем следующему, пока он не вернется к вашему бизнесу.

2. Может иметь юридическую силу

Правила, регулирующие электронные подписи, различаются в зависимости от региона. Например, в соответствии с Регламентом ЕС об электронной идентификации и доверительных услугах (eIDAS) электронные подписи подлежат принудительному исполнению. Но электронная подпись должна быть цифровой подписью, чтобы иметь тот же статус, что и подпись на основе чернил в ЕС. После выхода из ЕС Соединенное Королевство приняло собственную форму eIDAS, известную как U.K. eIDAS.

Закон Японии об электронных подписях и сертификации бизнеса отмечает, что электронные подписи так же действительны, как и рукописные или так называемые влажные подписи. В отличие от закона ЕС, который придает больше значения цифровым подписям, закон Японии рассматривает цифровые подписи так же, как и другие типы электронных подписей.

Другие страны, в которых электронные подписи имеют такой же или аналогичный вес и правоприменительную силу, что и мокрые подписи, включают:

Австралия
Бразилия
Канада
Китай
Объединенные Арабские Эмираты

Рекомендуется ознакомиться с законами об электронной подписи для конкретных регионов.

3. Экологичный

Сбор подписей на бумажных носителях — не самый экологичный и ресурсоемкий процесс. Во-первых, необходимо распечатать хотя бы одну физическую копию контракта или соглашения. Первый человек подписывает его, затем отправляет следующему подписавшемуся. В зависимости от того, как передается документ, транспортировка может потребовать значительного количества топлива и энергии. Затем документ должен отправиться к следующему лицу или вернуться к первоначальному владельцу.

После того как все подписали бумажный документ, каждому подписавшемуся обычно требуется копия документа для личных записей. Это означает, что требуется больше бумаги и чернил, а также больше энергии и топлива, необходимого для отправки бумажных контрактов или соглашений каждому человеку.

Для электронных копий не нужны ни бумага, ни чернила, что помогает сохранить леса. Также нет необходимости физически отправлять контракты из пункта А в пункт Б и обратно.

4. Экономично

Подумайте о расходах, традиционно связанных с подписанием документов. Это стоимость бумаги, чернил или тонера, а также стоимость обслуживания принтеров и копировальных аппаратов. Также необходимо учитывать почтовые или курьерские расходы, а также время, затрачиваемое на доставку конвертов на почту или в почтовый ящик или планирование доставки курьером.

Хранение файлов в облаке и сбор электронных подписей позволяют избежать многих типичных офисных расходов. Это также рентабельно, поскольку сокращает командировочные расходы, особенно при использовании конфиденциальных документов. При использовании чернильных подписей человеку часто приходилось ехать в офис, чтобы поставить подпись лично, или воспользоваться услугами нотариуса. Цифровые подписи подтверждают личность без дополнительных поездок или необходимости в третьей стороне.

5. Безопасность

Документы с электронной подписью могут быть более безопасными, чем бумажные документы. Многое может случиться с распечатанными и подписанными документами. Кто-то может пролить утреннюю чашку кофе на контракт, сделав его неразборчивым. Бумажный контракт может быть отправлен на переработку или случайно уничтожен. Также может существовать риск физической кражи документа.

Защищенные облачные платформы позволяют хранить подписанные электронным способом контракты и другие документы в целости и сохранности, вдали от посторонних глаз, злоумышленников и кофейных кружек.

Для чего используются электронные подписи?

Компании в любой отрасли могут извлечь выгоду из электронных подписей, и они предлагают преимущества практически для каждого подразделения компании. Взгляните на несколько примеров того, как электронные подписи могут быть полезны различным отделам:

1. Продажи

Ваш отдел продаж может извлечь выгоду из повышенной скорости электронных подписей. Электронный сбор подписей на соглашениях о неразглашении и договорах купли-продажи избавляет от множества догадок. Ваша команда может сразу увидеть, когда человек получает и открывает контракт и когда он его подписал. Если есть задержка со сбором подписи, они могут быстро подтвердить, что лид по-прежнему заинтересован в сотрудничестве с вашей компанией.

2. Человеческие ресурсы

Использование электронных подписей может помочь вашей компании произвести отличное первое впечатление на новых сотрудников. Электронные подписи помогают упростить процесс адаптации, гарантируя, что новые сотрудники получат все документы, необходимые для подписания, одним махом.Вместо того, чтобы листать страницу за страницей контракта или трудового соглашения, они могут легко перемещаться по электронному документу, гарантируя, что они распишутся или инициализируются во всех нужных местах, не пропуская ни одной подписи.

Поскольку электронные подписи сокращают или устраняют большую часть традиционной бумажной работы, связанной с возвратом и получением документов, новый сотрудник может пройти путь от кандидата до работы за меньшее время.

Отделы кадров могут извлечь выгоду из электронных подписей даже после того, как сотрудники будут приняты на работу. Использование электронных подписей, когда текущие сотрудники ежегодно проверяют свою информацию или когда меняется их статус, зарплата или льготы, может упростить эти процессы.

3. Закупки

Сотрудничество с новыми поставщиками может помочь вашей компании сэкономить деньги, особенно если новый поставщик взимает меньшую плату или предоставляет более качественные услуги. Но процесс адаптации может занимать много времени и съедать вашу прибыль. С помощью облачной платформы вы можете немедленно отправлять соглашения с новыми поставщиками, ускоряя процесс адаптации. Если вы собираете электронные подписи, ваши новые поставщики могут сразу же подписывать свои соглашения и сразу же приступать к предоставлению услуг или материалов.

4. Юридический

Юридический отдел может значительно выиграть от использования электронных подписей, соответствующих отраслевым стандартам шифрования и безопасности. Предоставление клиентам или сотрудникам электронного доступа к документам, которые они должны подписать, таким как соглашения о неразглашении и другие контракты, освобождает юридическую команду от необходимости лично искать уполномоченных лиц, чтобы вместо этого сосредоточиться на основной юридической работе.

5. Администрация

Сбор электронных подписей может значительно облегчить жизнь исполнительным и административным помощникам, а также другим членам команды администраторов. Если ваша команда администраторов тратит значительную часть дня на сбор или отслеживание контрактов, сбор договоров аренды или сбор соглашений о неразглашении, использование электронных подписей может упростить их рабочий день.

Команда администраторов также может использовать электронные подписи, чтобы при необходимости члены руководства или исполнительной команды подписывали проекты или соглашения.

6. Маркетинг

Допустим, ваша маркетинговая команда хочет работать с внешним агентством над следующей кампанией вашей компании. Им просто нужно, чтобы исполнительная команда подписала его, чтобы они могли воспользоваться услугами агентства. Собирая электронные подписи внутри компании у руководителей и снаружи у контактных лиц агентства, вы можете быстро перейти от идеи к кампании. А это, в свою очередь, позволяет вашей компании расти быстрее.

7. Финансы

Электронные подписи также могут упростить работу финансового отдела. Ваш финансовый отдел может утверждать счета в электронном виде, утверждать заказы на покупку и подписывать бюджеты с помощью электронных подписей. При необходимости цифровые подписи могут добавить уровень проверки и безопасности к контенту финансового отдела.

Знак коробки

Недавние изменения в подходах компаний к ведению бизнеса и управлению своими командами означают, что все больше и больше рабочих процессов и транзакций перемещаются в облако. Поскольку некоторые люди возвращаются к работе в офисе, многие считают, что удаленная работа работает лучше всего. Сейчас потребность в безопасных цифровых транзакциях и связи, соответствующих требованиям, больше, чем когда-либо прежде.

Enter Box Sign, который теперь является частью Content Cloud. Box Sign предоставляет электронные подписи изначально в Box. С ним вы получаете безопасную, беспроблемную и простую процедуру подписания. Если вам нужно подписать письма с предложениями, собрать подписи на контрактах или заставить ваших руководителей подписать проекты и предложения, вы можете сделать это с помощью Box Sign.

Поскольку Box Sign является неотъемлемой частью Content Cloud, вы можете использовать его с любым другим аспектом Box. Это просто еще один шаг в процессе управления вашим контентом. Во-первых, вы можете создавать, совместно использовать и совместно работать над контентом в Box, затем вы можете собирать необходимые подписи и, наконец, вы можете защищать и архивировать подписанный контент в Box.

Подробнее о том, как работает Box Sign:

Подключается к рабочим процессам

Используете ли вы Google Workspace, Microsoft 365 или другие пакеты для повышения производительности? Вы можете использовать Box Sign с приложениями и продуктами, которые предпочитает ваша компания. Content Cloud интегрируется с более чем 1500 приложениями, от Microsoft 365 до Google Docs и Salesforce до Okta. Использование Box Sign с вашими приложениями означает, что вы можете быстрее заключать сделки, подписывать контракты и в целом ускорить свои бизнес-процессы. Интеграция приложений также позволяет вашей команде эффективно и просто работать из любой точки мира.

Встраивается в приложения

Box Sign предназначен не только для электронных подписей, выполненных в Box. Вы также можете встроить его в приложения и веб-сайты вашей компании, чтобы клиенты и другие лица могли отправлять и подписывать соглашения прямо из того места, где они обычно работают. Например, кредитор встраивает Box Sign на свой веб-сайт.Лицо, подающее заявку на получение кредита, может заполнить форму прямо на веб-сайте кредитора и тут же подписать ее, быстро переведя заявку на процесс утверждения.

Вам также не нужно быть техническим специалистом, чтобы воспользоваться преимуществами наших API. Мы разработали их так, чтобы ими было легко пользоваться. Box Sign также предлагает инструменты для разработчиков, которые позволяют с легкостью добавлять электронные подписи везде, где они нужны вашей компании.

Обеспечивает безопасность и соответствие требованиям

Независимо от того, нужны ли вам подписи на конфиденциальных документах или контент, который должен соответствовать определенным нормативным требованиям, вы можете быть уверены, что Content Cloud обеспечит безопасность вашей информации и ее соответствие нормативным требованиям. Box — единственная доступная платформа для контента, которая также позволяет собирать совместимые и безопасные подписи.

Некоторые из способов, которыми Box Sign защищает ваш контент, включают:

256-битное шифрование AES
Подробные разрешения пользователей
Упрощенное управление и соответствие требованиям
Водяной знак
Полный контрольный журнал

Подробнее о знаке Box

Современные компании полагаются на контент больше, чем когда-либо прежде. Вам нужен способ безопасно, быстро и легко получить доступ к этому контенту. С Content Cloud вы получаете безопасную платформу, позволяющую управлять контентом на всех этапах его жизненного цикла. С введением Box Sign Content Cloud предлагает еще один способ оптимизировать процессы управления контентом в вашей организации.

Box Sign будет частью всех наших планов Business и Enterprise и унаследует профиль безопасности, соответствия требованиям и управления данными Box, включая HIPAA, SOC, ISO и FedRAMP. Независимо от того, является ли ваш бизнес большим или малым, Box Sign и остальная часть Content Cloud могут помочь удовлетворить ваши потребности в контенте. Свяжитесь с нами, чтобы настроить демо-версию, увидеть Box Sign в действии и узнать, как он может помочь вашей компании.

Не секрет, что законные электронные подписи — это то, что обеспечивает функционирование потоков деловой документации даже в условиях физического дистанцирования от COVID-19. Больше не нужно печатать, физически подписывать, сканировать документы и передавать контракты из рук в руки. Это сокращает процессы утверждения документов с недель до нескольких минут, а также упрощает отслеживание, управление и хранение. Но реальный вопрос заключается в том, являются ли электронные подписи юридически обязательными во всех 50 штатах США? Короткий ответ: «да, абсолютно». Закон ESIGN (электронные подписи в мировой и национальной торговле) является одним из законов об электронной подписи, который гарантирует это.

Оглавление

Что такое ESIGN Act?

В 2000 году правительство США приняло закон об ESIGN, упрощающий внедрение электронных подписей и открывающий новую эру упорядочения документов во всех регионах США, где действует федеральный закон. Согласно закону, электронная подпись определяется как «электронный звук, символ или процесс, прикрепленный или логически связанный с контрактом или другой записью и выполненный или принятый лицом с намерением подписать запись». Этот акт гарантирует, что:

Электронные подписи – такой же законный вариант, как и обычные подписи.
Действие, действительность и юридическая сила электронных документов не отрицаются

Однако спустя 17 лет большинство компаний все еще не понимают законности электронных подписей. Во время консультаций наши клиенты часто спрашивают нас, как они могут гарантировать, что их подписанные электронной подписью документы останутся в силе в суде. Этот блог поможет вам лучше понять, что требуется для того, чтобы электронные подписи стали юридически обязательными в США.

Является ли Закон ESIGN единственным обязательным законом об электронной подписи в США?

Нет. В дополнение к Закону ESIGN Комиссия по единообразному законодательству разработала проект UETA (Единый закон об электронных транзакциях) в 1999 году, чтобы обеспечить правовую основу для использования электронной подписи в каждом штате. В нем описываются юридические аспекты подписи, относящиеся ко всему, от передаваемых записей до автоматизированных транзакций и хранения записей. UETA была принята 48 штатами США. Хотя Иллинойс и Нью-Йорк не приняли UETA, они внедрили аналогичные законы, подтверждающие подлинность электронных подписей. Вот краткий обзор законов об электронной подписи, применимых к каждому штату США: Закон ESIGN и UETA применяются к 48 штатам США

Алабама, Аляска, Аризона, Арканзас, Калифорния, Колорадо, Коннектикут, Делавэр, Флорида, Джорджия, Гавайи, Айдахо, Индиана, Айова, Канзас, Кентукки, Луизиана, Мэн, Мэриленд, Массачусетс, Мичиган, Миннесота, Миссисипи, Миссури , Монтана, Небраска, Невада, Нью-Гэмпшир, Нью-Джерси, Нью-Мексико, Северная Каролина, Северная Дакота, Огайо, Оклахома, Орегон, Пенсильвания, Род-Айленд, Южная Каролина, Южная Дакота, Теннесси, Техас, Юта, Вермонт, Вирджиния, Вашингтон , Западная Вирджиния, Висконсин и Вайоминг. Другие законы об электронной подписи Иллинойс – Закон 5 ILCS 175/1-101 Нью-Йорк – Закон об электронных подписях и записях (ESRA)

Читайте также: